Stel je verlofvoorkeuren in per contracttype met een afwezigheidsbeleid
In Shiftbase is het mogelijk om een afwezigheidsbeleid in te stellen. Zo kun je bijvoorbeeld per contracttype een afwezigheidsbeleid koppelen, en krijgen medewerkers daarmee de gewenste afwezigheidstypes en saldi.
Inhoudsopgave
Afwezigheidsbeleid
Beleid
Afwezigheidsbeleid
Klik op het instellingen-icoon rechtsboven in Shiftbase, klik dan op Afwezigheid in de linker kolom. Nu zie je het overzicht van het afwezigheidsbeleid.
De onderwerpen die we zullen bespreken zijn:
Afwezigheidsbeleid overzicht
In het overzicht vind je een overzicht van al je afwezigheidsbeleidsvormen. Hier kun je ook een extra beleid aanmaken. Dit doe je door te klikken op de knop +Beleid toevoegen.
Naast het aanmaken van een beleid kun je hier ook je huidige beleid bijwerken, dit doe je door op het potlood-icoon achter het desbetreffende beleid te klikken.
Afwezigheidsbeleid toevoegen
Een afwezigheidsbeleid kan worden toegevoegd met de knop +Beleid toevoegen.
Hiermee ga je naar het volgende venster waar je een naam en een beschrijving voor het beleid kunt toevoegen.
Afwezigheidsbeleid wijzigen
Als je een bestaand afwezigheidsbeleid wilt bewerken, kun je dit doen door op het potlood-icoon rechts naast het afwezigheidsbeleid te klikken. Hiermee ga je terug naar de instellingen van het afwezigheidsbeleid. Hier kun je de beleidsdetails en de beleidsconfiguratie bewerken.
Klik hier om alle opties te zien die je kunt bewerken. Hiermee ga je terug naar de beleidsdetails op deze pagina.
Wanneer je verlofsaldo's, afwezigheidstypes en afwezigheidsbeperkingen wilt toevoegen of aanpassen klik hieronder op de links voor de betreffende artikelen.
Vervolgens kun je het afwezigheidsbeleid configureren. Deze zijn verdeeld in twee delen:
Beleidsdetails
Hier kun je jouw 'Afwezigheidsbeleid' een naam en optionele beschrijving geven. De volgende velden kunnen worden toegevoegd of bewerkt:
- Naam: Naam van het afwezigheidsbeleid.
- Omschrijving: Omschrijving van het afwezigheidsbeleid.
- Verlofopbouw: Je hebt 3 opties om te beslissen of de opbouw van verlof gebaseerd is op contracturen, gewerkte uren of helemaal geen opbouw.
- Wachturen van: Als er wachturen van toepassing zijn in geval van ziekte, kun je beslissen of deze worden ingehouden op het salaris of op een verlofsaldo.
- Afwezigheid op nationale feestdagen: Hier geef je aan welk afwezigheidstype automatisch toegevoegd mag worden wanneer je een nationale feestdag toevoegt.
❗Let op: De “afwezigheid op feestdagen” is alleen van toepassing op toekomstige geïmporteerde feestdagen en niet op reeds geïmporteerde feestdagen. Lees hier meer.
Beleidsconfiguratie
Bij de beleidsconfiguratie kun je bepalen welke afwezigheidstypes deel uitmaken van het afwezigheidsbeleid. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om verschillende afwezigheidstypes te negeren die niet nodig zijn voor het contracttype in kwestie.
Om een afwezigheidstype toe te voegen aan je afwezigheidsbeleid klik je op het 'schuifje' links van het afwezigheidstype.
Je kunt er ook voor kiezen om wel of geen saldo te koppelen aan het afwezigheidstype voor dit beleid in kwestie. Als een medewerker met een nulurencontract bijvoorbeeld geen verlofsaldo heeft opgebouwd, kun je besluiten om geen verlofberekening te koppelen.
Zo kun je bijvoorbeeld het afwezigheidstype 'Vakantie' gebruiken voor je rooster zonder dat er uren worden afgetrokken van een saldo dat niet beschikbaar is voor dit type contract. Klik op Opslaan om het afwezigheidstype toe te voegen.
Als je het saldo of de verlofberekening van een bepaald afwezigheidstype wilt bewerken, kun je dit doen door op het potlood-icoon rechts naast het afwezigheidstype te klikken.
👀Voorbeeld
Door middel van de genoemde instellingen, zou je per afwezigheidstype een andere verlofberekening kunnen toepassen. Bijvoorbeeld:
- Voor het type 'Vakantie' zou je de verlofberekening kunnen baseren op 'Ingeroosterd' (ingeroosterde uren).
- Voor het type 'Ziekte' zou je de verlofberekening kunnen baseren op 'Contract' (contracturen).
Afwezigheidsbeleid in dagen
In het geval dat je verlofsaldo wordt berekend in dagen, in plaats van uren, dan heb je de volgende opties: Balans(en), Automatisch invullen van afwezigheid en Omzetting afwezigheid.
- Balans(en): Hier kun je kiezen voor het juiste verlofsaldo, het saldo dat berekend is in dagen.
- Automatisch invullen van afwezigheid: Hier kun je aangeven waar de uren/dagen van afgetrokken dienen te worden: Contract, Ingeroosterd of Geen. Dit kan de plus-min van de medewerker beïnvloeden.
- Omzetting afwezigheid: Hier geef je aan hoe de uren moeten worden berekend. Op basis van Contract, 13-wekelijks gemiddelde of Geen.
Nieuw ✨: Het 13-wekelijks gemiddelde zet de afwezigheid om in een waarde per uur door rekening te houden met het aantal dagen afwezigheid en het aantal gewerkte dagen in de voorgaande 13 weken, exclusief overwerk en correcties. De toeslagkaart word wel meegerekend.
👀Voorbeeld van Omzetting afwezigheid
Voor verschillende afwezigheidsbeleidsregels kun je verschillende afwezigheidstypen maken en koppelen. Dus bijvoorbeeld voor het afwezigheidsbeleid voor medewerkers met vaste uren kun je de afwezigheidsconversie instellen op Contract.
Als je een medewerker hebt met een nulurencontract en zijn vakantie moet worden berekend op basis van het gemiddelde aantal uren dat hij heeft gewerkt, dan kun je de gemiddelde omrekening van de afwezigheden naar 13 weken gebruiken. Als de medewerker minder dan 13 weken heeft gewerkt, berekent het systeem op basis van de laatste werkweken.
Opmerking 🗒️: De functie 13-wekelijks gemiddelde berekent het gemiddelde vanaf de dag voordat de vakantie is aangevraagd.
Contracttypes
Voor elk contracttype kun je aangeven welk afwezigheidsbeleid wordt gebruikt. Door op het potlood-icoon te klikken, kun je het gewenste afwezigheidsbeleid selecteren. De contracttypes zijn te vinden via Instellingen > Medewerkers > Contracttypes. Voor meer informatie over contracttypes kun je hier meer lezen.
Links naar gerelateerde artikelen:
