-1.png?width=180&height=60&name=shiftbase-text-logo-transparent-dark%20(3)-1.png){kind=logo}
Welkom bij Shiftbase! In deze snelstartgids leggen we uit hoe je je account kunt inrichten en medewerkers en diensten kunt toevoegen, zodat je snel kunt beginnen met het maken van een rooster. Gebruik dit artikel als dashboard naar de functionaliteiten van Shiftbase. Dit artikel staat boordevol handige verwijzingen en hulpmiddelen.
Houd deze pagina bij de hand terwijl je Shiftbase leert kennen!
Inhoud
Stap 1: Organisatie
Bevestig als eerste je accountgegevens en voorkeuren in de Algemene instellingen.
Denk goed na over hoe je het account wilt structureren. Dit doe je via Instellingen > Organisatie. Het is belangrijk om de juiste afdelingsstructuur te hebben. Hier vind je een meer gedetailleerde uitleg en enkele voorbeelden van specifieke sectoren.
Stap 2: Medewerkers
Beveiliging
Voordat we beginnen met het toevoegen van medewerkers, is het verstandig om de beveiligingsinstellingen te bekijken. Bepaal of het verplicht moet zijn om een Multi-Factor Authenticatie (MFA) te gebruiken om je gegevens extra te beveiligen. Je kunt de MFA ook op een later moment inschakelen.
Daarnaast vind je hier een overzicht van de rechten en permissies. Standaard zijn er vier rollen binnen Shiftbase, elk met hun eigen set aan rechten. Neem de permissies door en lees er meer over in dit artikel.
Contracttypes
Minstens zo belangrijk is het om inzicht te hebben in de contracttypes voor medewerkers. Op contracttypeniveau bepaal je de betalingsbasis, het afwezigheidbeleid en het overwerkbeleid. In de basis onderscheiden we twee soorten contracten:
-
Vast contract: medewerkers worden uitbetaald op basis van hun contracturen.
-
Flexibele uren contracten (0 uren): medewerkers worden uitbetaald op basis van het aantal uren dat zij hebben gewerkt
Medewerkers toevoegen
Het is nu tijd om je medewerkers toe te voegen! Ga naar medewerkers en klik op +Medewerker toevoegen. Wanneer je het proces wilt versnellen, bekijk dan de Snel-import voor gebruikers of de CSV-gebruikersimport pagina.
Wanneer je op medewerker toevoegen geklikt hebt kunt je beginnen met het invullen van:
-
Gegevens: vul hier de naam, e-mailadres en tot welk team ze behoren.
-
Contract: Geef hier aan welk contracttype (flexibel of vast) de medewerker heeft. Vul bij vaste medewerkers het aantal contracturen per dag in.
-
Rechten: Geef aan welke rol de medewerker heeft binnen jullie bedrijf en Shiftbase.
💡 Tip: Bij het contract is het aan te raden om de startdatum op de maand te zetten waarin je met Shiftbase begint. Dit hoeft dus niet overeen te komen met de werkelijkheid.
Wanneer je wel de exacte start datum uit het verleden hanteert, zal je ook de uren registratie uit het verleden moeten toevoegen of een correctie maken op de plus-min balans van de medewerker.
Wanneer het e-mailadres van een medewerker is toegevoegd, ontvangt hij of zij een e-mail om een wachtwoord aan te maken. Deze e-mail bevat ook een link naar de Shiftbase Mobile-app. Om je medewerkers te informeren over het gebruik van Shiftbase, kun je het Medewerkershandboek delen.
Meer informatie over de Mobile-app vind je hier.
Stap 3: Diensten
Templates
Zodra alle medewerkers ingevoerd zijn, kun je beginnen met het aanmaken van diensttemplates om hen in te plannen. Ga naar Instellingen > Diensten om templates te maken voor de verschillende soorten diensten binnen het bedrijf. Deze templates kunnen later worden aangepast naar specifieke tijden wanneer je je medewerkers inplant. Lees in dit artikel meer over alle beschikbare opties.
💡 Tip: Je kunt per afdeling, eigen diensten aanmaken.
Plannen
Nu je een aantal templates hebt, kun je beginnen met het toevoegen van diensten. Ga naar het Rooster en vind de diensttemplates onder de knop Diensten/Teams. Je kunt je diensten nu slepen en neerzetten.
