Migration zum Minijob

Wenn Du die neue Minijob-Funktion nutzen möchtest, erklärt Dir dieser Artikel die genauen Schritte, um Deine Mitarbeiter umzustellen. Alle Informationen zu der Minijob-Funktion findest Du ansonsten in diesem Artikel.     

Inhalt:

Aktivierung der Minijob-Funktion

Erstellung Minijob-Vertrag

Vertrag den Mitarbeiter zuordnen

Lohn und Abwesenheit eintragen

Startbilanz hinterlegen

 

Aktivierung der Minijob-Funktion

Wenn man die Minijob-Funktion nutzen möchte, muss diese in den Einstellungen > Allgemein aktiviert werden:

Anschließend kann die Funktion für neue Vertragsarten eingestellt werden. 

 

Erstellung Minijob-Vertragsart

Standardmäßig kommt das System mit einem Minjob-Vertrag. Dieser kann in den Einstellungen unter Mitarbeiter > Vertragsarten gefunden werden. 

Bei dem Minijob Vertrag ist es wichtig die folgenden Punkte zu überprüfen:

• Kosten für das Unternehmen: Berechnung der Gesamtkosten eines Mitarbeiters, einschließlich Gehalt und aller damit verbundenen Ausgaben.
• Zuschlagskarte: Meist die Standard-Karte, wenn im vorherigen eine bestimmte Zuschlagskarte hinterlegt war, kann hier diese wieder eingetragen werden. 
• Abwesenheitsrichtlinie: Hier kann gerne dieselbe Abwesenheitsrichtlinie wie bei dem vorherigen Vertrag eingetragen werden. Dadurch werden auch dieselbe Abwesenheitsberechnungen wie bisher übernommen. 
  Alternativ kann eine neue Abwesenheitsrichtlinie für diese Vertragsart erstellt werden. 

Wenn ein neuer Vertrag mit der Minijob Funktion aufgesetzt werden soll, ist es wichtig den Haken bei Minijob zu setzten. 

 

Vertrag den Mitarbeiter zuordnen

Der Vertrag kann entweder individuell für einzelne Mitarbeiter geändert werden, oder als Bulk-Aktion für mehrere ausgewählte Mitarbeiter.

Einzel-Zuordnung:
Wenn der Minijob-Vertrag erstellt ist, kann dieser den gewünschten Mitarbeitern im Profil des Mitarbeiters in seinem Vertrags-Reiter zugeordnet werden. 

 

Bulk-Aktion:
Im Reiter Mitarbeiter kann man alle gewünschten Mitarbeiter über die Boxen auf der linken Seite auswählen oder die Filter nutzen und Mitarbeiter suchen, die eine bestimmte Vertragsart haben. Darüber kann man zum Beispiel nach den aktuellen Minijob Mitarbeitern suchen. Anschließend kann man mit der Bulk-Aktion den Vertrag für alle ausgewählten Mitarbeiter ändern.

In der Maske kann man folgende Punkte auswählen:

• Datum: ab welchem Datum der neue Vertrag gelten soll
• Von: der Vertrag, den die Mitarbeiter aktuell haben
• Zu: hier kann der neue Minijob-Vertrag ausgewählt werden
  

Lohn und Abwesenheit eintragen

Wenn ein Mitarbeiter einen Minijob-Vertrag hat, kann dieser im Mitarbeiter Reiter unter Vertrag angepasst und verwaltet werden. Das wichtigste ist hierbei das Eintragen des Stundenlohns im Vertrag. Abhängig vom Stundenlohn wird automatisch die monatliche Grenze berechnet, die der Minijobber arbeiten darf.

Ebenfalls im Vertrag des Mitarbeiters kann der Urlaubsanspruch eingetragen werden. Je nachdem welche Abwesenheitsrichtlinie in der Vertragsart Minijob hinterlegt ist, kann der Urlaubsaufbau und der Wert eines Urlaubstages in Stunden definiert werden.

Die Anzahl der Urlaubstage im Vertrag muss auf Basis der 5-Tage-Woche eingetragen werden. Standardmäßig ist der Urlaubsaufbau laut der tatsächlich gearbeiteten Tage. Diese tatsächlich gearbeiteten Tage gelten immer nur für die Vergangenheit und können keinen Einblick in zukünftige Urlaubsansprüche geben. Um eine Vorhersage des zukünftigen Urlaubsanspruches zu bekommen, können die Vertragsstunden genutzt werden. Hierzu kann man in den Vertragsstunden die Durchschnittsarbeitstage eintragen, auf deren Basis das System den zukünftigen Anspruch berechnen kann. Nicht vergessen, nach den Änderungen den Vertrag zu speichern. 

Startbilanz hinterlegen

Wenn ein Minijob Mitarbeiter schon Stunden gearbeitet hat (weil mit Shiftbase beispielsweise erst Mitte des Monats begonnen wurde), kann man diese über eine Bulk-Aktion > Salden Korrektur hinzufügen.

Um diese Aktion durchzuführen, kannst du in den Mitarbeiter Reiter gehen. Wähle dort die gewünschten Mitarbeiter aus, oder nutze den Filter Vertragsarten oben rechts. Klicke anschließend auf die Bulk-Aktion > Salden Korrektur.

In dem neuen Fenster wähle zuerst die Minijob-Bilanz, trage das gewünschte Datum ein und die Anzahl der Stunden, die die individuellen Mitarbeiter haben. 

Die Startbilanz ist hinterher im Minijob Reiter in dem Mitarbeiter Profil zu sehen:

 

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