Personio Integration

Einrichtung deiner Integration mit Personio

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Übersicht


Integration hinzufügen

Vertragsabteilungen

Vertragsarten

Mitarbeiter

Aktive App Übersicht

Statistik


Integration hinzufügen:

Um eine Personio-Integration in deinem Shiftbase-Konto hinzuzufügen, gehe zu Einstellungen > App-Center > Personio. Klicke dann auf das grüne + Personio-Integration hinzufügen.

Personio_Authentication_DE

Dann kannst du dich mit deiner Kunden-ID und deinem Kundengeheimnis anmelden. Diese Daten können von deinem Personio-Konto abgerufen werden. Sie sind mit dem erstellten API-Token in Personio verknüpft. Die minimal erforderlichen Berechtigungen für die API in Personio sind:

  • Mitarbeiter (Lesen)

Personio_Configuration_DE

Nach der Eingabe der Kunden-ID und des Kundengeheimnisses wird der Konfigurationsbildschirm angezeigt. 

Hier gibst du der Integration einen Namen. Unter Vertragsfelder kannst du angeben, welche Vertragsfelder du synchronisieren möchtest. Hier hast du die folgenden Optionen:

  • Funktion
  • Enddaten
  • Vertragsstunden
  • Löhne

Unter Mitarbeiterfelder kannst du angeben, welche Mitarbeiterfelder du synchronisieren möchtest. Hier hast du die Möglichkeit, ein Geburtsdatum hinzuzufügen.

Wenn du das Kästchen Neue Mitarbeiter automatisch hinzufügen anklickst, werden neue Mitarbeiter aus Personio bei der nächtlichen Synchronisierung auch in Shiftbase hinzugefügt.

Als Nächstes folgt das Feld Import-E-Mail-Adresse benachrichtigen. Die E-Mail-Adresse, die du hier eingibst, wird per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Änderung von Personio zu Shiftbase übertragen wird. Klicke abschließend auf Speichern.

Zuteilung der Integration:

Als nächstes siehst du die Einstellungen für die Integration. Hier findest du die folgenden 3 Registerkarten:

  • Vertragsabteilungen
  • Vertragsarten
  • Mitarbeiter

Vertragsabteilungen:

Personio_Mappingscreen_DE

Zuerst kommst du zu den Vertragsabteilungen. Hier kannst du die Kostenstellen oder Abteilungen in Personio mit einer Abteilung in Shiftbase verknüpfen. Das kannst du über ein Dropdown-Menü tun. Wenn du die Kostenstellen oder Abteilungen verknüpft hast, klickst du unten auf Speichern.

Vertragsarten

Screenshot 2022-09-19 103527


Als Nächstes kannst du auf den zweiten Reiter Vertragsarten gehen. Hier verknüpfst du die Vertragsarten aus Personio und Shiftbase. Zuerst hast du die Externen Vertragsarten. Hier verknüpfst du die Vertragsarten, die du in Personio kennst, mit den Vertragsarten in Shiftbase.

👀 Beispiel:

Stundenarbeitnehmer verlinkt es zu Flex-Stunden.
Festangestellte verlinkt es zu Feste Stunden.

Als Nächstes hast du die internen Vertragsarten. Hier verknüpfst du die Vertragsarten, die du in Shiftbase kennst, mit den Vertragsarten in Personio.

👀 Beispiel:

Flexible Stunden verlinkt es zu Stundenarbeitnehmer.
Feste Stunden verlinkt es zu Festangestellten.

Wenn du die Vertragsarten verknüpft hast, klicke unten auf Speichern.

Mitarbeiter:

Personio_Employeescreen_DE

Als Nächstes ist es wichtig, alle Mitarbeiter zu verknüpfen, die mit deinem Personio-Konto verknüpft werden müssen. Wir versuchen automatisch für jeden (aktiven) Mitarbeiter, einen passenden Mitarbeiter in deinem Konto zu finden. 

Wenn keine Übereinstimmung gefunden werden kann, wird der Mitarbeiter automatisch hinzugefügt. Der Abgleich erfolgt anhand der E-Mail-Adresse und/oder der Versicherungs-Nr. Du kannst deine Personio-Mitarbeiter in 4 Kategorien finden:

  • Nicht zugeordnete Mitarbeiter: die Mitarbeiter, die noch nicht verknüpft sind und hinzugefügt werden können.
  • Zugeordnete Mitarbeiter: die Mitarbeiter, die bereits mit einem Mitarbeiter in deinem Konto verknüpft sind.
  • Ausgeschlossene Mitarbeiter: Mitarbeiter, für die angegeben/erkannt wurde, dass sie nicht importiert werden sollen. Dies kann manuell für einen bestimmten Mitarbeiter erfolgen, aber auch automatisch über die Einstellungen für Vertragsabteilungen/Vertragsarten.
  • Inaktive Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter, die bereits aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden sind; standardmäßig ist diese Gruppe ausgeblendet. Du kannst diese Mitarbeiter mit der schwarzen Schaltfläche auf der rechten Seite einblenden.

Wenn die Mitarbeiter verknüpft sind, klicke unten auf Speichern.

Sobald alles verarbeitet wurde, findet jede Nacht eine Synchronisierung statt. Dabei werden die verknüpften Mitarbeiter aktualisiert und, falls gewünscht, neue Mitarbeiter hinzugefügt.

Aktive App Übersicht:

Personio_ActiveAppOverview_DE

Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen vornehmen möchtest, kannst du dies unter Einstellungen > App-Center > Personio tun.
In der Übersicht der aktiven App siehst du 4 Symbole. Diese sind wie folgt:

  • Zahnrad: Damit wird das Konfigurationsfenster geöffnet.
  • Quadratische Pfeile: Dies führt zur Zuordnung der Integration.
  • Papierkorbsymbol: Damit wird die Integration deaktiviert.
  • Download-Symbol: Damit wird der Synchronisierungsprozess ausgelöst, der normalerweise nachts stattfindet.

Statistik:

Es gibt auch eine spezielle Statistik für Personio. Diese Statistik bietet eine übersichtliche Zeiterfassung pro Arbeitsschicht und Mitarbeiter. Diese Statistik kann direkt an Personio übertragen werden.

Die folgenden Felder werden in dieser Statistik angezeigt:

  • User ID
  • Name
  • Pause
  • Datum
  • Startzeit
  • Endzeit

Diese Statistik kann über die Registerkarte Statistik aufgerufen werden. Hier findest die Statistiken, indem du auf Dashboard für Statistiken klickst. Hier wählst du unten die Personio Statistik aus.

Screenshot 2022-09-19 103709

Dann kannst du in der linken oberen Ecke den Zeitraum auswählen. Nachdem du den Zeitraum ausgewählt hast, kannst du die Statistik in der rechten oberen Ecke anfordern.

Wenn du die Statistik angefordert hast, siehst du eine Beispielversion. Dann kannst du oben rechts auf An Personio senden klicken.

⚠️ Achtung : Es ist nicht möglich, einen zuvor exportierten Zeitraum zu überschreiben. Wenn du die Daten erneut senden möchtest, müssen alle bereits vorhandenen Daten aus Personio entfernt werden.



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