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In Shiftbase ist es möglich, eine Abwesenheitsrichtlinie zu definieren. So kannst du pro Vertragsart angeben, welche Abwesenheitsrichtlinie gilt. Beispielsweise kannst du pro Vertragsart eine Abwesenheitsrichtlinie verknüpfen, sodass Mitarbeiter die entsprechenden Abwesenheiten und Salden erhalten.
Um die Abwesenheitsrichtlinien zu verwalten, navigiere in Shiftbase zu Einstellungen > Abwesenheit. Dort siehst du oben auf der Seite die Übersicht der Abwesenheitsrichtlinien.
Inhalt
Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen
Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten
Abwesenheitsrichtlinie in Tagen
Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen
In der Übersicht findest du eine Zusammenfassung aller deiner Abwesenheitsrichtlinien. Hier kannst du auch eine zusätzliche Richtlinie erstellen, indem du auf die Schaltfläche + Richtlinie erstellen klickst.
Es erscheint das folgende Feld, in dem du einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie eingeben kannst.
Abwesenheitsrichtlinien bearbeiten
Wenn du eine bestehende Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten möchtest, kannst du das tun, indem du auf das Bleistiftsymbol neben der Abwesenheitsrichtlinie klickst. Dies führt dich zurück zu den Einstellungen der Abwesenheitsrichtlinie. Hier kannst du die Details der Richtlinie und die Konfiguration der Richtlinie bearbeiten.
Um alle Optionen zu sehen, die du bearbeiten kannst, klicke hier. So kommst du zu den Details der Richtlinie auf dieser Seite.
Wenn du die Abwesenheitssalden, Abwesenheitsarten und Abwesenheitslimitierungen einrichten möchtest, findest du weiter unten Links zu den entsprechenden Artikeln.
Details zur Richtlinie
Hier kannst du deine Abwesenheitsrichtlinie benennen und eine optionale Beschreibung angeben. Die folgenden Felder können hinzugefügt oder bearbeitet werden:
- Name: Der Name der Abwesenheitsrichtlinie.
- Beschreibung: Die Beschreibung der Abwesenheitsrichtlinie.
- Abwesenheitsaufbau: Du hast 3 Optionen, um zu entscheiden, ob der Abwesenheitsaufbau auf den Vertragsstunden oder den geleisteten Stunden basieren soll, oder ob es automatisch Kein Aufbau geben soll.
- Wartestunden von: Wenn im Krankheitsfall Wartestunden anfallen, kannst du entscheiden, ob diese vom Gehalt oder einem Urlaubssaldo abgezogen werden.
- Abwesenheit an Feiertagen: Du kannst festlegen, welche Art von Abwesenheit beim Hinzufügen von Feiertagen automatisch registriert werden soll.
- Abwesenheit an Feiertagen auf Null setzen: Wenn eine andere Abwesenheit ebenfalls auf einen gesetzlichen Feiertag fällt, werden für diese andere Abwesenheit keine Abwesenheitsstunden verbraucht. Wenn ein Mitarbeiter in einem Zeitraum Urlaub beantragt, in dem bereits ein gesetzlicher Feiertag liegt, werden für diesen Tag keine Urlaubsstunden verbraucht.
❗Vorsicht: Die Option "Abwesenheit an Feiertagen" wird nur auf importierte Feiertage in der Zukunft angewendet, nicht an Feiertage die bereits vergangen sind. Du kannst hier mehr dazu lesen.
Konfiguration der Richtlinie
Bei der Richtlinienkonfiguration kannst du entscheiden, welche Abwesenheitsarten Teil der Abwesenheitsrichtlinie sein sollen. Du kannst zum Beispiel die Abwesenheitsarten deaktivieren, die für diese bestimmte Abwesenheitsrichtlinie nicht erforderlich sind. Um eine Abwesenheitsart zu deiner Abwesenheitsrichtlinie hinzuzufügen, klicke auf den Schalter vor dem Namen der Abwesenheitsart.
