Migration zu gesetzlichem und nicht gesetzlichem Urlaub mit Ablaufdatum für Abwesenheitsalden

Dieser Artikel beschreibt die Schritte, um das neue Feature "Abwesenheitssaldoablauf" zu nutzen, indem du auf zwei Abwesenheitsalden umsteigst, um gesetzlichen und nicht gesetzlichen Urlaub in Shiftbase zu verwalten.

Einleitung

Dieser Artikel richtet sich an Kunden, die anfangen möchten, das Ablaufdatum von Abwesenheitsguthaben zu nutzen, um gesetzliche und nicht gesetzliche Abwesenheitsguthaben zu verwalten. In diesem Artikel führen wir dich durch die Schritte zur Migration von einem bestehenden Abwesenheitsguthaben-System ohne Ablaufdatum zu einem System mit Ablaufdatum für die kommenden Jahre.

Deshalb haben wir zwei Methoden dokumentiert, um dies zu tun. Das liegt daran, dass du dich in einer anderen Situation befinden könntest als andere.

Wähle unten das Kapitel über die Methode aus, die deinem aktuellen Abwesenheitsguthaben-Setup entspricht.

Content

Methode 1: Kunde mit zwei bestehenden Abwesenheitsguthaben

Methode 2: Kunde mit einem bestehenden Abwesenheitsguthaben

Methode 1: Kunde mit zwei bestehenden Abwesenheitsguthaben

Schritt 1: Sichern deiner Daten - zuerst

• Wir empfehlen dringend, dass du, der Kunde, Backups der "Abwesenheitsguthaben" über unsere Statistiken für die Jahre, die migriert werden, erstellst, bevor du mit dem Migrationsprozess beginnst. Du kannst dies tun, indem du:
  
  • Zu Statistiken in Shiftbase gehst.
    
    • "Abwesenheit" auswählst und "Bilanz-Zusamenfassung" wählst.
    • Das richtige Datum eingibst. Beispiel: Du möchtest das Ablaufdatum des Guthabens ab dem 01-01-2025 einrichten - du möchtest nun deine aktuellen Guthaben am 31-12-2024 sichern. Lade den Bericht herunter und speichere ihn auf deinem Gerät.

Schritt 2: Integration deaktivieren

Schritt 3: Alte Salden umbenennen & deren Aufbaufaktor auf Null setzen

• Bearbeite das alte gesetzliche Guthaben und ändere den Namen auf z.B. "Gesetzlich  bis 2024".
  
  • Bearbeite den Standardaufbaufaktor des alten Guthabens und setze diesen jetzt auf Null ("0") in den Abwesenheitseinstellungen.
    

    • Dies ermöglicht später eine einfachere Neukonfiguration der Verträge.

• Bearbeite das alte nicht gesetzliche Guthaben und ändere den Namen auf z.B. "Nicht gesetzlich bis 2024". 
  
  • Bearbeite die Standardaufbaufaktor des alten Guthabens und setze diesen jetzt auf Null ("0") in den Abwesenheitseinstellungen.
    

Schritt 4: Neue Abwesenheitssalden erstellen

• Erstelle ein neues gesetzliches Abwesenheitssaldo.
  
  • Beispiel 20 Tage (für 160 Stunden).
    • Richte das Ablaufdatum ein (z.B. auf 6 Monate).
• Erstelle ein neues nicht gesetzliches Abwesenheitssaldo.
  • Beispiel 5 Tage (oder 40 Stunden).
  • Richte das Ablaufdatum ein (z.B. auf 5 Jahre).
    

Schritt 5: Neue Abwesenheitsrichtlinie erstellen

• Bearbeite die alte Abwesenheitsrichtlinie und benenne die alte Richtlinie um.
• Erstelle eine neue Abwesenheitsrichtlinie unter Verwendung der neuen Guthaben für jeden Vertragstyp, den du verwendest.
  • Füge neue Salden zur neuen Richtlinie hinzu.

Schritt 6: Neue Vertragstypen erstellen

• Bearbeite und benenne alle alten Vertragstypen, die du migrieren möchtest, um.
• Erstelle einen neuen Vertragstyp unter Verwendung der zuvor konfigurierten Abwesenheitsrichtlinien für jeden Vertragstyp, der derzeit verwendet wird und nach der Migration verwendet werden soll.
  

