In dit artikel worden de stappen beschreven om gebruik te maken van de nieuwe functie 'Afwezigheid met vervaldatum'. Hiermee kun je een of twee saldo's migreren om wettelijk en bovenwettelijk verlof in Shiftbase te beheren.
❗Let op: Zorg ervoor dat je ons artikel over het instellen van de vervaldatum van het saldo hebt gelezen voordat je verder gaat. Dit artikel legt uit hoe je een algemeen nieuw saldo met een vervaldatum instelt.
⚠️ Belangrijke mededeling
Als je je niet comfortabel voelt bij onderstaande stappen, begin dan niet met de migratie. Neem in plaats daarvan contact op met ons supportteam. Een van onze medewerkers kan je dan verder helpen met de stappen die in dit artikel worden beschreven.
Dit is een mooi nieuwe functie, die echter een nauwkeurige migratie vereist om ervoor te zorgen dat je afwezigheidsgegevens correct blijven.
Lees eerst het hele artikel en als je twijfelt over bepaalde stappen, neem dan contact op met ons supporteam en stel hen je vraag.
Introductie
Dit artikel is bedoeld voor klanten die willen beginnen met het gebruiken van verlofsaldo’s met vervaldatum, om wettelijke en bovenwettelijke verlofsaldo’s te beheren. In dit artikel leiden we je door de stappen in te migreren van je bestaande verlofsaldo’s, naar een verlofsaldo’s met een vervaldatum voor de komende jaren.
We hebben twee methoden gedocumenteerd om dit te doen. Kies hieronder de methode die overeenkomt met je huidige situatie.
Inhoud
Methode 1: Klanten met met twee verlofsaldo’s
Methode 2: Klanten met enkel één verlofsaldo
Methode 1: Klanten met twee verlofsaldo’s
Deze methode is van toepassing als je momenteel het verlof beheert met twee verlofsaldo’s in Shiftbase, die wettelijke en bovenwettelijke verlof vertegenwoordigen.
Als je momenteel je verlof beheert met één saldo, volgt dan Methode 2: Klanten met één bestaande verlof saldo.
Stap 1: Maak eerst een back-up van je gegevens
- Wij adviseren je ten zeerste om een back-up te maken van de 'verlofsaldo’s via onze rapportage voor de jaren die gemigreerd zullen worden, voordat je het migratieproces start. Doe het volgende:
- Ga naar Rapportages.
- Selecteer Verlof en selecteer Verlofsaldo gedetailleerd.
- Voer de juiste datum in. Bijvoorbeeld: Je wilt een saldo-vervaldatum instellen vanaf 01-01-2025 - je wilt nu een back-up maken van je huidige saldo's op datum 31-12-2024. Download het rapport en sla het op je computer op.
- Ga naar Rapportages.
Stap 2: Koppeling uitschakelen
❗Tip: Als je momenteel een koppeling gebruikt die medewerkergegevens importeert, en als je verwacht onderstaande stappen niet binnen één dag te kunnen voltooien, raden wij je ten zeerste aan de koppeling voorlopig te deactiveren totdat alle volgende stappen zijn voltooid.
Stap 3: Hernoem oude saldi en stel de opbouw in op nul (lees hier meer)
- Pas het oude wettelijk saldo aan en verander de naam in bijvoorbeeld ‘Wettelijk tot en met (tm) 2024’.
- Vanuit de Afwezigheidsinstellingen pas je de standaardopbouw van het oude saldo aan, en stel deze in op nul (0).
-
Hierdoor kunnen contracten later eenvoudiger opnieuw worden geconfigureerd.
-
- Vanuit de Afwezigheidsinstellingen pas je de standaardopbouw van het oude saldo aan, en stel deze in op nul (0).
- Pas het oude bovenwettelijke saldo en verander de naam in bijvoorbeeld 'Bovenwettelijk tot en met (tm) 2024'.
- Pas de standaardopbouw van het oude saldo aan, en stel deze in op nul (0).