Zodra een dienst is ingepland, kun je op het potlood-icoon klikken om de details te bewerken.
Rooster opties
Hieronder zie je een aantal opties en mogelijkheden om optimaal te roosteren. Van verplichte diensten tot een kostenefficiënte planning.
Open diensten laat medewerkers zelf op diensten reageren.
Verplichte diensten voorkom dat je onderbezet of overbezet bent.
Diensten ruilen geeft medewerkers de mogelijkheid om eenvoudig onderling diensten te wisselen.
Beschikbaarheid opgeven laat medewerkers aangeven of zij wel of niet beschikbaar zijn om ingepland te worden.
Agenda punten om actiepunten, agendapunten of herinneringen te markeren.
Weersverwachting Om te plannen op basis van de weerverwachting zoals voor een regenachtige of zonnige dag.
Rooster kopiëren Eerder gemaakte roosters, kopiëren naar de toekomst.
Rooster publiceren geeft je de ruimte om toekomstige roosters te maken zonder dat medewerkers deze al kunnen zien.
Rooster verzenden stelt je in staat om het rooster per e-mail naar medewerkers te sturen.
Kalendersynchronisatie om Shiftbase-roosters, afwezigheden en evenementen in je persoonlijke agenda-applicatie te bekijken.
Budgettering & prognoses vergroten je inzicht in een kostenefficiënte planning.
ATW-controle voorkomt dat je overtredingen van wet- en regelgeving in je rooster hebt.
Stap 4: Urenregistratie
Met Shiftbase gebruiken we het rooster om vooruit te plannen en de urenregistratie om de daadwerkelijk gewerkte uren vast te leggen. Het rooster is dus een voorspelling en de uren registratie is wat er daadwerkelijk gebeurd is.
Er zijn verschillende manieren om gewerkte uren te registreren. Je kunt ervoor kiezen om:
-
Uren handmatig te registreren
- De uren van het rooster naar de uren registratie te laten kopiëren. Dit gebeurd iedere dag automatisch.
-
Medewerkers te laten in- en uitklokken via de mobiele app of kiosk
-
Een integratie gebruiken via het App Center
Om de juiste methode van tijdregistratie voor jouw organisatie te kiezen, Kun je in dit uitgebreide artikel meer lezen over iedere registratiemethode en de bijbehorende voordelen.
💡Opmerking: Zoals hierboven te lezen is het rooster een voorspelling en de uren registratie wat er daadwerkelijk gebeurd is.
Wanneer een medewerker dus gister een uur later gekomen is, zal je dit handmatig in de uren registratie moeten noteren, wanneer je dit alleen in het rooster wijzigt, wijzigt dit niet automatisch mee in de uren registratie. Het is namelijk al gebeurd.
💡 Tip: Ga je aan de slag met het instellen van afwezigheid? Ga hier verder met het overzicht.
Stap 6: Toeslagen
Als toeslagen relevant zijn binnen de organisatie, kunt je toeslagenkaarten gebruiken om een toeslag vast te leggen voor een specifiek tijdstip van de dag, of voor een overwerkbeleid waarbij een toeslag geldt als er meer uren worden gewerkt dan in het contract is vastgelegd. Toeslagen kunnen worden gekoppeld aan een contracttype of aan een specifieke dienst.
Stap 7: Koppelingen
Om je account te voltooien, kun je Shiftbase koppelen aan applicaties die je al gebruikt, zodat je de functionaliteit en onderlinge samenwerking binnen jouw organisatie maximaliseert. Payroll-integraties worden vaak gebruikt om de gewerkte uren vanuit de urenregistratie rechtstreeks naar een salarissoftware te sturen. Ook tijdregistratie- en kassasysteem (POS)-integraties worden veel gebruikt om kloktijden en omzet te importeren en zo insights te krijgen in arbeidskostenpercentages en andere cruciale KPI’s.
Controleer of de applicaties die je gebruikt beschikbaar zijn, of oriënteer je hier op het toevoegen van een nieuwe integratie voor payroll, tijdregistratie, reserveringen of HR-tools.
Heb je een integratie gevonden, gebruik dan het helpcenter om deze succesvol met Shiftbase te koppelen.
💡 Tip: Voor het opzetten van een koppeling met Nmbrs, hebben we handige video's over hoe je de koppeling tot stand kan brengen. Bekijk deze video's hier: Shiftbase Academy.