Migration zu gesetzlichem und nicht gesetzlichem Urlaub mit Verfallsdatum für Abwesenheitsalden

Dieser Artikel beschreibt die Schritte, um das neue Feature "Abwesenheitssaldo mit Verfallsdatum" zu nutzen, indem du auf zwei Abwesenheitsalden umsteigst, um gesetzlichen und nicht gesetzlichen Urlaub in Shiftbase zu verwalten.

Einleitung

Dieser Artikel richtet sich an Kunden, die anfangen möchten, das Verfallsdatum von Abwesenheitsbilanzen zu nutzen, um gesetzliche und nicht gesetzliche Abwesenheitsbilanzen zu verwalten. In diesem Artikel führen wir dich durch die Schritte zur Migration von einem bestehenden Abwesenheitsbilanz-System ohne Verfallsdatum zu einem System mit Ablaufdatum für die kommenden Jahre.

Deshalb haben wir zwei Methoden dokumentiert, um dies zu tun, je nach dem welches Szenario für deine Situation passt.

Wähle unten das Kapitel über die Methode aus, die deinem aktuellen Abwesenheitsbilanz-Setup entspricht.

Inhalt 

Methode 1: Kunde mit zwei bestehenden Abwesenheitsbilanzen

Methode 2: Kunde mit einer bestehenden Abwesenheitsbilanz

Methode 1: Kunde mit zwei bestehenden Abwesenheitsbilanzen

Schritt 1: Zuerst: sichern deiner Daten 

• Wir empfehlen dringend, dass du Statistiken als Backups der "Abwesenheitsbilanzen" für die Jahre erstellst, die migriert werden sollen, bevor du mit dem Migrationsprozess beginnst. Dies kannst du wie folgt tun:
  
  • Zu den Statistiken gehen
  • "Abwesenheit" und "Bilanz-Zusammenfassung" auswählen. 
  • Das richtige Datum eingeben. Beispiel: Du möchtest das Verfallsdatum der Bilanz ab dem 01.01.2025 einrichten - du möchtest nun deine aktuellen Guthaben am 31.12.2024 sichern. Lade die Statistik herunter und speichere diese.

Schritt 2: Integration deaktivieren

Schritt 3: Alte Bilanzen umbenennen & deren Aufbaufaktor auf Null setzen

• Bearbeite die alte gesetzliche Bilanz und ändere den Namen auf z.B. "Gesetzlich  bis 2024".
  
  • Bearbeite den Standardaufbaufaktor der alten Bilanz und setze diesen auf Null ("0") in den Abwesenheitseinstellungen.
    

    • Dies ermöglicht später eine einfachere Neukonfiguration der Verträge.

• Bearbeite die alte nicht gesetzliche Bilanz und ändere den Namen auf z.B. "Nicht gesetzlich bis 2024". 
  
  • Bearbeite die Standardaufbaufaktor der alten Bilanz und setze diesen auf Null ("0") in den Abwesenheitseinstellungen.
    
    

Schritt 4: Neue Abwesenheitsbilanzen erstellen

• Erstelle eine neue gesetzliche Abwesenheitsbilanz.
  
  • Beispiel 20 Tage (für 160 Stunden).
    • Richte das Ablaufdatum ein (z.B. auf 6 Monate).
• Erstelle eine neue nicht gesetzliche Abwesenheitsbilanz.
  • Beispiel 5 Tage (oder 40 Stunden).
  • Richte das Ablaufdatum ein (z.B. auf 5 Jahre).
    
    

Schritt 5: Neue Abwesenheitsrichtlinie erstellen

• Bearbeite die alte Abwesenheitsrichtlinie und benenne die alte Richtlinie um.
  
  
• Erstelle eine neue Abwesenheitsrichtlinie unter Verwendung der neuen Bilanz für jeden Vertragstyp, den du verwendest.
  • Füge neue Bilanzen zur neuen Richtlinie hinzu.
    
    

Schritt 6: Neue Vertragsarten erstellen

• Bearbeite und benenne alle alten Vertragsarten, die du migrieren möchtest, um.
  
  
• Erstelle einen neuen Vertragsart für jeden der aktuell verwendeten Verträge, und nutze für diese die zuvor konfigurierten Abwesenheitsrichtlinien. 
  
  

Schritt 7: Bulk-Aktion - Vertragstyp(en) ändern

• Durch Bulk-Aktionen unter dem Mitarbeiter Tab: Ändere alle Vertragstypen (alt) ab dem gewünschten Datum (Bsp. 01.01.2025) auf den neuen entsprechenden Vertragstyp, der in Schritt 6 erstellt wurde, ab – führe diese Aktion für jeden Vertragstyp aus, der migriert werden muss.
  

