Afwezigheid registreren

Afwezigheid van medewerkers registreren

Basic_Premium Plan

 


🖥 Naar Shiftbase


Het aanvragen van afwezigheid door medewerkers kan op verschillende manieren worden gedaan. Zij kunnen dit aanvragen via de desktop of in de mobiele app.

Standaard kan een medewerker alleen vakantie aanvragen, andere afwezigheidstypes moeten door een beheerder worden geregistreerd.

💡 Tip: Maak gebruik een afwezigheidsbeleid als er in een bepaalde periode geen afwezigheid van medewerkers gewenst is.

Inhoud

Afwezigheidsoverzicht

Afwezigheid registreren in uren

Afwezigheid registreren in dagen

Afwezigheid goed- of afkeuren

Nationale feestdag registreren

Afwezigheidsoverzicht

Ga naar het tabblad Medewerkers, en klik op de medewerker waarvan je het afwezigheidsoverzicht wilt bekijken. Klik vervolgens bovenin op Afwezigheid.



In dit overzicht vind je per jaar alle informatie rondom de afwezigheid van de medewerker, rechtsboven kan je het gewenste jaar selecteren.

  • Verlofsaldo's: Hier zie je per verlofsaldo de stand van Vandaag, wat er dit jaar is Opgenomen, het Startsaldo van dit jaar en het Eindsaldo van dit jaar.

  • Onbesliste aanvragen: Hier zie je de aanvragen staan die nog niet gekeurd zijn.

  • Nagekeken aanvragen: Hier zie je de gekeurde aanvragen.

  • Aanpassingen: Hier zie je de mogelijke verlofcorrecties die dit jaar zijn uitgevoerd.

Vanuit hier kan je ook een aangevraagde en gekeurde afwezigheid verwijderen. Doe dit door rechts op de prullenbak te klikken. Na bevestiging hiervan is de afwezigheid definitief verwijderd.

Afwezigheid registreren in uren

In het rooster vind je aan de rechterkant, naast de knop Dienst toevoegen een pijltje naar beneden. Klik hier op. In dit menu kies je voor Afwezigheid.


  • Medewerker: Selecteer hier voor welke medewerker je afwezigheid wilt registreren.
  • Type: Selecteer het afwezigheidstype dat je wilt registreren (vakantie, ziek etc).
  • Periode: De gewenste periode van afwezigheid. In de tabel vind je vervolgens een overzicht van alle dagen binnen deze periode.
  • Per dag kan het aantal afwezige uren opgegeven worden, dit wordt standaard vanuit het contract al ingevoerd. Wil je hier van afwijken, vul dan bij Uren het juiste aantal uren in.
  • Voor een dagdeel vink je Dagdeel aan en stel de vanaf-tijd en het aantal uren handmatig in.
  • Notitie: Geeft de mogelijkheid om een omschrijving toe te voegen.
  • Goedgekeurd: Hier kan je de aanvraag direct goedkeuren, mits je hier de juiste toegangsrechten voor hebt.
  • Tussenliggende diensten: Hier kan je kiezen wat er met de diensten moet gebeuren die door de afwezigheid komen te vervallen.
    • Verwijder uit rooster: Je verwijdert de diensten die in de periode van afwezigheid staan ingeroosterd.

    • Toon in rooster: Hiermee laat je de reeds ingeroosterde diensten gewoon bij de geselecteerde medewerker staan.

    • Verplaats naar open diensten: Hiermee zet je de reeds ingeroosterde diensten om in open diensten.

  • Informeer medewerker: Door dit aan te vinken wordt de medewerker via de mail en push notificatie op de hoogte gebracht.
  • Verberg afwezigheden zonder uren: Als je dit aan vinkt worden afwezigheidsdagen zonder afwezigheids-uren niet getoond in het rooster en de urenregistratie.

Afwezigheid registreren in dagen

  • Medewerker: Selecteer de medewerker waarvoor er een afwezigheid moet worden toegevoegd.
  • Type: Selecteer het type afwezigheid die je wilt registreren. In de tabel vind je een overzicht van alle dagen binnen deze periode.
  • Periode: De gewenste periode voor de afwezigheid. 
  • Afwezigheid: Met deze optie kun je de verschillende soorten vrije dagen kiezen.
    • Hele dag: Een volledige dag wordt in mindering gebracht.
    • Halve dag vanaf: Een halve dag wordt in mindering gebracht vanaf het moment dat je aangeeft.
    • Halve dag tot: Een halve dag wordt in mindering gebracht tot het moment dat je aangeeft.
    • Geen afwezigheid: Dan word er geen verlof in mindering gebracht.
  • Notitie: Geeft je de mogelijkheid om een notitie toe te voegen.
  • Goedgekeurd: Hier kun je direct het verzoek goedkeuren mits je de juiste toegangsrechten hebt.
  • Tussenliggende diensten: Hier geef je aan wat er met het rooster moet gebeuren tijdens de afwezigheid.
    • Verwijder uit rooster: Je verwijdert de diensten die in de periode van afwezigheid staan ingeroosterd.

    • Toon in rooster: Hiermee laat je de reeds ingeroosterde diensten gewoon bij de geselecteerde medewerker staan.

    • Verplaats naar open diensten: Hiermee zet je de reeds ingeroosterde diensten om in open diensten.

  • Informeer medewerker: Door dit aan te vinken wordt de medewerker via de mail en push notificatie op de hoogte gebracht.
  • Verberg afwezigheidsdagen zonder waarde: Als je dit aan vinkt worden afwezigheidsdagen zonder afwezigheids-uren niet getoond in het rooster en de urenregistratie.

Afwezigheid goed- of afkeuren

Wanneer er door een medewerker een afwezigheidsaanvraag wordt gedaan, kan je deze goed- of afkeuren. Om dit te doen klik je rechtsboven in de blauwe balk op je naam en ga je naar Aanvragen.

Hier zie je de lijst met afwezigheidsaanvragen. Als je op het Vergrootglas klikt kan je de aanvraag bekijken, eventueel aanpassen en goed- of afkeuren.


Nationale feestdag registreren

Om ervoor te zorgen dat er geen minuren in rekening worden gebracht bij medewerkers op nationale feestdagen, kan je deze in Shiftbase registreren. Hiervoor voeg je een nieuwe afwezigheidsregistratie toe en selecteer je bij Type simpelweg Nationale feestdag.

Standaard worden de verlofuren van nationale feestdagen niet in mindering gebracht op het verlofsaldo.

💡 Tip: Je kan ook voor meerdere medewerkers tegelijk een nationale feestdag registreren via een bulkactie, je leest er hier meer over.

⚠️ Let op: Omdat contracten in de loop van het jaar kunnen veranderen, raden wij aan om de nationale feestdag pas te registreren wanneer je de planning van die periode maakt.