In dit artikel kun je ontdekken hoe je afwezigheden van werknemers kunt beheren.
Het aanvragen van afwezigheid door medewerkers kan op verschillende manieren worden gedaan. Zij kunnen dit aanvragen via de desktop of in de mobiele app.
Standaard kan een medewerker alleen vakantie aanvragen, andere afwezigheidstypes moeten door een beheerder worden geregistreerd.
💡 Tip: Maak gebruik van een afwezigheidsbeperking als er in een bepaalde periode geen afwezigheid van medewerkers gewenst is.
Inhoud
Registratie van afwezigheden
Uitleg van het afwezigheidsformulier
Afwezigheden accoderen
Nationale feestdagen registreren
Registratie van afwezigheden
Over het tabblad Rooster:
In het Rooster, aan de rechterkant, naast de knop Dienst toevoegen, vind je de knop Acties. Klik erop. Kies in dit menu voor Afwezigheid.
Over de Medewerkers-tab:
Om een afwezigheid te registreren via het medewerkers-menu, ga naar [Medewerkers > selecteer een medewerker > Afwezigheid] en voeg een nieuwe afwezigheid toe met + Afwezigheid.
Over de Urenregistratie-tab:
Om een afwezigheid te registreren via het urenregistratie-menu, ga naar [Urenregistratie> klik op de knop: Acties en daarna de knop: Afwezigheid toevoegen].
Afwezigheidsformulier uitgelegd:
Als je een afwezigheid toevoegt op een van de hierboven uitgelegde manieren, zal het volgende formulier openen.
Medewerker: Selecteer voor welke werknemer je de afwezigheid wilt registreren.
Type: Selecteer het type afwezigheid dat je wilt registreren.
Onbekende einddatum: Dit selectievakje wordt weergegeven als je het afwezigheden zonder einddatum hebt toegestaan. Het is vooral handig bij het registreren van ziekteverlof of ouderschapsverlof.
Periode: De gewenste periode van afwezigheid. In de tabel vind je een overzicht van alle dagen binnen deze periode.
Per dag kunnen het aantal afwezige uren worden ingevoerd; standaard is dit al ingevoerd vanuit het contract. Als je hiervan wilt afwijken, voer dan het juiste aantal uren in.
Voor een deel van de dag vink je Gedeeltelijke dag aan en stel je de starttijd en het aantal uren handmatig in vanaf het moment dat de afwezigheid begon.
Als je je afwezigheden in dagen hebt ingericht, zal het formulier in plaats daarvan deze velden tonen:
Afwezigheid: Deze optie laat je verschillende soorten verlof kiezen.
Volledige dag: Trekt een volledige dag vakantie af.
Halve dag vanaf: Trekt een halve dag af vanaf het door jou gekozen tijdstip.
Halve dag tot: Trekt een halve dag af tot het door jou gekozen tijdstip.
Geen afwezigheid: Zal geen dag afwezigheid aftrekken.
💡Tip: Houd er alsjeblieft rekening mee dat alleen hele of halve dagen als afwezigheid geregistreerd kunnen worden..
Opmerking: Geeft je de mogelijkheid om een beschrijving toe te voegen.
Goedgekeurd: Hier kun je de aanvraag direct goedkeuren, mits je de juiste toegangsrechten hiervoor hebt.
Tussenliggende diensten: Hier kun je kiezen wat je wilt doen met de diensten die geannuleerd zijn vanwege de afwezigheid.
Verwijderen uit rooster: Je verwijdert de diensten die zijn gepland in de periode van afwezigheid.
Toon in rooster: Dit laat de al geplande diensten bij de geselecteerde werknemer staan.
Verplaatsen naar open dienst: Hiermee kun je de al geplande diensten omzetten naar open diensten.
Verberg afwezigheidsdagen zonder uren: Als je dit aanvinkt, zullen afwezigheidsdagen zonder afwezigheidsuren niet worden weergegeven in het rooster en de urenregistratie.
Accorderen van afwezigheidsverzoeken
Wanneer een afwezigheidsverzoek door een werknemer wordt ingediend, kun je dit goedkeuren of afwijzen. Klik hiervoor op je icoon rechtsboven in de balk en ga naar Verzoeken.
Hier zie je de lijst met afwezigheidsverzoeken als je op het verzoek klikt.
💡Tip: Als je het verzoek in het rooster wilt bekijken, kun je op de blauwe datum rechts van het verzoek klikken.
Standaard worden verlofuren van nationale feestdagen niet afgetrokken van het verlofsaldo.
💡 Tip: Je kunt ook een nationale feestdag voor meerdere werknemers tegelijk registreren via een bulkactie. Meer informatie hierover vind je hier.
⚠️ Waarschuwing: Omdat contracten gedurende het jaar kunnen veranderen, raden we je aan om de nationale feestdag niet te registreren voordat je het rooster voor die periode hebt gemaakt.