  • Bearbeite manuell alle Mitarbeiter, die nach dem 01.01.2025 begonnen haben (da die Bulk-Aktion das "Vertragsstartdatum" betrachtet, gibt es keinen einfacheren Weg, mit nach dem 01.01.2025 aktivierten Mitarbeitern umzugehen. Diese Vertragstypen musst du manuell im Mitarbeiterbereich unter Vertrag ändern.
    
    

Schritt 8: Bulk-Aktion - Salden korrigieren

• Durch Bulk-Aktionen: Salden Korrektur: verschiebe die Werte von der alten Bilanz auf die neue Bilanz.
  
  • Bilanz: Wähle die alte Bilanz aus.
  • Datum: Setze das Datum auf das Datum vor den neuen Verträgen, in unserem Beispiel den 31.12.2024.
  • Aktion: Wähle die Option "Verschieben nach" und wähle die neue Bilanz aus, welche du zuvor erstellt hast.
  • Klicke auf "Neu berechnen"
  • Wähle "Ändern" unten auf der Seite, um die Werte von der alten Bilanz auf die neue Bilanz zu verschieben.
  • Wiederhole diesen Schritt für die 2. Bilanz.
    
    

Schritt 9: Abwesenheitssalden neu berechnen

• Öffne für jeden Mitarbeiter das Vertragsfenster im Mitarbeiterbereich und bearbeite den neu erstellten Vertrag, der durch die vorherige Bulk-Aktion erstellt wurde, indem du auf das Stiftsymbol klickst. Setze alle Aufbaufaktoren der alten Bilanzen auf den richtigen Faktor (=0), indem du auf das Neu berechnen-Symbol klickst. Dies ist der Grund, warum wir die Standardberechnung auf Null gesetzt haben, sowohl für die alten als auch die neuen Guthaben in Schritt 3. Tu dasselbe mit der neuen Bilanz und setze sie auf den entsprechende Aufbau, indem du auf das Neu berechnen-Symbol klickst.
  
  

Schritt 10: Salden der Mitarbeiter überprüfen

• Überprüfe alle Salden des Mitarbeiters danach. Wenn die alte Bilanz immer noch im Jahr 2025 angezeigt wird und negativ ist, so ist dies ein Hinweis darauf, dass eine bestehende Abwesenheitsanfrage im aktuellen Jahr noch mit der alten Abwesenheit (z.B. gesetzlich bis 2024) verbunden ist, und bearbeitet werden muss.

  
  

  

Schritt 11: Abwesenheitsart in der Abwesenheitsanfrage bearbeiten

• Bearbeite die Abwesenheitsanfragen und ändere dort die alte "Bilanz" auf die neue Abwesenheitsbilanz. 
  
  

Methode 2: Kunden mit einer bestehenden Abwesenheitsbilanz

Schritt 1: Zuerst: sichern deiner Daten 

Wir empfehlen dringend, dass du Statistiken als Backups der "Abwesenheitsbilanzen" für die Jahre erstellst, die migriert werden sollen, bevor du mit dem Migrationsprozess beginnst. Dies kannst du wie folgt tun:

• • Zu den Statistiken gehen
  • "Abwesenheit" und "Bilanz-Zusammenfassung" auswählen. 
  • Das richtige Datum eingeben. Beispiel: Du möchtest das Verfallsdatum der Bilanz ab dem 01.01.2025 einrichten - du möchtest nun deine aktuellen Guthaben am 31.12.2024 sichern. Lade die Statistik herunter und speichere diese.

Schritt 2: Integrationen deaktivieren

Schritt 3: Alte Bilanzen umbenennen & deren Aufbaufaktor auf Null setzen

•  Bearbeite den "Standardaufbaufaktor" der alten Bilanz und setze diesen auf Null ("0").
  
  

Schritt 4: Neue Abwesenheitsbilanzen erstellen

• Erstelle eine neue gesetzliche Abwesenheitsbilanz:
  • Beispiel 20 Tage (für 160 Stunden).
  • Richte das Ablaufdatum ein (z.B. auf 6 Monate).

• Erstelle eine neue nicht gesetzliches Abwesenheitsbilanz:
  • Beispiel 5 Tage (oder 40 Stunden).
  • Richte das Ablaufdatum ein (z.B. auf 5 Jahre).