- Pas de standaardopbouw van het oude saldo aan, en stel deze in op nul (0).
Stap 4: Nieuwe verlofsaldo’s aanmaken (lees hier meer)
- Maak een nieuw wettelijk verlofsaldo.
- Bijvoorbeeld 20 dagen - ofwel 160 uur.
- Stel de vervaldatum in - bijvoorbeeld 6 maanden
- Maak een nieuw bovenwettelijk verlofsaldo.
- Bijvoorbeeld 5 dagen - ofwel 40 uur.
- Stel de vervaldatum in - bijvoorbeeld 5 jaar.
Stap 5: Maak een nieuw afwezigheidsbeleid (lees hier meer)
- Bewerk het oude afwezigheidsbeleid, en hernoem het afwezigheidsbeleid. Dit doe je, zodat je later de naam kunt gebruiken voor het nieuwe beleid.
- Maak een nieuw afwezigheidsbeleid aan en gebruik daarbij de nieuwe saldi voor elk contracttype dat je gebruikt.
- Nieuwe saldi toevoegen aan nieuw beleid.
- Nieuwe saldi toevoegen aan nieuw beleid.
Stap 6: Nieuwe contracttype(s) aanmaken (lees hier meer)
- Bewerk en hernoem alle oude contracttypes die je wilt migreren.
- Maak een nieuw contracttype aan en koppel het zojuist aangemaakte afwezigheidsbeleid. Doe dit voor elk contracttype dat momenteel in gebruik is en dat na de migratie gebruikt moet worden.
Stap 7: Bulkactie - Contract wijzigen
- Via Bulkactie: wijzig contract wijzig je contracttypes (oud) vanaf 01-01-2025 naar het nieuw aangemaakte contracttype dat je in stap 6 hebt aangemaakt. Voer deze actie uit voor elk contracttype dat moet worden gemigreerd.
- Bewerk handmatig alle medewerkers die na 01-01-2025 zijn begonnen (aangezien de bulkactie kijkt naar 'startdatum contract' is er geen eenvoudigere manier om om te gaan met medewerkers die na 01-01-2025 zijn gestart). Deze contracttypes moet je handmatig wijzigen in het tabblad Medewerkers onder Contracten.
- Bewerk handmatig alle medewerkers die na 01-01-2025 zijn begonnen (aangezien de bulkactie kijkt naar 'startdatum contract' is er geen eenvoudigere manier om om te gaan met medewerkers die na 01-01-2025 zijn gestart). Deze contracttypes moet je handmatig wijzigen in het tabblad Medewerkers onder Contracten.
Stap 8: Bulkactie - Corrigeer saldi
- Via bulkacties: Corrigeer saldi verplaats je de uren van de oude saldi naar de nieuwe saldi.
- Saldo: selecteer het oude saldo.
- Actie: selecteer het nieuwe saldo.
- Datum: zet de datum op de datum vóór de nieuwe contracten, in ons voorbeeld dus 31-12-2024.
- Type correctie: selecteer de optie Wijzig saldo naar.
- Klik op Herberekenen
- Herhaal deze stap voor het tweede saldo
Stap 9: Saldi opnieuw herberekenen
- Voor elke medewerker doe je nu het volgende:
- Open het tabblad Contract in het profiel van de medewerker.
- Bewerk het nieuw gemaakte contract dat is gemaakt via de vorige bulkactie, via het potlood-icoontje.
- Stel in het contract de verlofopbouw van de oude saldi in op 0, door op het oranje pictogram Herberekenen te klikken.
- Daarom hebben we in het oude verlofsaldo de standaardopbouw veranderd naar nul, en de nieuwe saldi aangemaakt in stap 3.
- Doe hetzelfde met de nieuwe saldi. Stel de juiste opbouwfactor in, door op het oranje pictogram Herberekenen te klikken.
Stap 10: Controleer de saldi van de medewerkers
-
Controleer hierna de saldi van alle medewerkers.
