-1.png?width=180&height=60&name=shiftbase-text-logo-transparent-dark%20(3)-1.png){kind=logo}
Medewerkers kunnen binnen Shiftbase zelf hun gewerkte uren klokken. Dit kunnen zij doen in hun account op de computer, in de Mobiele app of via de Kiosk. Zie hier een overzicht van alle methoden.
In dit artikel krijg je een overzicht van hoe je van beginnen tot einde de klokmethode instelt en nakijkt. Eerst kijken we naar de optimale instellingen en vervolgens naar hoe het klokken eruit ziet.
📝 Note: Het live volgen van medewerkers is niet toegestaan. Shiftbase gebruikt alleen GPS-data bij het moment van in- en uitklokken.
Inhoud
Geklokte uren bekijken in de urenregistratie
Toegangsrechten
Om ervoor te zorgen dat medewerkers hun gewerkte uren zelf kunnen registreren, dien je medewerkers hiervoor de juiste toegangsrechten te geven.
Navigeer in Shiftbase naar Instellingen > Veiligheid > Toegangsrechten. Hier krijg je een overzicht van alle toegangsrechten betreft het in- en uitklokken, het bekijken en bewerken van geklokte uren.
- Tijd klokken: De gebruiker mag alle medewerkers waartoe er recht is in en uitklokken.
- Eigen tijd klokken: De gebruiker mag klokken op de desktop omgeving.
- Eigen tijd klokken met mobiel: De gebruiker mag klokken met de mobiele app.
- Geklokte tijd aanpassen: De gebruiker mag geklokte tijden van alle medewerkers waartoe er recht is, tijdens en na werktijden aanpassen.
- Eigen geklokte tijd aanpassen: De gebruiker mag de eigen geklokte tijden tijdens en na werktijden aanpassen.
- Eigen kloktijden bekijken: De gebruiker mag de uren zien die zelf zijn geklokt.
- Sta inklokken toe vanaf iedere locatie: De gebruiker kan inklokken zonder klokbeperkingen.
- Sta uitklokken toe vanaf iedere locatie: De gebruiker kan uitklokken zonder klokbeperkingen.
Instellingen
Voordat je gebruik maakt van een klokmethode, is het van belang dat de instellingen goed staan. We raden ten zeerste aan om de instelling: Kopieer rooster naar urenregistratie uit te zetten. Navigeer hiervoor naar Instellingen > Urenregistratie > Algemeen.
Deze instelling zorgt er namelijk voor dat de ingeplande uren van het rooster automatisch worden overgenomen in de urenregistratie. Omdat de uren geklokt gaan worden, is deze instelling niet nodig want het zal overlappende urenregistraties creëren.
Kijk ook naar de Tijdsinverval. Deze wordt gebruikt als basis voor het afronden van geklokte tijden zoals beschreven in dit artikel.
Afdelingsvariaties
Indien het niet de bedoeling is dat alle afdelingen de werktijden klokken, kan je werken met Afdelingsvariaties in de Instellingen.
Met variaties, kan je via de instellingen bepalen welke van toepassing zijn op een afdeling en anders zijn dan de standaardinstellingen. Als alle afdelingen horen te klokken, hoef je geen variaties aan te maken.
💡 Tip: Als je afdelingsvariaties aanmaakt in de instellingen, maak dan een variatie voor beide Urenregistratie > Algemeen en Urenregistratie > Klokken.
In en uitklokken via desktop
Een medewerker kan zichzelf inklokken door in te loggen in Shiftbase en vervolgens rechtsboven op zijn of haar profiel te klikken. In het menu dat tevoorschijn komt kan de medewerker bovenaan op de blauwe knop Inklokken klikken.
Vervolgens kan het team en de dienst worden geselecteerd. Mochten er ook klokrestricties (IP-adres of Geolocatie) van toepassing zijn, dan worden deze ook van de medewerker nagetrokken. Als dit alles is gebeurd kan de medewerker inklokken door rechtsonder op Inklokken te klikken.
Om aan het einde van de dienst weer uit te klokken, kan de medewerker dezelfde stappen herhalen. Waar in het menu eerst de blauwe knop inklokken te vinden was, is deze veranderd in de rode knop Uitklokken en heb je met Premium de mogelijkheid om van dienst te wisselen.
Bij het uitklokken zijn er de volgende opties.
- Team: De medewerker is ingeklokt geweest op dit team. Bij het uitklokken kan het team nog aangepast worden.
- Dienst: De medewerker is ingeklokt op deze dienst. Bij het uitklokken kan het team nog aangepast worden.