Du kannst auch entscheiden, ob ein Saldo mit der Abwesenheitsart für diese spezifische Richtlinie verbunden ist. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter mit einem Gleitzeitvertrag keinen Urlaubssaldo hat, könntest du entscheiden, keinen Abwesenheitssaldo zu verknüpfen.
- Bilanz(en): Hier kannst du einen Abwesenheitsbilanz auswählen.
- Automatische Bilanzauswahl: Wenn du zwei oder mehr Bilanzen ausgewählt hast, wird mit dieser Einstellung automatisch die zweite Bilanz verwendet, sobald die erste Bilanz aufgebraucht ist. Die Reihenfolge der Bilanzen hängt davon ab, welche Bilanz zuerst verfällt.
- Automatische Abwesenheitsausfüllung: Hier kannst du auswählen, von wo die Stunden abgezogen werden sollen: Vertrag, Geplant oder Keine. Dies wirkt sich auf die Plus-Minus-Stunden des Mitarbeiters aus.
- Umwandlung von Abwesenheit: Dies ist nur vorhanden, wenn die Abwesenheit in Tagen ist, damit das System weiß wie die Tage in Stunden umgerechnet werden sollen. Hier gibt es die Optionen Vertrag, 13-Wochen-Durchschnitt und Keine (siehe weiter unten).
👀Beispiel:
Mit den oben genannten Optionen wäre es möglich, für jede Abwesenheitsart eine andere "Abwesenheitsberechnung" zu haben. Zum Beispiel:
- Für die Abwesenheit "Urlaub" könnte die Abwesenheitsberechnung auf der Grundlage von "Geplant" erfolgen.
- Für die Abwesenheit "Krank" könnte die Abwesenheitsberechnung auf der Grundlage vom "Vertrag" ermittelt werden.
Abwesenheitsrichtlinie in Tagen
Wenn deine Abwesenheit in Tagen ist, hast du eine zusätzliche Option: die Abwesenheitsumrechnung. Mit der Abwesenheitsumrechnung kannst du festlegen, wie ein Tag Abwesenheit in Stunden umgerechnet werden sollen: basierend auf dem Vertrag, dem 13-Wochen-Durchschnitt oder Keine:
- Vertrag: Das System verwendet die im Mitarbeitervertrag festgelegten Arbeitstage und -stunden, um automatisch die korrekte Anzahl an Stunden für jede Abwesenheit abzuziehen.
- 13-Wochen-Durchschnitt: Das System berechnet einen Durchschnitt auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden des Mitarbeiters über die letzten 13 Wochen.
- Keine: Es wird keine automatische Berechnung angewendet.
📝 Hinweis: Der 13-Wochen-Durchschnitt rechnet die Abwesenheit in einen Stundenwert um, indem die Anzahl der Abwesenheitstage und der gearbeiteten Tage in den letzten 13 Wochen berücksichtigt wird, ohne Überstunden und Korrekturen. Zuschläge werden in die Berechnung einbezogen.
👀Beispiele für Abwesenheitsarten:
Für verschiedene Abwesenheitsrichtlinien kannst du unterschiedliche Abwesenheitsarten erstellen und verknüpfen. So kannst du zum Beispiel für die Abwesenheitsrichtlinie von Mitarbeitern mit festen Stunden die Abwesenheitsumrechnung auf Vertrag setzen.
Wenn du einen Mitarbeiter mit einem 0-Stunden-Vertrag hast und sein Urlaub auf Basis der durchschnittlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet werden soll, kannst du die 13-Wochen-Durchschnitt-Umrechnung verwenden. Falls der Mitarbeiter weniger als 13 Wochen gearbeitet hat, berechnet das System den Durchschnitt anhand der letzten Arbeitswochen.
Hinweis🗒️: Die Funktion 13-Wochen-Durchschnitt berechnet den Durchschnitt ab dem Tag vor dem beantragten Urlaub.
Vertragsarten
Für jede Vertragsart kannst du festlegen, welche Abwesenheitsrichtlinie verwendet wird. Klicke auf das Bleistift-Symbol, um die gewünschte Abwesenheitsrichtlinie auszuwählen. Weitere Informationen zu den Vertragsarten findest du hier.
Links zu verwandten Artikeln:
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