Afwezigheidsbeleid

🖥 Ga naar Shiftbase

In Shiftbase is het mogelijk om een afwezigheidsbeleid in te stellen. Zo kun je bijvoorbeeld per contracttype een afwezigheidsbeleid koppelen, en krijgen medewerkers daarmee de gewenste afwezigheidstypes en saldi.

Om het afwezigheidsbeleid te beheren, navigeer je in Shiftbase naar Instellingen > Afwezigheid. Bovevaan de pagina vind je het overzicht van alle beleidsvormen. 

Inhoud

Afwezigheidsbeleid toevoegen

Afwezigheidsbeleid inzien en bewerken

Beleidsdetails

Beleidsconfiguratie

Contracttypes

Afwezigheidsbeleid toevoegen

Een afwezigheidsbeleid kan worden toegevoegd met de knop + Beleid aanmaken.

Hiermee ga je naar het volgende venster waar je een naam en een beschrijving voor het beleid kunt toevoegen.

Afwezigheidsbeleid inzien en bewerken

Als je een bestaand afwezigheidsbeleid wilt inzien en/of bewerken, kun je dit doen door op het potlood-icoon rechts naast het afwezigheidsbeleid te klikken. Hier kun je de beleidsdetails en de beleidsconfiguratie bewerken.

Beleidsdetails

Hier kun je jouw 'Afwezigheidsbeleid' een naam en optionele beschrijving geven. De volgende velden kunnen worden toegevoegd of bewerkt:

• Naam: Naam van het afwezigheidsbeleid.
• Omschrijving: Omschrijving van het afwezigheidsbeleid.
• Verlofopbouw: Je hebt 3 opties om te beslissen of de opbouw van verlof gebaseerd is op contracturen, gewerkte uren of helemaal geen opbouw.
• Wachturen van: Als er wachturen van toepassing zijn in geval van ziekte, kun je beslissen of deze worden ingehouden op het salaris of op een verlofsaldo.
• Afwezigheid op nationale feestdagen: Hier geef je aan welk afwezigheidstype automatisch toegevoegd mag worden wanneer je een nationale feestdag toevoegt.
• Nul afwezigheid op feestdagen: Als er op een nationale feestdag een ander afwezigheidstype wordt aangevraagd, wordt er voor dat type geen uren gerekend omdat de nationale feestdag reeds uren invult. 

Beleidsconfiguratie

Bij de beleidsconfiguratie kun je bepalen welke afwezigheidstypes deel uitmaken van het afwezigheidsbeleid. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om verschillende afwezigheidstypes te negeren die niet nodig zijn voor het contracttype in kwestie.

Om een afwezigheidstype toe te voegen aan je afwezigheidsbeleid klik je op het schuifje links van het afwezigheidstype.

Je kunt er ook voor kiezen om wel of geen saldo te koppelen aan het afwezigheidstype voor dit beleid in kwestie. Als een medewerker met een nulurencontract bijvoorbeeld geen verlofsaldo heeft opgebouwd, kun je besluiten om geen saldo te koppelen.

• Saldo('s): Je kunt hier een of meerdere saldi selecteren welke van toepassing zijn voor dit verloftype. 
• Selecteer verlofsaldi automatisch: Schakel dit in als je meerdere saldi hebt geselecteerd, om ervoor te zorgen dat er automatisch eerst een saldo wordt gebruikt. Als het eerste saldo op is, zal het tweede saldo aangesproken worden. Het saldo wat eerst vervalt, zal als eerst worden aangesproken. Wil je deze functie goed gebruiken, moeten de saldi verschillende vervalperiodes hebben.
• Automatisch invullen van afwezigheid: Bepaal hoeveel uren er op een dag voor de afwezigheid wordt ingevuld. 
  • Contract: Er wordt per dag gekeken naar hoeveel contracturen de medewerker heeft. Aan de hand van het aantal contracturen op die dag, wordt dat aantal uur overgenomen voor de afwezigheid. 
  • Ingeroosterd: Er wordt per dag gekeken naar hoeveel uur de medewerker is ingepland in het rooster. Aan de hand van het aantal uren dat gewerkt zou moeten worden, wordt dat aantal uur overgenomen voor de afwezigheid. Is er die dag geen rooster bekend? Dan wordt er automatisch nul uur ingevuld.

Als je het saldo of de verlofberekening van een bepaald afwezigheidstype wilt bewerken, kun je dit doen door op het potlood-icoon rechts naast het afwezigheidstype te klikken.

👀Voorbeeld
Door middel van de genoemde instellingen, zou je per afwezigheidstype een andere verlofberekening kunnen toepassen. Bijvoorbeeld:

• Voor het type 'Vakantie' zou je de verlofberekening kunnen baseren op 'Ingeroosterd' (ingeroosterde uren).
• Voor het type 'Ziekte' zou je de verlofberekening kunnen baseren op 'Contract' (contracturen).

Afwezigheidsbeleid in dagen

In het geval dat je verlofsaldo wordt berekend in dagen, in plaats van uren, dan heb je de volgende opties: Balans(en), Automatisch invullen van afwezigheid en Omzetting afwezigheid.

• Balans(en): Hier kun je kiezen voor het juiste verlofsaldo, het saldo dat berekend is in dagen.
• Automatisch invullen van afwezigheid: Hier kun je aangeven waar de uren/dagen van afgetrokken dienen te worden: Contract, Ingeroosterd of Geen. Dit kan de plus-min van de medewerker beïnvloeden.
• Omzetting afwezigheid: Hier geef je aan hoe de uren moeten worden berekend. Op basis van Contract, 13-wekelijks gemiddelde of Geen.

👀Voorbeeld van Omzetting afwezigheid

Voor verschillende afwezigheidsbeleidsregels kun je verschillende afwezigheidstypen maken en koppelen. Dus bijvoorbeeld voor het afwezigheidsbeleid voor medewerkers met vaste uren kun je de afwezigheidsconversie instellen op Contract.

Als je een medewerker hebt met een nulurencontract en zijn vakantie moet worden berekend op basis van het gemiddelde aantal uren dat hij heeft gewerkt, dan kun je de gemiddelde omrekening van de afwezigheden naar 13 weken gebruiken. Als de medewerker minder dan 13 weken heeft gewerkt, berekent het systeem op basis van de laatste werkweken.

Contracttypes

Voor elk contracttype kun je aangeven welk afwezigheidsbeleid wordt gebruikt. Door op het potlood-icoon te klikken, kun je het gewenste afwezigheidsbeleid selecteren. De contracttypes zijn te vinden via Instellingen > Medewerkers > Contracttypes. Voor meer informatie over contracttypes kun je hier meer lezen.

Links naar gerelateerde artikelen:

• Verlofsaldo's beheren
• Afwezigheidstypes beheren
• Afwezigheidsbeperkingen