-
Als het oude saldo in 2025 nog steeds negatief is, zoals hieronder, betekent dit dat een bestaand verlofverzoek in 2025 nog steeds is gekoppeld aan het oude saldo (d.w.z. wettelijk tot (tm) 2024). Dit verlofverzoek moet worden overgezet naar het nieuwe verlofsaldo van 2025.
-
Stap 11: Saldo wijzigen in de verlofaanvragen
-
Bewerk ieder verlofverzoek afzonderlijk, en verander het oude verlofsaldo naar het nieuwe verlofsaldo
💡Zodra je stap 9 tot 11 voor al uw medewerkers hebt voltooid en hebt gecontroleerd of alles correct is, wil je misschien ook weten hoe je omgaat met afwezigheidsaanvragen en deze twee twee saldi. Daarvoor kun je dit artikel lezen: Vervaldatum van verlofsaldo: wettelijk verlof versus aanvullend verlof.
Methode 2: Klanten met enkel één verlofsaldo
Deze methode is van toepassing als je momenteel het verlof beheert met enkel één verlofsaldo Shiftbase.
Als je momenteel je verlof beheert met twee saldi, volg dan Methode 1: Klanten met twee verlofsaldo’s.
Stap 1: Maak eerst een back-up van jegegevens
- Wij adviseren je ten zeerste om een back-up te maken van de 'verlofsaldo’s via onze rapportage voor de jaren die gemigreerd zullen worden, voordat je het migratieproces start. Doe het volgende:
- Ga naar Rapportages.
- Selecteer Verlof en selecteer Verlofsaldo gedetailleerd.
- Voer de juiste datum in. Bijvoorbeeld: Je wilt een saldo-vervaldatum instellen vanaf 01-01-2025 - je wilt nu een back-up maken van je huidige saldo's op datum 31-12-2024. Download het rapport en sla het op je computer op.
- Ga naar Rapportages.
Stap 2: Koppeling uitschakelen
❗Tip: Als je momenteel een koppeling gebruikt die medewerkergegevens importeert, en als je verwacht onderstaande stappen niet binnen één dag te kunnen voltooien, raden wij je ten zeerste aan de koppeling voorlopig te deactiveren totdat alle volgende stappen zijn voltooid.
Stap 3: Hernoem het oude saldo en stel de opbouw in op nul (lees hier meer)
-
Pas de standaardopbouw van het oude saldo aan, en stel deze in op nul (0).
Stap 4: Nieuwe verlofsaldo’s aanmaken
- Maak een nieuw wettelijk verlofsaldo
- Bijvoorbeeld 20 dagen - ofwel 160 uur.
- Stel de vervaldatum in - bijvoorbeeld 6 maanden
- Maak een nieuw bovenwettelijk verlofsaldo
- Bijvoorbeeld 5 dagen - ofwel 40 uur.
- Stel de vervaldatum in - bijvoorbeeld 5 jaar.
Stap 5: Maak nieuwe afwezigheidsbeleidssoorten (lees hier meer)
- Bewerk het oude afwezigheidsbeleid, en hernoem het afwezigheidsbeleid. Dit doe je, zodat je later de naam kunt gebruiken voor het nieuwe beleid.
- Maak een nieuw afwezigheidsbeleid aan en gebruik daarbij de nieuwe saldi voor elk contracttype dat je gebruikt.
- Voeg nieuwe saldi toe aan het nieuwe beleid
- Voeg nieuwe saldi toe aan het nieuwe beleid
Stap 6: Nieuwe contracttype(s) aanmaken (lees hier meer)
- Bewerk en hernoem de oude contracttypes
- Maak een nieuw contracttype aan en koppel het zojuist aangemaakte afwezigheidsbeleid. Doe dit voor elk contracttype dat momenteel in gebruik is en dat na de migratie gebruikt moet worden.
