-1.png?width=180&height=60&name=shiftbase-text-logo-transparent-dark%20(3)-1.png){kind=logo}
Open diensten zijn vrije diensten waarvoor je medewerkers kunt uitnodigen. Het zijn in de eerste instantie diensten die niet aan iemand zijn toegewezen. Medewerkers worden eerst worden uitgenodigd door de planner. Deze medewerkers ontvangen een uitnodiging die ze kunnen accepteren of afwijzen. Na het accepteren kan de planner bepalen aan wie de dienst wordt toegewezen.
In dit artikel leggen we uit hoe je open diensten aanmaakt, medewerkers uitnodigt en de open dienst aan de juiste medewerker toewijst.
Inhoud
Benodigdheden
Om open diensten te zien en beheren, moeten ze zijn ingeschakeld via de filters.
Vervolgens kun je open diensten zichtbaar maken door naar het menu Rooster te gaan en op de knop Filters te klikken. In deze lijst kan je Toon open diensten aanvinken.
Wanneer dit filter is ingeschakeld, zie je bovenaan de teams in het rooster een balk voor open diensten verschijnen.
Open diensten toevoegen
Om een open dienst toe te voegen, ga je naar het Rooster en klik je op de Pijl in de knop + Dienst toevoegen rechtsboven. Klik vervolgens op Open dienst toevoegen.
Een open dienst kan ook worden toegevoegd door te klikken op een dagvak van de gewenste dag in de balk met open diensten.
Open diensten bewerken
Wanneer je een nieuwe open dienst hebt aangemaakt of een bestaande open dienst wilt bewerken, wordt het tabblad Info geopend. Hier kun je de volgende gegevens invullen.
- Datum: Zorg ervoor dat de open dienst op de juiste datum staat.
- Herhalen: Vink dit aan als je wilt dat de dienst periodiek herhaald wordt. Selecteer de dag(en) waarop deze dienst herhaald moet worden.
- Herhaalt: Hier kun je instellen in welk ritme de dienst herhaald wordt.
- Eindigt: Als de herhaling een vaste einddatum heeft, kun je deze hier invoeren. Selecteer anders Nooit.
- Afdeling: Kies de gewenste afdeling.
- Team: Kies het gewenste Team.
- Dienstsjabloon: Het gewenste type dienst dat je wilt invullen.
- Benodigde medewerkers: Het aantal medewerkers nodig voor deze dienst.
- Starttijd & Eindtijd: De werktijden voor de dienst.
- Onbetaalde pauze: Duur van de pauze in minuten. De onbetaalde pauze wordt niet meegeteld als gewerkte uren.
- Betaalde pauze: Duur van een betaalde pauze in minuten.
- Meer opties
- Verberg eindtijd voor medewerkers: Als je dit aanvinkt, kunnen medewerkers de eindtijd van hun dienst niet zien. Dit kan handig zijn als medewerkers moeten doorwerken tot het werk klaar is.
- Omschrijving: Een omschrijving van de dienst. Dit veld is niet verplicht.
- Vrij veld: Als je aanvullende details in een dienst nodig hebt, kun je een vrij veld instellen.
Als de dienstgegevens klaar zijn, klik je op Open dienst toevoegen & doorgaan.
Uitnodigen en toewijzen
Zodra je op Open dienst toevoegen & doorgaan hebt geklikt of een open dienst aan het bewerken bent, wordt het tabblad Medewerkers geopend. Nu kunnen medewerkers worden uitgenodigd of direct worden toegewezen aan de dienst.
Hier kun je medewerkers uitnodigen voor de open dienst en medewerkers definitief toewijzen aan deze dienst. Medewerkers ontvangen een email en melding om te reageren op hun open dienstverzoek. In dit menu kun je de status bijhouden.
- Status: Het statuslabel geeft aan in welke fase van de toewijzing de medewerkers zich bevinden. Als ze geen status hebben, zijn ze nog niet uitgenodigd.
- Uitgenodigd: Om medewerkers uit te nodigen, klik je op het vakje rechts van de naam en klik je rechtsonder op Nodig uit. Medewerkers krijgen dan een geel label dat aangeeft dat ze zijn uitgenodigd.
- Aangevraagd: Deze medewerkers hebben de open dienst geaccepteerd wanneer goedkeuring vereist is. Ze moeten nog worden toegewezen aan de dienst.
- Afgewezen: Deze medewerkers hebben de uitnodiging ontvangen en afgewezen.
- Toegewezen: Deze medewerkers zijn toegewezen aan de open dienst.
- Goedkeuring vereist: Vink dit aan om als planner de aangevragen van de medewerkers nog goed te keuren.
- Informeer medewerker: Stuur een emailnotificatie wanneer je een medewerker uitnodigd of de dienst toekent.
📝 Note: Medewerkers moeten eerst worden uitgenodigd voor een open dienst voordat ze kunnen reageren. Medewerkers die niet zijn uitgenodigd, zien de open dienst niet in hun rooster. Planners kunnen open diensten echter direct toewijzen.
Naast de zoekbalk vind je een knop voor filters. Dit maakt het gemakkelijker om geschikte kandidaten voor de dienst te vinden.
- Verberg medewerkers in afwachting
- Verberg afgewezen medewerkers
- Verberg toegewezen medewerkers
- Verberg niet-uitgenodigde medewerkers
- Verberg ongeschikte medewerkers:
- Bestaande dienst: Geeft aan of een medewerker al is ingeroosterd.
- Beschikbaarheid: Geeft de beschikbaarheid weer.
- Afwezigheid: Geeft aan of een medewerker op dit tijdstip afwezig is.
- Ontbrekende vaardigheid: Geeft aan of de medewerker de vereiste vaardigheden voor deze dienst heeft middels een rood puzzelstukje.
Tot slot kan worden ingesteld dat de planner moet goedkeuren wie de open dienst uiteindelijk krijgt toegewezen. Wanneer een medewerker is uitgenodigd voor en heeft verzocht om een open dienst, kan de planner de dienst Toekennen.
💡 Tip: Als je wilt bepalen wie de open dienst krijgt, schakel dan het aanvinkvakje "Goedkeuring vereist" in. Als goedkeuring niet vereist is, werkt het op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt: de medewerker die de open dienst als eerste accepteert, wordt ingeroosterd.
Goedkeuringsproces
Wanneer een medewerker is uitgenodigd, ontvangt hij of zij een melding om een open dienst aan te vragen of af te wijzen. De melding is zichtbaar rechtsboven onder Mijn verzoeken.
Wanneer de uitnodiging wordt geopend, wordt het volgende scherm weergegeven, waar de medewerker alle details van de dienst ziet en de mogelijkheid heeft om de dienst aan te vragen of af te wijzen.
💡 Tip: Als goedkeuring niet vereist is, kunnen uitgenodigde medewerkers de open dienst direct accepteren.
Zodra een medewerker een open dienst heeft aangevraagd, wordt dit weergegeven in het rooster. De open dienst toont nu een gebruikersicoon met een +, wat een aanvraag aangeeft. Het icoon met het getal geeft het aantal momenteel niet-toegewezen open diensten aan.
Het tabblad Medewerkers van de open dienst wordt weergegeven, waar je de medewerker met de status Aangevraagd kunt selecteren en kunt toewijzen door rechtsonder op Toewijzen te klikken.
📝 Note: Zodra alle open diensten zijn toegewezen, verdwijnt de open dienst uit de rij met open diensten.