Konto einrichten ( Starter)

Eine Übersicht über die Schritte zur Einrichtung eines Kontos

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Herzlich Willkommen bei Shiftbase!  Toll das du dir ein Konto erstellt hast. 

Jetzt ist natürlich die Frage wo fange ich an?

In diesem Artikel findest du die ersten Schritte um dein Konto einrichten zu können.

Inhalte

Standorte und Abteilungen erstellen

Teams und Schichten erstellen

EinstellungenArbeitszeitprotokoll

Vertragstypen prüfen

Überprüfe die Zugangsrechte

Mitarbeiter hinzufügen

Schritt 1: Standorte und Abteilungen erstellen

Abhängig von der Größe und der Zusammensetzung des Unternehmens können Standorte und Abteilungen erstellt werden. Eine Strukturübersicht findest du hier.

Die Verwaltung davon erfolgt über: Einstellungen > Standorte.

⚠️HinweisIm Starter Paket kannst du nur 5 Abteilungen erstellen. Im Premium Paket ist da keine Begrenzung.

Schritt 2: Teams und Schichten erstellen

Wenn die Abteilungen erstellt sind, kannst du diese eventuell wieder unterteilen in Teams. So hast du mehr Übersicht im Dienstplan.
Standard ist bei jeder Abteilung das erste Team schon erstellt. Der Name ist derselbe wie der Abteilungsname. Diesen kannst du aber direkt ändern über das Bleistiftsymbol.

Die Verwaltung dazu findest du bei: Dienstplan > Schichten/Teams.

Alles zum Erstellen von Teams kannst du hier finden.

Über den oben genannten Weg kannst du auch Standardschichten erstellen. Hier kannst du dann alle festen Schichten erstellen die es in deinem Unternehmen gibt. Diese Schichten benötgst du nicht nur für den Dienstplan. Beim Stempeln der Arbeitszeiten werden diese auch benötigt.

Es gibt hier Standard den Tagesdienst. Auch hier kannst du diesen verwalten über:
Dienstplan > Schichten/Teams

Das Erstellen von Schichten kannst du hier finden.


Schritt 3: Einstellungen Arbeitszeitprotokoll

Hiernach kannst du die Dienstpläne erstellen und geleistete Arbeitsstunden registrieren.

Die Einstellungen des Dienstplans und des Arbeitszeitprotokolls kannst du nach eigenen Wünschen einstellen.

Zum Arbeitszeitprotokoll findest du die folgenden Einstellungen:

Bei eventuellen Fragen dazu kannst du uns gerne kontaktieren.

Schritt 4: Vertragstypen prüfen

Standardmäßig gibt es zwei Vertragsarten:

  • Stundenvertrag

  • Festanstellung

Die Einstellungen findest du unter: Einstellungen > Mitarbeiter > Vertragsarten.

Klicke hier für mehr Informatinen zum Einstellen und Bearbeiten von Vertragsarten.


 

⚠️ Hinweis: Im Starter Paket ist es nicht möglich um mehrere Vertragstypen hinzuzufügen. Dies ist im Premium Paket möglich.

Schritt 5: Überprüfe die Zugangsrechte

Die Standardbenutzergruppe für neue Mitarbeiter ist "Mitarbeiter".
Standardmäßig gibt es vier Benutzergruppen, aus denen du auswählen kannst. Die Berechtigungsgruppen findest du unter Einstellungen > Berechtigungen. Standardmäßig gibt es 4 Benutzergruppen:

  • Administrator 

  • Manager 

  • Personalplaner 

  • Mitarbeiter

Die Zugangsrechte sind bereits vordefiniert, der Verantwortliche kann dir dann entsprechende Berechtigungen geben. Daher ist es nicht notwendig, die Zugangsrechte festzulegen, aber es schadet nicht die verschiedenen Rechte zu überprüfen und sie gegebenenfalls anzupassen. Eine neue Gruppe kann ebenfalls hinzugefügt werden.

Für mehr Informationen zu den Zugangsrechten klicke hier.

Für mehr Informationen zur Anwendung von Zugangsrechten bei Mitarbeiterm klicke hier.

Schritt 6: Mitarbeiter hinzufügen

Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen gehe im Hauptmenü (blauer Reiter) auf Mitarbeiter. Klick hier rechts oben auf die grüne Schaltfläche + Mitarbeiter hinzufügen und es öffnet sich eine Seite in der du die Angaben zum Mitarbeiter eingeben kannst.


 

⚠️Hinweis: Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters muss unbedingt ein Vorname und Nachname angegeben werden. Wenn du dem Mitarbeiter Zugang auf seine Übersicht gewähren möchtest, vergiss nicht, seine E-Mail Adresse anzugeben. Weiterhin solltest du die Vertragsart hinterlegen. Auch die Arbeitsstunden pro Woche sollten unter Vertrag bei jedem Mitarbeiter korrekt hinterlegt werden. Wenn die Arbeitstunden und Wochentage wechseln, dann geb die gesamte Stundenanzahl entweder an einem Tag ein (z.B. Sonntag 40 Stunden), oder teile die Stunden auf alle Wochentage auf.

Weitere Informationen zum Hinzufügen und Ändern von Mitarbeitern.

Es ist auch möglich um die Mitarbeiterdaten über einen CSV Bestand zu importieren. Für mehr Informationen zum importieren mit einem CSV Bestand klicke hier.


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