🚀 Schnellstartanleitung

Willkommen bei Shiftbase!
In dieser Schnellstartanleitung erklären wir Dir, wie Du Dein Konto organisierst, sowie Mitarbeiter und Schichten hinzufügst, damit Du schnell mit der Dienstplanung beginnen kannst. Nutze diesen Artikel um die wichtigsten Funktionen von Shiftbase kennen zu lernen. Der Artikel bietet viele praktische Hinweise und hilfreiche Ressourcen.

Behalte diesen Artikel griffbereit, während Du mit Shiftbase durchstartest! 

Inhalt

Schritt 1: Organisation

Schritt 2: Mitarbeiter

Schritt 3: Schichten

Schritt 4: Zeiterfassung

Schritt 5: Abwesenheiten

Schritt 6: Zuschläge

Schritt 7: Integrationen

Schritt 1: Organisation

Bestätige im ersten Schritt Deine Kontoinformationen und Präferenzen in den Allgemeinen Einstellungen.

Überlege Dir anschließend, wie Dein Konto strukturiert sein soll. Dies erfolgt unter Einstellungen > Organisation. Eine passende Abteilungsstruktur ist dabei besonders wichtig. Eine ausführlichere Beschreibung sowie Beispiele aus verschiedenen Branchen findest Du hier.

Schritt 2: Mitarbeiter

Sicherheit
Bevor Du mit dem Hinzufügen von Mitarbeitern beginnst, empfiehlt es sich, einen Blick in die Sicherheitseinstellungen zu werfen. Entscheide, ob die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verpflichtend genutzt werden soll, um die Daten zusätzlich zu schützen. Die MFA kann auch zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden.

Außerdem findest Du hier eine Übersicht über die Berechtigungen. Standardmäßig gibt es in Shiftbase vier Rollen, jeweils mit ihren eigenen Berechtigungen. Schau Dir diese gerne an. Mehr dazu kannst Du in diesem Artikel nachlesen.

Vertragsarten
Ebenso wichtig ist es, die Vertragsarten für die Mitarbeiter zu kennen. Über den Vertrag legst Du fest, was die Zahlungsbasis ist und wie die Abwesenheitsregeln und Überstundenrichtlinien funktionieren sollen. Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen drei Vertragsarten:

• Festanstellung: Die Mitarbeiter werden entsprechend ihrer vertraglich vereinbarten Stunden bezahlt.

• Stundenvertrag: Hier werden die Mitarbeiter nach der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit bezahlt.

• Minijob:

Mitarbeiter hinzufügen
Nun ist es Zeit, Deine Mitarbeiter hinzuzufügen! Gehe zum Menü Mitarbeiter und klicke auf + Mitarbeiter hinzufügen. Um den Prozess zu beschleunigen, kannst Du mehrere Mitarbeier gleichzeitig hinzufügen oder den CSV-Import nutzen.

Zuerst werden die folgenden Angaben benötigt:

• Details: Name, E-Mail-Adresse und Teamzugehörigkeit

• Vertrag: Vertragsart (Festanstellung, Stundenvertrag oder Miniob). Bei Festanstellungsverträgen geben Sie die Anzahl der Vertragsstunden pro Tag an.

• Berechtigungen: Welche Rolle der Mitarbeiter innerhalb von Shiftbase bekommen soll

Sobald die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters hinzugefügt wurde, erhält dieser eine E-Mail zum Erestellen seines Passworts. Diese E-Mail enthält auch einen Link zur Shiftbase Mobilen App. Um Deine Mitarbeiter über die Funktionen von Shiftbase zu informieren, kannst Du ihnen das Mitarbeiterhandbuch geben.

Weitere Informationen zur Mobile App findest Du hier.

Schritt 3: Schichten

Vorlagen
Nachdem Du Deine Mitarbeiter hinzugefügt hast, kannst Du mit der Erstellung von Schichtvorlagen beginnen. Navigiere zu den Einstellungen > Schichten, um Vorlagen für die verschiedenen Schichtarten in Deinem Unternehmen zu erstellen. Diese Vorlagen können bei der Planung an konkrete Zeiten angepasst werden. In diesem Artikel kannst Du alle Optionen nachlesen.

Planung
Sobald Du Vorlagen erstellt hast, können diese als Schichten für Deine Mitarbeiter geplant werden. Öffne den Dienstplan und finde die Schichtvorlagen über die Schaltfläche Schichten/Teams. Anschließend kannst Du Schichten per Drag-and-drop einplanen. Danach können die Details der Schichten über das Stiftsymbol bearbeitet werden.