Schritt 7: Bulk-Aktion - Vertragstyp(en) ändern

• Durch Bulk-Aktionen: Ändere alle Vertragstypen (alt) ab dem 01.01.2025 auf den neuen entsprechenden Vertragstyp, der in Schritt 6 erstellt wurde – führe diese Aktion für jeden Vertragstyp aus, der migriert werden muss.
  

  • Bearbeite manuell alle Mitarbeiter, die nach dem 01.01.2025 begonnen haben (da die Bulk-Aktion das "Vertragsstartdatum" betrachtet, gibt es keinen einfacheren Weg, mit nach dem 01.01.2025 aktivierten Mitarbeitern umzugehen. Diese Vertragstypen musst du manuell im Mitarbeiterbereich unter Vertrag ändern.
    

Schritt 8: Bulk-Aktion - Salden korrigieren

• Durch Bulk-Aktionen: Salden Korrketur, verschiebe die Werte vom alten Guthaben auf die neuen Guthaben.
  
  • Bilanz: Wähle die alte Bilanz aus.
  • Datum: Setze das Datum auf das Datum vor den neuen Verträgen, in unserem Beispiel den 31.12.2024.
  • Aktion: Wähle die Option "Verschieben nach" und wähle die neue Bilanz aus, welche du zuvor erstellt hast.
  • Klicke auf "Neu berechnen"
  • Wähle "Ändern" unten auf der Seite, um die Werte von der alten Bilanz auf die neue Bilanz zu verschieben.
  • Wiederhole diesen Schritt für die 2. Bilanz.
    

Schritt 9: Abwesenheitssalden neu berechnen

• Öffne für jeden Mitarbeiter das Vertragstab im Mitarbeiterbereich und bearbeite den neu erstellten Vertrag, der durch die vorherige Bulk-Aktion erstellt wurde, indem du auf das Stiftsymbol klickst. Setze alle Aufbaufaktoren der alten Guthaben auf den richtigen Faktor (=0), indem du auf das Neu berechnen-Symbol klickst. Dies ist der Grund, warum wir die Standardansammlung auf Null gesetzt haben, sowohl für die alten als auch die neuen Guthaben in Schritt 3. Tu dasselbe mit den neuen Guthaben und setze sie auf die entsprechende Ansammlung, indem du auf das Neu berechnen-Symbol klickst.

Schritt 10: Salden der Mitarbeiter überprüfen

• Überprüfe alle Salden des Mitarbeiters danach. Wenn das alte Guthaben immer noch im Jahr 2025 angezeigt wird und ein negatives Guthaben hat, ist dies dein Hinweis darauf, dass eine bestehende Abwesenheitsanfrage im Jahr 2025 noch mit dem alten Guthaben (z.B. gesetzlich bis 2024) verbunden sind, und bearbeitet werden müssen.

Schritt 11: Anspruchssalden in Abwesenheitsantrag bearbeiten

• Bearbeite die Abwesenheitsanfragen und ändere dort die alte "Bilanz" auf die neue Abwesenheitsbilanz. 
  

Methode 2: Kunden mit einem einzelnen Abwesenheitssalden

Schritt 1: Sichern deiner Daten - zuerst 

Wir empfehlen dringend, dass du, der Kunde, Backups der "Abwesenheitssalden" über unsere Statistken für die Jahre, die migriert werden, erstellst, bevor du mit dem Migrationsprozess beginnst. Du kannst dies tun, indem du:

• • Going to Reports in Shiftbase.
    • "Abwesenheit" auswählst und "Bilanz-Zusamenfassung" wählst.
    • Das richtige Datum eingibst. Beispiel: Du möchtest das Ablaufdatum des Guthabens ab dem 01-01-2025 einrichten - du möchtest nun deine aktuellen Guthaben am 31-12-2024 sichern. Lade den Bericht herunter und speichere ihn auf deinem Gerät.Zu Statistiken in Shiftbase gehst. 

Schritt 2: Integrationen deaktivieren

Schritt 3: Alte Salden umbenennen & deren Aufbaufaktor auf Null setzen

•  Bearbeite den "Standardaufbaufaktor" des alten Guthabens und setze diesen auf Null ("0").
  

Schritt 4: Neue Abwesenheitssalden erstellen

• Erstelle ein neues gesetzliches Abwesenheitssaldo.
  • Beispiel 20 Tage (für 160 Stunden).
  • Richte das Ablaufdatum ein (z.B. auf 6 Monate).

• Erstelle ein neues nicht gesetzliches Abwesenheitssaldo.
  • Beispiel 5 Tage (oder 40 Stunden).
  • Richte das Ablaufdatum ein (z.B. auf 5 Jahre).

