Minijobber verwalten

Damit ein Mitarbeiter als Minijobber verwaltet werden kann, muss er den richtigen Vertrag hinterlegt bekommen, bei dem diese Funktion aktiviert ist. Anschließend ergibt sich – abhängig vom Stundenlohn – eine maximale Anzahl an Stunden, die pro Monat gearbeitet werden sollten und entsprechend ausgezahlt werden können. 

Inhalt:

Minijob-Vertrag aufsetzen

Lohn und monatliche Grenze

Abwesenheiten

Starbilanz

Tägliche Nutzung

Auszahlung

Statistiken

Minijob-Vertrag aufsetzen

Wenn man die Minijob-Funktion nutzen möchte, muss diese in den Einstellungen > Allgemein aktiviert werden:

Standardmäßig kommt das System mit einem Minjob-Vertrag. Dieser kann in den Einstellungen unter Mitarbeiter > Vertragsarten gefunden werden. 

Wenn ein neuer Vertrag mit der Minijob Funktion aufgesetzt werden soll, ist es wichtig den Haken bei Minijob zu setzten. 

Bei den Abwesenheitsrichtlinien wird automatisch der Stundenvertrag genommen, man kann diese aber auch anpassen oder eine neue Abwesenheitsrichtlinie für den Minijob erstellen (nur im Premium Paket möglich).

Wenn der Minijob-Vertrag erstellt ist, kann dieser den gewünschten Mitarbeitern im Profil des Mitarbeiters in seinem Vertrags-Reiter zugeordnet werden. 

 

Lohn und monatliche Grenze

Wenn ein Mitarbeiter einen Minijob-Vertrag hat, kann dieser im Mitarbeiter Reiter unter Vertrag angepasst und verwaltet werden. Das wichtigste ist hierbei das Eintragen des Stundenlohns im Vertrag. Abhängig vom Stundenlohn wird automatisch die monatliche Grenze berechnet, die der Minijobber arbeiten darf.

 

Abwesenheiten

Ebenfalls im Vertrag des Mitarbeiters kann der Urlaubsanspruch eingetragen werden. Je nachdem welche Abwesenheitsrichtlinie in der Vertragsart Minijob hinterlegt ist, kann der Urlaubsaufbau und der Wert eines Urlaubstages in Stunden definiert werden. Hier 2 Beispiele für einen dynamischen Urlaubsaufbau und einen festen Urlaubsaufbau.

Dynamischer Urlaubsaufbau: 

Dies ist bei der Abwesenheitsrichtlinie Stundenvertrag voreingestellt. Die Anzahl der Urlaubstage im Vertrag muss auf Basis der 5-Tage-Woche eingetragen werden. Standardmäßig ist der Urlaubsaufbau laut der tatsächlich gearbeiteten Tage. Diese tatsächlich gearbeiteten Tage gelten immer nur für die Vergangenheit und können keinen Einblick in zukünftige Urlaubsansprüche geben. Um eine Vorhersage des zukünftigen Urlaubsanspruches zu bekommen, können die Vertragsstunden genutzt werden. Hierzu kann man in den Vertragsstunden die Durchschnittsarbeitstage eintragen, auf deren Basis das System den zukünftigen Anspruch berechnen kann. Nicht vergessen, nach den Änderungen den Vertrag zu speichern. 

Beispiel:
Ein Minijobber arbeitet im Durchschnitt 2 Tage in der Woche und hat 4 Wochen Urlaubsanspruch. Das bedeutet, er bekommt letztendlich 8 Urlaubstage pro Jahr.
Um das richtig in Shiftbase abzubilden, muss man im Vertrag 20 Urlaubstage pro Jahr eintragen. In den Vertragsstunden kann bei 2 Tagen ein Durchschnitt der Stunden eingetragen werden, um eine Vorhersage des zukünftigen Urlaubsanspruchs zu erhalten. 

Wie der Wert eines Urlaubstages in Stunden berechnet wird, kann in den Abwesenheitsrichtlinien definiert werden. 

Fester Urlaubsaufbau:

Die Abwesenheitsrichtlinie Festanstellung hat diese Einstellungen voreingestellt. Auch hier muss der Wert des Urlaubsanspruches im Vertrag auf Basis der 5-Tage-Woche eingetragen werden. Der Urlaubsaufbau basiert auf den Vertragsstunden. Um hier einen Urlaubswert für den Mitarbeiter zu berechnen, müssen im Vertrag Stunden an den Wochentagen eingetragen werden. Dazu kann man in den Vertragsstunden die Durchschnittsarbeitstage eintragen, auf deren Basis das System den Anspruch des Urlaubs berechnet. Nicht vergessen, nach den Änderungen den Vertrag zu speichern. 