Stap 7: Bulkactie - Contract wijzigen
-
Via Bulkactie: wijzig contract wijzig je contracttypes (oud) vanaf 01-01-2025 naar het nieuw aangemaakte contracttype dat je in stap 6 hebt aangemaakt. Voer deze actie uit voor elk contracttype dat moet worden gemigreerd.
-
Bewerk handmatig alle medewerkers die na 01-01-2025 zijn begonnen (aangezien de bulkactie kijkt naar 'startdatum contract' is er geen eenvoudigere manier om om te gaan met medewerkers die na 01-01-2025 zijn gestart). Deze contracttypes moet je handmatig wijzigen in het tabblad Medewerkers onder Contracten.
-
Stap 8: Bulkactie - Corrigeer saldi
Als er nog verlofuren aanwezig zijn over 2024, moet je beslissen welk deel hiervan wettelijk is, en welke deel bovenwettelijk is. Nadat je dit hebt bepaald, kun je dit corrigeren in de nieuwe verlofsaldi.
- Via bulkacties: Corrigeer saldi verplaats je de uren van de oude saldi naar de nieuwe saldi volgens de door jou bepaalde splitsing.
- Saldo: selecteer het oude saldo
- Actie: selecteer het nieuwe saldo.
- Datum: zet de datum op de datum vóór de nieuwe contracten, in ons voorbeeld dus 31-12-2024.
- Type correctie: selecteer de optie Wijzig saldo naar.
- Voor elke medeweker individueel kun je nu het af te boeken aantal uren aangeven dat je wilt overhevelen naar het nieuwe saldo 'bovenwettelijk'. Doet dit in de tabel onder in het scherm.
- Klik op Wijzig onderaan het scherm om de uren over te boeken.
-
- Herhaal deze stap als je ook een resterend saldo hebt dat naar het andere nieuwe saldo gaat, bijvoorbeeld Wettelijk.
- Herhaal deze stap als je ook een resterend saldo hebt dat naar het andere nieuwe saldo gaat, bijvoorbeeld Wettelijk.
Stap 9: Saldi opnieuw herberekenen
- Voor elke medewerker doe je nu het volgende:
- Open het tabblad Contract in het profiel van de medewerker.
- Bewerk het nieuw gemaakte contract dat is gemaakt via de vorige bulkactie, via het potlood-icoontje.
- Stel in het contract de verlofopbouw van de oude saldi in op 0, door op het oranje pictogram Herberekenen te klikken.
- Daarom hebben we in het oude verlofsaldo de standaardopbouw veranderd naar nul, en de nieuwe saldi aangemaakt in stap 3.
- Doe hetzelfde met de nieuwe saldi. Stel de juiste opbouwfactor in, door op het oranje pictogram Herberekenen te klikken.
Stap 10: Controleer de saldi van de werknemer
- Controleer hierna de saldi van alle medewerkers.
- Als het oude saldo in 2025 nog steeds negatief is, zoals hieronder, betekent dit dat een bestaand verlofverzoek in 2025 nog steeds is gekoppeld aan het oude saldo, in ons voorbeeld 'Vakantie'. Dit verlofverzoek moet worden overgezet naar het nieuwe verlofsaldo van 2025.
- Als het oude saldo in 2025 nog steeds negatief is, zoals hieronder, betekent dit dat een bestaand verlofverzoek in 2025 nog steeds is gekoppeld aan het oude saldo, in ons voorbeeld 'Vakantie'. Dit verlofverzoek moet worden overgezet naar het nieuwe verlofsaldo van 2025.
Stap 11: Saldo wijzigen in verlofaanvragen
- Bewerk ieder verlofverzoek afzonderlijk, en verander het oude verlofsaldo naar het nieuwe verlofsaldo
💡Zodra je stap 9 tot 11 voor al uw medewerkers hebt voltooid en hebt gecontroleerd of alles correct is, wil je misschien ook weten hoe je omgaat met afwezigheidsaanvragen en deze twee twee saldi. Daarvoor kun je dit artikel lezen: Vervaldatum van verlofsaldo: wettelijk verlof versus aanvullend verlof.