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Shiftbase bietet eine große Vielfalt an Möglichkeiten zur Einrichtung und Verwaltung von Abwesenheiten. In diesem Artikel geben wir Dir einen Überblick, wie Abwesenheiten funktionieren, welche Einstellungen relevant sind und wie Du zwischen verschiedenen Vertragsarten unterscheiden kannst. Für weitere Informationen zu einzelnen Themen sind Links zu anderen Artikeln hinterlegt.
Ziel ist es, das richtige System einzurichten, damit Deine Manager und Planer Abwesenheiten erfassen, bearbeiten und löschen können, sobald diese angefragt werden.
Inhalte
Einstellungen & erforderliche Berechtigungen
Abwesenheitsrichtlinien & Vertragsarten
Abwesenheitssalden & Aufbaufaktor
Übersicht
Um ein umfassendes Bild zu geben, wie Abwesenheiten in Shiftbase funktionieren, behandeln wir die einzelnen Bereiche und gehen in den entsprechenden Kapiteln dieses Artikels näher darauf ein.
- Wir beginnen mit den Vertragsarten. Bei der Vertragsart weist du eine Abwesenheitsrichtlinie zu. Die Abwesenheitsrichtlinie dient als übergeordnetes Regelwerk für diese spezifische Vertragsart. So kannst du unterschiedliche Abwesenheitsregeln für verschiedene Vertragsarten erstellen.
- Die Abwesenheitsrichtlinie dient als Regelwerk. Hier legst du fest, auf welcher Grundlage Abwesenheitssalden aufgebaut werden, wie Wartestunden abgezogen werden, ob Mitarbeiter an gesetzlichen Feiertagen abwesend sind und welche Abwesenheitsarten verwendet werden können oder ausgeschlossen werden sollen.
- Sobald die Richtlinie eingerichtet und der Vertragsart korrekt zugewiesen ist, schauen wir uns an, wie der spezifische Mitarbeitervertrag von der Richtlinie beeinflusst wird.
Einstellungen & erforderliche Berechtigungen
Je nach Berechtigungsgruppe gibt es bestimmte Aktionen, die es Managern ermöglichen, Abwesenheiten zu genehmigen, und Mitarbeitern in der Bearbeitung einschränken. Überlege, welche Rolle Anpassungen vornehmen sollte, wenn es um Folgendes geht:
- Abwesenheiten bearbeiten
- Abwesenheiten genehmigen
- Abwesenheitssaldo einsehen
Du kannst diese Berechtigungen für jede Berechtigungsgruppe aktivieren oder deaktivieren. Gehe dazu zu Einstellungen > Sicherheit und klappe den Bereich Abwesenheit auf. Überprüfe, was jede Berechtigungsgruppe tun kann, und passe es bei Bedarf an.
Hier kannst du nachlesen, wie du einem Mitarbeiter eine bestimmte Berechtigungsgruppe zuweist.
💡 Hinweis: Denke bei Berechtigungsgruppen an Rollen wie Administrator, Manager, Filialleiter, Planer oder Mitarbeiter.
Abwesenheitsrichtlinien & Vertragsarten
Die Abwesenheitsrichtlinie ist mit einer Vertragsart verknüpft. So kannst du verschiedene Richtlinien für verschiedene Beschäftigungsarten erstellen. Standardmäßig verfügt Shiftbase über zwei Abwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter Festanstellung und Stundenvertrag. Der Hauptunterschied liegt im Aufbau des Abwesenheitssaldos – entweder auf Basis der Vertragsstunden oder der tatsächlich gearbeiteten Stunden.
Außerdem kannst du bestimmte Abwesenheitsarten aktivieren und deaktivieren, je nachdem ob sie für deine Organisation relevant sind. Wenn eine Abwesenheitsart relevant ist, kannst du auch entscheiden, ob sie eine Bilanz hat. Lies mehr zu den einzelnen Einstellungen unter Abwesenheitsrichtlinien verwalten.
💡 Hinweis: Mit „Bilanz" meinen wir, ob ein Pool von Stunden verfügbar ist. Das gilt zum Beispiel für Elternzeit oder Urlaub, bei dem ein Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden nutzen darf.
Abwesenheitssalden & Aufbaufaktor
Wie oben beschrieben, kannst du in den Einstellungen der Abwesenheitsrichtlinie eine oder mehrere Bilanzen mit einer Abwesenheitsart verknüpfen. In Shiftbase gibt es standardmäßig eine Abwesenheitsbilanz. Diese Abwesenheitsbilanz ist mit der Abwesenheitsart Urlaub verknüpft. Schauen wir uns den Aufbau eines Saldos genauer an.
Mit einer Bilanz kannst du einen Aufbaufaktor festlegen. Der Aufbaufaktor legt fest, wie viele Urlaubsstunden pro gearbeiteter Stunde angesammelt werden. Er basiert auf der Anzahl der Urlaubstage pro Jahr, auf die ein Mitarbeiter mit einem Vollzeitvertrag Anspruch hat. Mitarbeiter mit weniger Vertragsstunden bauen automatisch anteilig Urlaubsstunden auf.
Du kannst Bilanzen auch so konfigurieren, dass keine Stunden aufgebaut werden. Das ist nützlich, wenn du Stunden manuell zu dieser Bilanz hinzufügen möchtest. Setze dazu den Aufbaufaktor auf 0. Ein Beispiel für eine Bilanz ohne Aufbau ist die Umwandlung von Plus-Minus-Stunden in Urlaubsstunden.
Zuletzt kannst du festlegen, ob die Bilanz nach dem Jahr verfallen soll, in dem sie aufgebaut wurden.
Abwesenheitsarten
Auf Richtlinienebene kannst du entscheiden, welche Abwesenheiten für welche Vertragsart relevant sind. Wenn du eine zusätzliche Abwesenheitsart benötigst, kannst du einen neuen Abwesenheitsart erstellen und sie in der Richtlinie aktivieren.
Beim Erstellen einer neuen Abwesenheitsart kannst du deren Funktionsweise anpassen – zum Beispiel ob es sich um eine bezahlte oder unbezahlte Abwesenheit handelt, ob unbefristete Abwesenheiten erlaubt sind und was mit bestehenden Schichten passieren soll, wenn diese Abwesenheit genehmigt wird. Lies alle Optionen unter Abwesenheitsarten verwalten.
Verträge
Jetzt, da alles eingerichtet ist, schauen wir uns an, wie sich eine Abwesenheitsrichtlinie mit den zugehörigen Abwesenheitsarten und Bilanzen auf den einzelnen Mitarbeiter und seinen Vertrag auswirkt.
- Im Bereich Abwesenheiten des Mitarbeiters findest du alle relevanten Bilanzen. Die Bilanz zeigt die übertragenene Anzahl der Stunden aus dem Vorjahr, wie viele Stunden bis dato aufgebaut wurden und wie viele im ausgewählten Jahr prognostiziert werden.
- Der Aufbau beginnt ab dem Startdatum des Mitarbeitervertrags. Ab diesem Zeitpunkt wird die Bilanz entweder nach Vertragsstunden oder nach geleisteten Arbeitsstunden aufgebaut – gemäß der Einstellung zum Aufbaufaktors der Abwesenheitsbilanz in der Abwesenheitsrichtlinie.
- Beim Hinzufügen einer Abwesenheit hängen die verfügbaren Abwesenheitsarten davon ab, ob sie in der Abwesenheitsrichtlinie aktiviert sind.