Beispiel:
Wenn ein Minijobber im Durchschnitt 2 Tage in der Woche arbeitet und 4 Wochen Urlaubsanspruch hat, bedeutet, er bekommt letztendlich 8 Urlaubstage pro Jahr.
Um das richtig in Shiftbase abzubilden, muss man im Vertrag 20 Urlaubstage pro Jahr eintragen. In den Vertragsstunden kann bei 2 Tagen ein Durchschnitt der Stunden eingetragen werden, um die Urlaubstage richtig berechnet zu bekommen.

Wie der Wert eines Urlaubstages in Stunden berechnet wird, kann in den Abwesenheitsrichtlinien definiert werden

Startbilanz

Wenn ein Minijob Mitarbeiter schon Stunden gearbeitet hat (weil mit Shiftbase beispielsweise erst Mitte des Monats begonnen wurde), kann man diese über eine Bulk-Aktion > Salden Korrektur hinzufügen.

Um diese Aktion durchzuführen, kannst du in den Mitarbeiter Reiter gehen. Wähle dort die gewünschten Mitarbeiter aus, oder nutze den Filter Vertragsarten oben rechts. Klicke anschließend auf die Bulk-Aktion > Salden Korrektur.

In dem neuen Fenster wähle zuerst die Minijob-Bilanz, trage das gewünschte Datum ein und die Anzahl der Stunden, die die individuellen Mitarbeiter haben. 

Die Startbilanz ist hinterher im Minijob Reiter in dem Mitarbeiter Profil zu sehen:

 

 

 

Tägliche Nutzung

Ein Mitarbeiter mit einem Minijob kann wie alle anderen Mitarbeiter auch im Dienstplan eingeteilt werden und seine Zeiten wie gewohnt stempeln. 

Im Dienstplan kann man über den Filter Summen anzeigen weitere Informationen über den MInijobber, mit einem Sparschwein markiert, einsehen:

• Alle Stunden: Gesamte gestempelten und geplanten Stunden
• Max. Stunden: Maximale erlaubten Stunden laut der Minijob Grenze
• Prozentsatz: Der Prozentsatz von den gesamten Stunden gegen die maximalen Stunden (sichtbar, wenn man mit der Maus über das Symbol geht).

 

 

In den Einstellungen für den Mitarbeiter gibt es einen neuen Reiter Minijob.

Hier kann man monatsweise alle vergangenen und bestätigten Arbeitszeiten einsehen und wie diese ausgezahlt wurden. Wenn Stunden in einem Monat nicht ausbezahlt wurden, oder in einem Monat mehr gearbeitet als ausgezahlt wurde, wird dies in der Bilanz in den Folgemonaten angezeigt. 

Wenn man mit der Maus über den Kreis auf der rechten Seite geht, werden einem der Prozentsatz der monatlichen Arbeitsstunden angezeigt, sprich wie viel Prozent der monatlich Grenze der Mitarbeiter in dem Monat genutzt hat. Wenn die Grenze überschritten ist, wird der Kreis orange und zeigt die Warnung an. 

Auf der linken Seite kann man sich auf diese Weise das Auszahlungsdatum anzeigen lassen. 

 

Auszahlung

Die Auszahlung für die Minijob-Mitarbeiter kann man im Arbeitszeitprotokoll > Aktionen > Minijob-Auszahlungen vorbereiten tätigen. Bei dieser Funktion handelt es sich um eine Vorbereitung, die noch angepasst werden kann, es wird nicht direkt ausbezahlt. Diese Vorbereitung dient dem Export für den Lohn und markiert die Stunden als bezahlt in Shiftbase. 

In der Tabelle kann man pro Mitarbeiter angeben, wer wie viele Stunden in dem ausgewählten Monat ausbezahlt bekommt. 

Über die Bulk-Aktionen kann man auswählen, ob die maximale Anzahl an vertraglich erlaubten Stunden pro Monat oder alle angesammelten Stunden ausbezahlt werden sollen. 

Auch diese Zahlen kann man anschließend noch manuell anpassen. Mit Abschließen werden die Stunden zur Auszahlung freigegeben und die Stunden werden für den Mitarbeiter als bezahlt markiert. 

 

Statistiken

Um die Minijobber in den Statistiken auswerten zu können, kann man die Statistik Lohnabrechnung oder die Zeitraumübersicht nutzen. 

In der Lohnabrechnung gibt es die Spalten Minijob-Auszahlung, über welche man sehen kann, welche Stunden in welchem Zeitraum ausbezahlt wurden. 

In der Zeitraumübersicht kann man sich ebenfalls die gearbeiteten Stunden und das Gehalt anzeigen lassen, inklusive eventueller Zuschläge und Abwesenheiten.