Planungsfunktionen

Hier stellen wir Dir eine Vielzahl von Methoden und Funktionen für eine optimale Planung vor – von Erforderlichen Diensten bis hin zu kostenoptimierter Planung:

• Offene Schichten: Schichten werden ausgeschrieben und Mitarbeiter können sich selbst darauf bewerben.

• Erforderliche Dienste: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt, um Unter- oder Überbesetzung zu vermeiden.

• Dienst tauschen: Damit können Mitarbeiter Schichten untereinander tauschen.

• Verfügbarkeiten: Mitarbeiter geben an, wann sie verfügbar sind.

• Ereignisse: Um Aufgaben, Agendapunkte oder Erinnerungen hervorzuheben.

• Wettervorhersage: Passe die Planung an Regen- oder Sonnentage an.

• Dienstplan kopieren: Übernehme frühere Dienstpläne einfach in die Zukunft. 

• Dienstplan veröffentlichen: Zukünftige Dienstpläne vorbereiten, ohne dass Mitarbeiter diese einsehen können.

• Dienstplan versenden: Schickt den Diensplan per E-Mail an Mitarbeiter.

• Kalendersynchronisation: Synchronisiert Schichten, Abwesenheiten und Ereignisse mit Deinem persönlichen Kalender.

• Budgetierung & Prognosen: Für eine kostenbewusste Planung.

• Compliance: Vermeide Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften.

Schritt 4: Zeiterfassung

In Shiftbase ist der Dienstplan zur Planung der zukünftigen Schichten und die Zeiterfassung zur Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Zeiterfassung:

• Manuelle Erfassung der Stunden

• Ein- und Ausstempeln über die Mobile App oder ein Kiosk

• Nutzung einer Integration über das App Center

Um die passende Methode für Deine Organisation zu finden, lies Dir diesen Artikel zu den verschiedenen Möglichkeiten und ihren Vorteilen durch.

Schritt 5: Abwesenheitsverwaltung

Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub lassen sich in Shiftbase einfach verwalten. Mitarbeiter können Urlaub über ihr Konto beantragen. Du kannst diese Anträge bearbeiten, genehmigen oder ablehnen.

Richtlinien
Alle Regeln und Einstellungen zu Abwesenheiten kannst Du über die Abwesenheitsrichtlinien verwalten. Die Richlinien geben an, wie der Urlaub aufgebaut wird und welche Abwesenheitsarten und Bilanzen relevant sind. Die Abwesenheitsrichtlinie ist mit einer Vertragsart verknüpft, sodass Du unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Vertragsarten erstellen kannst. Gehen dazu in die Einstellungen > Abwesenheit, um die Richtlinien einzusehen.

Salden
Mit Abwesenheitssalden behälst Du den Überblick über die Urlaubsansprüche jedes Mitarbeiters und legst fest, ob diese im nächsten Monat oder Jahr verfallen. Der Urlaubsanspruch wird mit der Zeit aufgebaut und basiert auf dem Aufbaufaktor, der sich am vollen Urlaubsanspruch eines Vollzeitvertrags orientiert.

Wenn Du zwei oder mehr Salden verwenden möchtest, kannst Du hier lesen, wie Du diese einrichten kannst.

Abwesenheitslimitierungen
Richte Abwesenheitslimitierungen ein, um zu verhindern, dass in einem bestimmten Zeitraum zu viele Mitarbeiter abwesend sind.

Schritt 6: Zuschläge

Wenn Zuschläge in Deiner Organisation relevant sind, kannst Du Zuschlagskarten erstellen, um Zuschläge für bestimmte Tage und Uhrzeiten festzulegen oder Überstundenregelungen zu definieren, wenn mehr Stunden gearbeitet werden als im Vertrag vorgesehen sind. Zuschläge können mit einer Vertragsart oder einer bestimmten Schicht verknüpft werden.

Schritt 7: Integrationen

Zum Abschluss kannst Du Shiftbase mit bereits genutzten Programmen verküpfen, um die Funktionalität und Vernetzung in Deiner Organisation zu optimieren. Lohnabrechnungs-Integrationen werden häufig genutzt, um die erfassten Arbeitsstunden direkt aus der Zeiterfassung an die Lohnsoftware zu übertragen. Auch Integrationen für Zeiterfassung und Kassensysteme (POS) sind weit verbreitet, um Stempelzeiten und Umsätze zu importieren und Insights in Personalkosten sowie andere wichtige Zielsetzungen zu erhalten.

Prüfe, ob Deine genutzten Programme verfügbar sind, oder informiere Dich hier über neue Integrationen für Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Reservierungen oder HR-Tools.

Wenn Du Deine Integration gefunden hast, nutze das Help Center, um diese erfolgreich mit Shiftbase zu verbinden.