-1.png?width=180&height=60&name=shiftbase-text-logo-transparent-dark%20(3)-1.png){kind=logo}
Standaard beschikt Shiftbase over één locatie met daarin één afdeling. Als je veel medewerkers in je account hebt, dan adviseren wij om gebruik te maken van meerdere afdelingen. Zo houd je een beter overzicht.
Het voordeel van het gebruik van extra afdelingen is dat iedere afdeling zijn eigen
medewerkers en er daarbij onderscheid gemaakt kan worden in de instellingen. Dit maakt het rooster en de urenregistratie een stuk overzichtelijker.
Inhoud
Organisatieniveau's toevoegen en bewerken
Organisatieniveau's deactiveren
Wisselen tussen Locaties & Afdelingen
Overzicht
Shiftbase werkt met drie organisatielagen om zo een afspiegeling te maken van je daadwerkelijke onderneming. In kort, dienen Locaties om hoofdscheidingen te maken. Zo kan je gemakkelijk rapportages segmenteren en toegangsrechten toewijzen.
Op Afdelingsniveau wordt de meeste functionaliteit introduceert. Zo zijn de diensttemplates gebaseerd op afdeling. Ook heb je de mogelijkheid om Afdelingsvariaties te maken. Als er andere regels en instellingen gelden voor bepaalde afdelingen, kan je op afdelingsniveau onderscheid maken.
Om de medewerkers binnen een afdeling te verdelen gebruik je Teams. Medewerkers behoren altijd tot minstens één team en kunnen in dezelfde afdeling vrijuit worden ingepland in alle teams. Ook kunnen ze elkaars roosters bekijken.
We geven hieronder wat voorbeelden van organisatiestructuren.
Voorbeeld hotel
Hieronder zie je een voorbeeld van een structuur welke typisch gebruikt wordt. Hier dienen de afdelingen als segmenten voor de verschillende plekken in op een locatie.
Voorbeeld retail
In dit voorbeeld worden de afdelingen gebruikt als fysieke locaties. De Locatie dient als segment voor het type werk.
💡 Tip: Een Locatie hoeft niet perse een fysieke locatie te zijn.
Organisatieniveau's toevoegen en bewerken
Het toevoegen van een locatie kan via Instellingen > Organisatie.
Je krijgt hier een overzicht van alle locaties, afdelingen en teams te zien. Om een nieuw organisatieniveau toe te voegen klik je op de blauwe knop + Aanmaken.
Wil je een bestaand niveau wijzigen, klik je op het potlood icoon achter de naam van de locatie, afdeling of team.
Locaties
Locaties worden gebruikt als scheidingslijn en dienen als een grove segmentatie. Als je een locatie aanmaakt of bewerkt, heb je de volgende mogelijkheden.
- Naam: De naam van de locatie
- Volgorde: De volgorde van de locatie in de lijst hier in de instellingen en de filters in het Rooster, Urenregistratie en Insights. Het laagste nummer wordt bovenaan weergeven.
Afdelingen
Afdelingen dienen als onderdelen van de Locatie en geven je de mogelijkheid om afdelingsvariaties te maken. Ook wordt het management en goedkeuren van afwezigheden beheert op afdelingsniveau. De variaties in instellingen die gemaakt kunnen worden zijn als volgt.
- Diensten
- Toegangsrechten
- Beschikbaarheid
- Klokken
- Pauze regels
- Insights & Targets
- Roosters publiceren
- Notificaties
💡 Tip: Je kan afdelingen zien als verschillende eilanden binnen je organisatie.
Als je een afdeling aanmaakt of bewerkt, heb je de volgende mogelijkheden.
- Naam: De naam van de afdeling
- Volgorde: De volgorde van de afdeling in de lijst hier in de instellingen en de filters in het Rooster, Urenregistratie en Insights. Het laagste nummer wordt bovenaan weergeven.
- Locatie: De locatie waaronder deze afdeling valt.
- Nationale feestdag-groep: De feestdag-groep welke van toepassing is op deze afdeling.
- Adres: Als je het adres toevoegt bij je afdeling kun je hierdoor gebruik maken van de weersvoorspelling in het Rooster en Insights.
📝 Note: Als je een integratie hebt met een Payroll-software, controleer dan of nieuwe afdelingen en wijzigingen van bestaande afdelingen goed overeenkomen in de koppeling instellingen.
Teams
Je kan meerdere teams aanmaken in een afdeling. Medewerkers van de afdeling kunnen vrijuit worden ingepland in verschillende teams, al behoren ze standaard tot één team. Gebruik Flexpool (Premium) als je medewerkers tijdelijk bij een andere afdeling wilt inplannen.
Als je een team aanmaakt of bewerkt, heb je de volgende mogelijkheden.
- Naam: De naam van het team
- Type: Selecteer het type team
- Standaard: Team dat wordt weergeven in het rooster en urenregistratie.
- Flexpool (Premium): Een flexpool dient om medewerkers te kunnen inplannen in afdelingen waar ze niet vast toebehoren en ook niet standaard op het rooster zichtbaar zijn.
Medewerkers die in een flexpool zitten, komen niet standaard op het rooster voor, mits ze daar zijn ingepland. Medewerkers die in een flexpool zitten, moeten ten minste tot één standaard or verborgen team toegewezen zijn. - Verborgen (Premium): Verborgen teams zijn handig voor managers en eigenaren die niet op het rooster zichtbaar willen zijn. De medewerkers in dit team zijn niet zichtbaar op het rooster, maar wel in de medewerkerslijst.
- Kleur: Kies een kleur voor dit team
- Aangepaste kleur: Hier kun je de kleurkiezer aan de rechterkant gebruiken om een aangepaste kleur te kiezen of de Hex-code van de kleur in te voeren.
- Volgorde: De volgorde van het team in de lijst hier in de instellingen en de filters in het Rooster, Urenregistratie en Insights. Het laagste nummer wordt bovenaan weergeven.
💡 Tip: Als je wilt weten hoe je medewerkers in een bepaalt team plaatst, lees dan dit artikel.
⚠️ Let op: Als een medewerker alleen in een verborgen team staat, kan je hiervoor geen afwezigheid of gewerkte uren toevoegen. Zorg ervoor dat een medewerker minstens in één standaard team zit om volledig gebruik te kunnen maken van alle functionaliteit.
Locaties, afdelingen en teams deactiveren
Organisatieniveau's kunnen niet verwijderd worden, maar wel gedeactiveerd worden.
Klik op het prullenbak-icoon naast de organisatielaag om deze te deactiveren. Als er nog medewerkers onder deze laag zijn toebedeeld, krijg je de optie om de Contractafdeling en het Team te wijzigen.
Zodra een organisatieniveau is gedeactiveerd, zijn ze uit het zicht. Om ze weer te tonen om eventueel weer te activeren, klik je bovenin op Toon inactive items. Gedeactiveerde organisatieniveau's zullen in het rood worden weergeven. Klik op het check-icoon om deze weer opnieuw te activeren.
Wisselen tussen Locaties & Afdelingen
Na het aanmaken van een locatie of afdeling kun je rechts bovenin schakelen tussen de verschillende afdelingen, of alle afdelingen aanvinken zodat alle afdelingen op volgorde zichtbaar zijn.
