Verwalte Standorte, Abteilungen und Teams

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Standardmäßig hat Shiftbase einen Standort und eine Abteilung. Wenn dein Konto viele Mitarbeiter hat, empfehlen wir mehrere Abteilungen zu nutzen, damit du den Überblick behältst.

Der Vorteil von zusätzlicher Abteilungen: Jede Abteilung hat eigene Mitarbeiter und Einstellungen. Das macht den Dienstplan und das Arbeitszeitprotokoll übersichtlicher, weil nicht alle Mitarbeiter in einer einzigen Ansicht erscheinen. In diesem Artikel geben wir dir einen Überblick, zeigen Beispiele und erklären, wie du deine Organisation einrichtest.

 

Inhalt

Übersicht

Organisationsebene hinzufügen

Standorte

Abteilungen

Teams

Organisationsebenen löschen 

Zwischen Standorten & Abteilungen wechseln

Übersicht

Shiftbase arbeitet mit drei Organisationsebenen, damit du die tatsächliche Struktur deines Unternehmens abbilden kannst. Kurz gesagt: Der Standort dient als deine Haupteinteilung. Erstelle Statistiken auf Standortebene und lege Berechtigungen schnell und klar fest.

Auf der Abteilungsebene kommt der meiste Funktionsumfang hinzu. Die Arbeit deiner Mitarbeiter kann je nach Abteilung stark variieren. Deshalb kannst du in den Einstellungen Abteilungsvarianten festlegen, zum Beispiel für Berechtigungen, Verfügbarkeit, Pausen-Regeln und mehr.

Um deine Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung weiter aufzuteilen, nutzt du Teams. Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung können frei zwischen Teams eingeplant werden und sehen jeweils den Dienstplan der anderen.

Du kannst einen Standort hinzufügen, indem du auf Einstellungen > Organisation gehst. Du bekommst dann eine Übersicht über alle Standorte und Abteilungen in Shiftbase. Um einen neuen Standort hinzuzufügen, klicke auf die Schaltfläche +Erstellen und wähle Standort erstellen.

Nachfolgend zwei Beispiele.

Beispiel Hotel

Ein typisches Beispiel: Die Abteilungen werden genutzt, um die verschiedenen Bereiche innerhalb des Standorts zu segmentieren.

Beispiel Einzelhandel

In diesem Beispiel werden die Abteilungen als physische Standorte genutzt. Die Standortebene wird genutzt, um die Art der Arbeit klar zu trennen.

Organisationsebene hinzufügen und bearbeiten

Eine Organisationsebene kannst du über Einstellungen > Organisation hinzufügen. Dort bekommst du eine Übersicht aller Shiftbase-Standorte und -Abteilungen. Um einen neuen Standort, eine neue Abteilung oder ein neues Team anzulegen, klicke auf die Schaltfläche + Erstellen und wähle die gewünschte Organisationsebene aus.

 

Eine bestehende Organisationsebene änderst du, indem du auf das Bleistift-Symbol hinter dem Namen eines Standorts, einer Abteilung oder eines Teams klickst.

 

 

Standorte

Standorte dienen als Haupttrenner und zur groben Segmentierung. Wenn du einen Standort anlegst oder bearbeitest, kannst du folgende Optionen festlegen.

• Name: Name des Standorts
• Reihenfolge: Die Reihenfolge, in der dieser Standort in der Liste hier in den Einstellungen sowie in den Filtern von Dienstplan, Arbeitszeitprotokoll und Insights erscheint. Die niedrigste Nummer erscheint zuerst.
  
  

 

 

Abteilungen

Abteilungen dienen zur Segmentierung und dazu, Einstellungen zu variieren. Auch die Verwaltung und Genehmigung von Abwesenheiten erfolgt auf Abteilungsebene. Die Varianten, die du anlegen kannst, sind unten aufgeführt.

• Schichten
• Berechtigungen
• Verfügbarkeit
• Stempelregeln
• Pausen-Regeln
• Insights & Zielsetzung
• Dienstplan-Veröffentlichung
• Benachrichtigungen

Wenn du eine Abteilung anlegst oder bearbeitest, kannst du folgende Optionen festlegen.

• Name: Der Name der Abteilung
• Reihenfolge: Die Reihenfolge, in der diese Abteilung in der Liste hier in den Einstellungen sowie in den Filtern von Dienstplan, Arbeitszeitprotokoll und Insights erscheint. Die niedrigste Nummer erscheint zuerst.
• Standort: Wähle aus, zu welchem Standort diese Abteilung gehört.
• Gesetzliche Feiertagsgruppe: Wähle die Gesetzliche Feiertagsgruppe, die für diese Abteilung relevant ist.
• Adresse: Wenn du deiner Abteilung eine Adresse hinzufügst, kannst du die Wettervorhersage im Dienstplan und in Insights nutzen.

 

Teams

Unter einer Abteilung können mehrere Teams angelegt werden. Standardmäßig können Mitarbeiter frei in verschiedene Teams derselben Abteilung eingeplant werden. Nutze Flex-Pool-Teams (Premium), wenn du einen Mitarbeiter in einer anderen Abteilung einplanen möchtest.

• Name: Name des Teams
• Typ: Wähle den Typ des Teams
  • Standard: Das Team wird im Dienstplan und Arbeitszeitprotokoll angezeigt.
  • Flex Pool (Premium): Flex-Pool-Teams werden verwendet, wenn Mitarbeiter in einer anderen Abteilung eingeplant werden müssen, aber nicht dazugehören und dort standardmäßig nicht im Dienstplan erscheinen sollen. Mitarbeiter, die einem Flex Pool zugeordnet sind, erscheinen nicht im Dienstplan, außer sie sind eingeplant. Mitarbeiter, die in einen Flex Pool gelegt werden, müssen mindestens einem Standard- oder verborgenen Team angehören.
  • Verborgen (Premium): Verborgene Teams sind zum Beispiel für Manager und Kontoinhaber nützlich. Das Team wird nicht im Dienstplan und Arbeitszeitprotokoll angezeigt, aber in der Mitarbeiterliste.
• Farbe: Hier kannst du eine Farbe für das Team auswählen
  • Benutzerdefinierte Farbe: Hier kannst du mit dem Farbwähler rechts eine individuelle Farbe festlegen oder den Hex-Code der Farbe eingeben.
• Reihenfolge: Die Reihenfolge, in der das Team in deinem Dienstplan angezeigt werden soll.

 

Organisationsebenen löschen

Organisationsebenen können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden.

Wenn du auf das Papierkorb-Symbol hinter dem Namen eines Standorts oder einer Abteilung klickst, wird der Standort bzw. die Abteilung deaktiviert. Vor dem Deaktivieren musst du deine Mitarbeiter in eine andere Abteilung und ein anderes Team verschieben. Beim Klick auf das Papierkorb-Symbol wird dir die Option angeboten, alle Mitarbeiter per Bulk-Aktion in ein anderes Team zu verschieben.

Sobald eine Organisationsebene deaktiviert ist, wird sie ausgeblendet. Um sie einzusehen und wieder zu aktivieren, klicke oben in der Kopfzeile auf Inaktive Standorte anzeigen. Deaktivierte Einträge werden nun rot angezeigt und können über die Häkchen-Schaltfläche wieder aktiviert werden.

 

Zwischen Standorten & Abteilungen wechseln

Nachdem du einen Standort oder eine Abteilung angelegt hast, kannst du oben rechts zwischen den Abteilungen wechseln oder alle Abteilungen auswählen, damit alles zusammen angezeigt wird.