-1.png?width=180&height=60&name=shiftbase-text-logo-transparent-dark%20(3)-1.png){kind=logo}
Shiftbase biedt een breed scala aan mogelijkheden voor het instellen en beheren van afwezigheden. In dit artikel geven we je een overzicht van hoe afwezigheden werken, welke instellingen relevant zijn en hoe je onderscheid kunt maken tussen verschillende contracttypen.
Het doel is om het juiste systeem in te richten, zodat managers en planners afwezigheden kunnen toevoegen, bewerken en verwijderen zodra deze binnenkomen.
Om een globaal beeld te schetsen van hoe afwezigheden in Shiftbase werken, behandelen we elk onderdeel en gaan we dieper in op alle onderwerpen in de bijbehorende artikelen.
-
We beginnen met de contracttypen. Aan een contract type kan je een afwezigheidsbeleid koppelen. Dit afwezigheidsbeleid fungeert als een overkoepelende set regels voor dat specifieke contracttype. Zo kun je variaties aanbrengen in afwezigheidsregels tussen verschillende contracttypen.
-
Het afwezigheidsbeleid vormt de basis van de regels. Hier bepaal je op welke manier afwezigheid wordt opgebouwd, of er wachtdagen bij ziekte worden afgetrokken, of medewerkers afwezig zijn op feestdagen en tot slot welke afwezigheidstypen gebruikt mogen worden en welke typen moeten worden uitgesloten.
-
Zodra het beleid is ingesteld en correct is gekoppeld aan het contracttype, kun je het contract toewijzen aan medewerkers en kijken of het de regels volgt die je ingesteld hebt.
💡 Opmerking: Denk bij rechtengroepen aan een beheerder, manager, bedrijfsleider, planner of medewerker.
Afwezigheidsbeleid & contract typen
Het afwezigheidsbeleid is gekoppeld aan een contracttype. Dit maakt het mogelijk om verschillende beleidsregels te creëren voor verschillende soorten dienstverbanden. Standaard heeft Shiftbase twee afwezigheidsbeleiden voor vaste uren en 0-urencontracten. Het belangrijkste verschil is, de opbouw van het verlofsaldo. Mensen met een vast uren contract bouwen verlof op en mensen met een 0 uren contract vaak niet.
Daarnaast kun je bepaalde afwezigheidstypen in- of uitschakelen, afhankelijk van of ze relevant zijn voor jouw organisatie. Als een afwezigheidstype relevant is, kun je ook bepalen of dit type een saldo heeft. Lees meer over elke specifieke instelling in Afwezigheidsbeleid beheren.
💡 Opmerking: Met saldo bedoelen we of er een een potje met uren beschikbaar is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld ouderschapsverlof of vakantie waarbij een medewerker een bepaalde hoeveelheid uren mag inzetten.
Je kunt één of meerdere saldo's koppelen aan een afwezigheidstype in de instellingen van het afwezigheidsbeleid. Als dit afwezigheidstype word opgenomen, word de opgenomen hoeveelheid van het saldo afgehaald.
In Shiftbase is standaard één verlofsaldo aanwezig. Dit verlofsaldo is gekoppeld aan het afwezigheidstype Vakantie in het afwezigheidsbeleid.
Laten we eens kijken naar de opbouw van een saldo.
Met een saldo kun je een opbouwfactor instellen. De opbouwfactor bepaalt hoeveel vakantie-uren worden opgebouwd per contractuur of per gewerkt uur. De opbouwfactor is gebaseerd op het aantal verlofdagen waar een medewerker met een fulltime contract recht op heeft in één jaar. Medewerkers met minder contracturen bouwen aan de hand van dezelfde opbouwfactor een eigen passende hoeveelheid vakantie uren op.
Je kunt ook instellen dat een saldo geen uren opbouwt. Dit is handig als je uren handmatig aan dit saldo wilt toevoegen. Hiervoor kun je de opbouwfactor op 0 zetten. Een voorbeeld van een saldo zonder opbouw is het gebruiken van dit saldo om plusuren om te zetten in vakantie-uren of handmatig een hoeveelheid in het potje te stoppen.
Tot slot kun je bepalen of saldo's vervallen na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.
Afwezigheidstypen
Op beleidsniveau kun je bepalen welke afwezigheden relevant zijn voor welk contracttype. Als je een extra afwezigheidstype nodig hebt, kun je een nieuw type aanmaken en dit inschakelen binnen het beleid.
Je schakelt het aangemaakte type in door naar de instellingen te gaan > afwezigheid > afwezigheidsbeleid > klik op het potloodje bij het gewenste contract.
Bij het aanmaken van een nieuw afwezigheidstype kun je de werking aanpassen, zoals of het gaat om betaald of onbetaald verlof, of open-einde-afwezigheden zijn toegestaan en wat er moet gebeuren met bestaande diensten wanneer deze afwezigheid wordt goedgekeurd. Lees meer over alle opties in Afwezigheidstypen beheren.
Medewerkers contract
Nu alles is ingesteld, kunnen we bekijken hoe een afwezigheidsbeleid en de daaraan gekoppelde typen en saldi doorwerken op de individuele contracten en medewerkers.
-
In het afwezigheidsoverzicht van de medewerker vind je alle relevante saldo's. Het saldo laat zien hoeveel uren zijn meegenomen uit het vorige jaar, hoeveel uren tot nu toe zijn opgebouwd en hoeveel uren worden verwacht in het geselecteerde jaar.
-
De opbouw start vanaf de startdatum van het medewerkerscontract. Vanaf dat moment wordt het saldo opgebouwd op basis van contracturen of gewerkte uren, afhankelijk van de instelling.
-
Bij het toevoegen van een afwezigheid zijn de beschikbare typen afhankelijk van welke afwezigheidstypen zijn ingeschakeld in het afwezigheidsbeleid.