- Maaltijden: De medewerker kan aangeven hoeveel maaltijden er zijn genomen.
- Kilometerregistratie: De medewerker kan aangeven hoeveel kilometers er zijn gereden voor deze dienst.
- Notitie: De medewerker kan een notitie achterlaten. Deze notitie wordt zichtbaar in de urenregistratie.
- Vrije velden (Premium): Als er vrije velden zijn toegepast op de urenregistratie, kunnen deze tijdens het uitklokken worden ingevuld.
Door hierop te klikken opent er een scherm waar de gegevens van de gewerkte dienst kunnen worden gecheckt en er een notitie kan worden toegevoegd. De medewerker kan definitief uitklokken door rechtsonder op de knop Uitklokken te klikken.
💡 Tip: Maak je gebruik van vrije velden? Dan komen deze ook terug in het uitklok-scherm. Hier kan de medewerker gemakkelijk deze vrije velden invullen aan het einde van zijn of haar dienst!
Wisselen van dienst (Premium)
Wanneer er meerdere diensten op een dag zijn, is het mogelijk om tijdens een geklokte dienst direct over te schakelen naar de volgende dienst. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als er een ochtenddienst op locatie A is en een middagdienst plaatsvindt op locatie B.
Wanneer je ingeklokt bent op je huidige dienst kun je van dienst wisselen als volgt. Klik rechtsboven op je profiel. Hier kun je nu op Dienst wisselen klikken. Dan krijg je het volgende scherm.
- Afdeling: Als de medewerker tot een team in een andere afdeling behoort, zal deze optie tonen. Hier kan je selecteren welke afdeling er gewisseld moet worden.
- Team: Hier selecteer je het team waar je op wilt klokken.
- Dienst: Hier selecteer je de dienst waarop je wilt klokken.
Vervolgens heb je de volgende opties.
- Afdeling: Hier kun je de afdeling selecteren waar je als volgt op wilt klokken.
- Team: Hier selecteer je het team waar je op wilt klokken.
- Dienst: Hier selecteer je de dienst waarop je wilt klokken.
Wanneer alles is ingevuld klik je op Schakel naar deze dienst. Nu ben je in één klik uitgeklokt op je eerste dienst en meteen ingeklokt op je volgende dienst.
📝 Note: Medewerkers kunnen niet wisselen naar een Flex pool.
Klokken door leidinggevende
Het is mogelijk om als leidinggevende medewerkers in te klokken. Om dit te doen ga je naar het tabblad Urenregistratie. Hier kan je via het pijltje rechts in de blauwe knop + Gewerkte uren toevoegen, kiezen voor de optie Medewerker inklokken.
In het scherm dat opent selecteer je de medewerker, het team, de dienst en optioneel de inkloktijd die je wilt registreren. Als je geen inkloktijd invult, dan wordt de huidige tijd gebruikt. Vervolgens klik je rechtsonder op de Inklokken om de medewerker daadwerkelijk in te klokken.
Om ingeklokte medewerkers als leidinggevende uit te klokken ga je naar het tabblad Urenregistratie. Om alle ingeklokte medewerkers weer te geven moet je de juiste filters hebben geselecteerd. Klik hiervoor op de grijze knop Filters rechtsboven in het scherm, hier selecteer je Momenteel ingeklokt.
In de lijst met registraties zie je bij ingeklokte medewerkers aan de rechterkant een rode knop met hierin een stopwatch-icoon. Klik hierop om de medewerker uit te klokken.
Geklokte uren bekijken in de urenregistratie
Om de geklokte werktijden te bekijken kan je bij de urenregistratie de muis op het Stopwatch-icoon houden. De volgende details worden dan weergeven.
- Ingeklokt om / uitgeklokt om: De exacte tijstippen waarop een medewerker is in en uitgeklokt. Deze tijdstippen kunnen anders zijn dan wat er daadwerkelijk in de urenregistratie wordt ingevuld door Afrondingen.
- Pauze: Als er pauze geklokt is, zal de exacte duur van de pauze hier getoond worden. Zorg ervoor dat de instelling Geklokte diensten opbreken ruimer is ingesteld dan de bedoelde pauze om deze pauzeduur te krijgen.
- Via: Weergeeft de klokmethode zoals Web app (desktop), Mobiele app, Kiosk of integratie.
💡 Tip: Ga verder met het inrichten van de klokinstellingen via het In- en Uitklokbeheer.
💡 Tip: Informeer de medewerkers hoe ze kunnen klokken met de Mobiele app met de Medewerkershandleiding.
Heb je het antwoord gevonden?