Schritt 5: Neue Abwesenheitsrichtlinie erstellen

• Bearbeite die aktuell verwendeten alten Abwesenheitsrichtlinien und benenne diese um.

• Erstelle neue Abwesenheitsrichtlinien (für jede Migration), die die neuen Salden für jeden Vertragstyp verwenden, den du migrierst.
  
  • Füge neue die Salden zu den neuen Richtlinien hinzu.

Schritt 6: Neue Vertragstypen erstellen

• Bearbeite und benenne die alten Vertragstypen um.
• Erstelle einen neuen Vertragstyp unter Verwendung der zuvor konfigurierten Abwesenheitsrichtlinien für jeden Vertragstyp, der derzeit verwendet wird und nach der Migration verwendet werden soll.
  

Schritt 7: Bulk-Aktion - Vertrag ändern

• Durch Bulk-Aktionen: Vertrag ändern,  ändere alle Vertragstypen (alt) ab dem 01.01.2025 auf den neuen Vertragstyp. 

  • Bearbeite manuell alle Mitarbeiter, die nach dem 01.01.2025 begonnen haben (da die Bulk-Aktion das "Vertragsstartdatum" betrachtet, gibt es keinen einfacheren Weg, mit nach dem 01.01.2025 aktivierten Mitarbeitern umzugehen. Diese Vertragstypen musst du manuell im Mitarbeiterbereich unter Vertrag ändern.
    

Schritt 8: Bulk-Aktion - Salden korrigieren

Wenn Du noch Resturlaub aus 2024 hast, musst Du entscheiden, welcher Betrag gesetzlich und welcher Betrag nicht gesetzlich ist. Nachdem Du festgelegt hast, welcher Betrag gesetzlich oder nicht gesetzlich ist, kannst Du diese in die neuen Abwesenheitssalden korrigieren.

• Durch die  Bulk AKtion: Salden Korrektur, verschiebe die Werte vom alten Guthaben auf die beiden neuen Guthaben und teile die verbleibenden Beträge so auf, wie du es entschieden hast.
  • Bilanz: wähle die alte Bilanz aus.
  • Datum:  Setze das Datum auf das Datum vor den neuen Verträgen, in unserem Beispiel 31.12.2024
  • Aktion: wähle die Option "Verschieben nach" und wähle die neue Bilanz aus, welche du zuvor erstellt hast.
  • Pro Mitarbeiter kannst du jetzt den abzuziehenden Betrag eingeben, der in das neue Guthaben übertragen wird, in der Tabelle unten rechts pro Mitarbeiter - z.B nicht gesetzliche Ansprüche
  • Wähle „Ändern“ am unteren Rand der Seite, um die Werte vom alten Guthaben auf das neue Guthaben zu übertragen
  • Mache diesen Schritt erneut, wenn du auch ein verbleibendes Guthaben auf das andere neue Guthaben übertragen musst – z.B. gesetzlich

Schritt 9: Abwesenheitssalden neu berechnen

• Öffne für jeden Mitarbeiter das Vertragstab im Mitarbeiterbereich und bearbeite den neu erstellten Vertrag, der durch die vorherige Bulk-Aktion erstellt wurde, indem du auf das Stiftsymbol klickst. Setze alle Aufbaufaktoren der alten Guthaben auf den richtigen Faktor (=0), indem du auf das Neu berechnen-Symbol klickst. Dies ist der Grund, warum wir die Standardansammlung auf Null gesetzt haben, sowohl für die alten als auch die neuen Guthaben in Schritt 3. Tu dasselbe mit den neuen Guthaben und setze sie auf die entsprechende Ansammlung, indem du auf das Neu berechnen-Symbol klickst.
  

Schritt 10: Salden der Mitarbeiter überprüfen

• Überprüfe alle Salden des Mitarbeiters danach. Wenn das alte Guthaben immer noch im Jahr 2025 angezeigt wird und ein negatives Guthaben hat, ist dies dein Hinweis darauf, dass eine bestehende Abwesenheitsanfrage im Jahr 2025 noch mit dem alten Guthaben (z.B. gesetzlich bis 2024) verbunden sind, und bearbeitet werden müssen.

Schritt 11: Anspruchssalden in Abwesenheitsantrag bearbeiten

• Bearbeite die Abwesenheitsanfragen und ändere dort die alte "Bilanz" auf die neue Abwesenheitsbilanz.