Personio koppeling

Het instellen van de Personio koppeling

downloads.intercomcdn.comio3104263780b19da8e2bc90a6d654883e8Premium

Inhoud

Koppeling toevoegen

Contractafdelingen

Contracttypes

Medewerkers

Actieve applicaties

Rapportage

Koppeling toevoegen

Om een Personio koppeling toe te voegen ga je binnen Shiftbase naar Instellingen > App center > Personio. Vervolgens klik je op de groene knop + Voeg een Personio koppeling toe.

Personio NL 1

Vervolgens kun je met je Client ID en Client secret inloggen. Deze gegevens zijn op te vragen in je Personio account. Deze zijn gekoppeld aan het aangemaakte API token binnen Personio. De minimale vereiste rechten van de API binnen Personio zijn:

  • Employees (Read)
  • Attendances (Read + Write)

Personio NL 2

Wanneer de Client ID en Client secret zijn ingevoerd kom je uit bij het configuratie scherm. 

Hier geef je de koppeling een naam. Bij Contractvelden geef je aan welke contractvelden je wilt synchroniseren. Hier heb je de volgende opties:

  • Functie
  • Einddata
  • Contracturen
  • Uurlonen

Bij Medewerkers velden geef je aan welke medewerkersvelden je wilt synchroniseren. Hier heb je als optie geboortedatum.

Door een vinkje te plaatsen bij Nieuwe medewerkers automatisch toevoegen worden nieuwe medewerkers vanuit Personio bij de nachtelijke synchronisatie ook toegevoegd in Shiftbase.

Vervolgens heb je het veld E-mail adres voor import-berichtgeving. Het e-mail adres wat je hier invult krijgt per e-mail berichtgeving wanneer er een aanpassing is doorgezet vanuit Personio naar Shiftbase. Klik als laatste op Opslaan.

Koppeling instellen

Vervolgens kom je bij de instellingen van de koppeling uit. Hier kom je de volgende 3 tabbladen tegen:

  • Contractafdelingen
  • Contracttypes
  • Medewerkers

Contractafdelingen

Personio NL 3

Als eerste kom je uit bij Contractafdelingen. Hier kun je de Kostenplaatsen of Afdelingen binnen Personio koppelen aan een afdeling binnen Shiftbase. Dit kun je doen doormiddel van een drop-down menu. Wanneer je de kostenplaatsen of afdelingen gekoppeld hebt klik je onderin op Opslaan.

Contracttypes

Personio NL 4

Vervolgens kun je naar het tweede tabblad Contracttypes. Hier koppel je de contracttypes van Personio en Shiftbase met elkaar. Allereerst heb je hier de Externe contracttypes. Hier koppel je de contracttypes zoals bekend in Personio met de contracttypes binnen Shiftbase.

👀 Voorbeeld:

Uurloner koppel je aan Nul uren.
Vaste kracht koppel je aan Vaste uren.

Vervolgens heb je de Interne contracttypes. Hier koppel je de contracttypes zoals bekend in Shiftbase met de contracttypes binnen Personio.

👀 Voorbeeld:

Nul uren koppel je aan Uurloner.
Vaste uren koppel je aan Vaste kracht.

Wanneer je de contracttypes hebt gekoppeld klik je onderin op Opslaan.

Medewerkers

Personio NL 5

Vervolgens is het zaak dat alle medewerkers worden gekoppeld die vanuit Personio moeten worden gekoppeld aan jouw account. Wij proberen automatisch om voor iedere (actieve) medewerker een bijbehorende medewerker te vinden binnen jouw account. 

Indien er geen match kan worden gevonden wordt de medewerker automatisch op toevoegen gezet. De match wordt gemaakt op basis van e-mail adres en/of BSN. Je vindt je Personio medewerkers in 4 categorieën terug:

  • Niet gekoppelde medewerkers: de medewerkers die nog niet gekoppeld zijn en toegevoegd kunnen worden.

  • Gekoppelde medewerkers: de medewerkers die reeds gekoppeld zijn aan een medewerker binnen je account.

  • Uitgesloten medewerkers: medewerkers waarvoor aangegeven/gedetecteerd is dat deze niet moeten worden geïmporteerd, dit kan handmatig aangegeven worden voor een specifieke medewerker maar gebeurd ook automatisch aan de hand van instellingen voor contract afdelingen / contract types.

  • Oud medewerkers: alle medewerkers die reeds uit dienst zijn, standaard wordt deze groep verborgen. Je kunt deze medewerkers tonen met de zwarte knop aan de rechterzijde.

Wanneer de medewerkers zijn gekoppeld klik je onderin op Opslaan.

Als alles is verwerkt zal elke nacht een synchronisatie plaatsvinden. Hier worden gekoppelde medewerkers bijgewerkt en nieuwe medewerkers, indien gewenst, worden toegevoegd.

Actieve applicaties

Personio NL 6

Als je op een later tijdstip wijzigingen wil aanbrengen, kan je dit doen door naar Instellingen > App center > Personio te gaan.

In het actieve applicaties overzicht zie je 4 symbolen. Deze zijn als volgt:

  • Tandwiel: Hiermee open je het configuratievenster.
  • Vierkante pijlen: Dit leidt naar de instellingen van de koppelingen.
  • Prullenbak-icoon: Hiermee deactiveer je de koppeling.
  • Download-icoon: Dit activeert het synchronisatieproces dat normaal 's nachts plaatsvindt.

Rapportage

Er is ook een specifieke rapportage voor Personio. Deze rapportage biedt een beknopt urenregistratie overzicht per gewerkte dienst per medewerker. Deze rapportage kan direct worden doorgezet naar Personio.

De volgende velden worden getoond in deze rapportage:

  • Gebruikers-ID
  • Naam
  • Pauze
  • Datum
  • Starttijd
  • Eindtijd

Deze rapportage is terug te vinden via het tabblad Rapportages. Hier kun je linksboven de rapportage vinden door te klikken op Dashboard rapportage. Hier selecteer je onderin de Personio rapportage.

Vervolgens kun je linksboven de periode selecteren. Na het selecteren van de periode kun je rechtsboven de rapportage aanvragen.

Wanneer je de rapportage hebt opgevraagd krijg je een voorbeeld versie te zien. Vervolgens kun je rechtsboven klikken op Verstuur naar Personio.

De gegevens worden direct doorgezet naar Personio.

⚠️Let op: Wanneer je voor dezelfde periode nogmaals gegevens wilt versturen kan er geen import plaatsvinden in Personio. Dan moeten deze gegevens eerst uit Personio verwijderd worden.

downloads.intercomcdn.comio3102564373de631bf49d894813c69755dHC+-+YouTube+Footer+NL