Schritt 5: Neue Abwesenheitsrichtlinie erstellen

• Bearbeite die alten, aktuell noch verwendeten Abwesenheitsrichtlinien und benenne diese um.

• Erstelle neue Abwesenheitsrichtlinien für jeden Vertragstyp, den du migrierst. Diese verwenden die neu eingestellten Bilanzen.
  
  • Füge neue die Bilanzen zu den neuen Richtlinien hinzu.
    
    

Schritt 6: Neue Vertragsarten erstellen

• Bearbeite und benenne die alten Vertragsarten um.
• Erstelle einen neuen Vertragsart für jeden der aktuell verwendeten Verträge, und nutze für diese die zuvor konfigurierten Abwesenheitsrichtlinien. 
  
  

Schritt 7: Bulk-Aktion - Vertrag ändern

• Durch Bulk-Aktionen unter dem Mitarbeiter Tab: Ändere alle Vertragstypen (alt) ab dem gewünschten Datum (Bsp. 01.01.2025) auf den neuen entsprechenden Vertragstyp, der in Schritt 6 erstellt wurde, ab – führe diese Aktion für jeden Vertragstyp aus, der migriert werden muss.

  • Bearbeite manuell alle Mitarbeiter, die nach dem 01.01.2025 begonnen haben (da die Bulk-Aktion das "Vertragsstartdatum" betrachtet, gibt es keinen einfacheren Weg, mit nach dem 01.01.2025 aktivierten Mitarbeitern umzugehen. Diese Vertragstypen musst du manuell im Mitarbeiterbereich unter Vertrag ändern.
    
    

Schritt 8: Bulk-Aktion - Salden korrigieren

Wenn du noch Resturlaub aus 2024 hast, musst du entscheiden, welcher Betrag gesetzlich und welcher Betrag nicht gesetzlich ist. Nachdem du festgelegt hast, welcher Betrag gesetzlich oder nicht gesetzlich ist, kannst du diese in die neuen Abwesenheitssalden korrigieren.

• Durch die  Bulk Aktion: Salden Korrektur kannst Du die Werte von der alten Bilanz auf die beiden neuen Bilanzen verschieben und die verbleibenden Beträge so aufteilen, wie du es entschieden hast.
  • Bilanz: wähle die alte Bilanz aus.
  • Datum:  Setze das Datum auf das Datum vor den neuen Verträgen, in unserem Beispiel 31.12.2024
  • Aktion: wähle die Option "Verschieben nach" und wähle die neue Bilanz aus, welche du zuvor erstellt hast.
  • Pro Mitarbeiter kannst du jetzt den abzuziehenden Betrag eingeben, der in das neue Guthaben übertragen wird, in der Tabelle unten rechts pro Mitarbeiter - z.B nicht gesetzliche Ansprüche
  • Wähle „Ändern“ am unteren Rand der Seite, um die Werte vom alten Guthaben auf das neue Guthaben zu übertragen
  • Mache diesen Schritt erneut, wenn du auch ein verbleibendes Guthaben auf das andere neue Guthaben übertragen musst – z.B. gesetzlich
    
    

Schritt 9: Abwesenheitssalden neu berechnen

• Öffne für jeden Mitarbeiter das Vertragsfenster im Mitarbeiterbereich und bearbeite den neu erstellten Vertrag, der durch die vorherige Bulk-Aktion erstellt wurde, indem du auf das Stiftsymbol klickst. Setze alle Aufbaufaktoren der alten Bilanz auf den richtigen Faktor (=0), indem du auf das Neu berechnen-Symbol klickst. Dies ist der Grund, warum wir die Standardberechnung auf Null gesetzt haben, sowohl für die alten als auch die neuen Guthaben in Schritt 3. Tu dasselbe mit den neuen Guthaben und setze sie auf den entsprechende Aufbau, indem du auf das Neu berechnen-Symbol klickst.
  
  

Schritt 10: Salden der Mitarbeiter überprüfen

• Überprüfe alle Salden des Mitarbeiters danach. Wenn die alte Bilanz immer noch im Jahr 2025 angezeigt wird und negativ ist, dann ist dies dein Hinweis darauf, dass eine bestehende Abwesenheitsanfrage im Jahr 2025 noch mit der alten Bilanz (z.B. gesetzlich bis 2024) verknüpft sind, und bearbeitet werden muss.

Schritt 11: Anspruchssalden in Abwesenheitsantrag bearbeiten

• Bearbeite die Abwesenheitsanfragen und ändere dort die alte "Bilanz" auf die neue Abwesenheitsbilanz.