In dit artikel worden de stappen beschreven hoe bestaande verlofrechten toe te voegen aan een verlofsaldo in Shiftbase. Hiermee kun je alle rechten via een correctie toevoegen waardoor de medewerker met terugwerkende kracht inzage krijgt.
❗ Let op: Zorg ervoor dat je ons artikel over het instellen van de vervaldatum van het saldo hebt gelezen voordat je verder gaat. Dit artikel legt uit hoe je een algemeen nieuw saldo met een vervaldatum instelt.
⚠️ Belangrijke mededeling
Als je je niet comfortabel voelt bij onderstaande stappen, begin dan niet met de migratie. Neem in plaats daarvan contact op met ons supportteam. Een van onze medewerkers kan je dan verder helpen met de stappen die in dit artikel worden beschreven.
Dit is een mooi nieuwe functie, die echter een nauwkeurige migratie vereist om ervoor te zorgen dat je afwezigheidsgegevens correct blijven.
Lees eerst het hele artikel en als je twijfelt over bepaalde stappen, neem dan contact op met ons supportteam en stel hen je vraag.
Inhoud
Stap 1: Maak eerst een back-up van je gegevens
Stap 2: Koppeling uitschakelen
Stap 3: Nieuw contract toevoegen
Stap 4: Correcties uitvoeren
Stap 5: Voer correctie in geselecteerde jaar
Stap 6: Controle van correctie(s)
Stap 7: Correctie verlofrechten huidige jaar
Stap 8: Afronding van correcties
Introductie
Dit artikel is bedoeld voor bestaande en/of nieuwe klanten die de wettelijke en bovenwettelijke verlofsaldo’s met terugwerkende kracht in Shiftbase willen verwerken. In dit artikel leiden we je door de stappen om de correcties uit te voeren naar een verlofsaldo’s met een vervaldatum voor de komende jaren.
Voorwaarde is dat men per jaar de restanten aan rechten bijgehouden zijn. Voor het lopende jaar is dienen de verlofrechten vanaf begin huidig jaar tot aan begin gebruik van Shiftbase minus de reeds opgenomen uren te worden gecorrigeerd. De formule ziet er dan als volgt uit:
Opgebouwde verlofrechten vanaf begin huidige jaar tot begin datum Shiftbase minus opgenomen uren vanaf begin huidige jaar tot begin datum Shiftbase.
💡 Deze methode is van toepassing als je momenteel het verlof beheert met twee verlofsaldo’s in Shiftbase, die wettelijke en bovenwettelijke verlof vertegenwoordigen.
Als je momenteel je verlof beheert met één saldo, volgt dan Methode 2: Klanten met één bestaande verlof saldo.
Stap 1: Maak eerst een back-up van je gegevens
Wij adviseren je ten zeerste om een back-up te maken van de 'verlofsaldo’s via onze rapportage voor de jaren die gemigreerd zullen worden, voordat je het migratieproces start. Doe het volgende:
- Ga naar Rapportages.
- Selecteer Verlof en selecteer Verlofsaldo gedetailleerd.
- Voer de juiste datum in. Bijvoorbeeld: Je wilt een saldo-vervaldatum instellen vanaf 01-01-2025 - je wilt nu een back-up maken van je huidige saldo's op datum 31-12-2024. Download het rapport en sla het op je computer op.
Stap 2: Koppeling uitschakelen
⚠️ Als je momenteel een koppeling gebruikt die medewerkersgegevens importeert, en als je verwacht onderstaande stappen niet binnen één dag te kunnen voltooien, raden wij je ten zeerste aan de koppeling voorlopig te deactiveren, totdat alle volgende stappen zijn voltooid.
Stap 3: Nieuw contract toevoegen
-
Voeg een nieuw contract aansluitend aan het bestaande contract en van dezelfde soort
-
Ingangsdatum nieuw contract is per datum oudste verlofrecht.
-
Voorbeeld: als de oudste recht uit het jaar 2022 is, maak je een contract met begindatum 31-12-2022. De einddatum van het contract is aansluitend op het bestaande contract.
-
Het bestaande contract is per 01-07-2025 in Shiftbase.
-
Het nieuwe contract is vanaf 31-12-2022 t/m 30-06-2025.
-
-
-
Pas het opbouw factor aan naar 0 voor alle saldo’s.
-
Contract uren per dag instellen op 0 uren.
-
.png?width=543&height=776&name=Stap%203-shdw%20(1).png)
Stap 4: Correcties uitvoeren
In tabel 1 zien we de rechten (per jaar) voor de medewerker Ad van Andel. Zijn huidige Afwezigheidsoverzicht ziet er als volgt uit:
-
Selecteer het juiste correctie jaar, in dit geval 2022.
-
Selecteer Bovenwettelijk verlof en klik vervolgens op Gecorrigeerd.
Stap 5: Voer correctie in geselecteerde jaar
-
Selecteer Correctie maken
-
Selecteer het juiste Correctiedatum
-
In dit voorbeeld 31-12-2022 om de juiste aantal uren te corrigeren.
-
-
Voer het aantal uren in bij Correctie.
-
Klik op Corrigeer om de correctie uit te voeren.
-
Selecteer het volgende te corrigeren jaar (bijv. 2023 indien van toepassing).
-
Herhaal de bovenstaande stappen voor elk jaar dat gecorrigeerd dient te worden.
-
Stap 6: Controle van correctie(s)
- Na de correctie ziet de Afwezigheidskaart als volgt eruit.
-
In het afwezigheidsoverzicht ziet men het aantal uren op- of aflopen afhankelijk van de gemaakte correctie.
Stap 7: Correctie verlofrechten huidige jaar
-
Voor de correcties (zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof) in het huidige jaar gebruik je de laatste datum van het contract voorafgaand aan het huidige contract, in dit geval 30-06-2025.
-
De te corrigeren uren dienen, zoals in de introductie beschreven, conform volgende formule te zijn opgebouwd
-
opgebouwde verlofrechten vanaf begin huidige jaar tot begin datum Shiftbase minus opgenomen uren vanaf begin huidige jaar tot begin datum Shiftbase.
-
Stap 8: Afronding van correcties
-
Wanneer alle correcties uitgevoerd zijn voor de medewerker ziet de Afwezigheidskaart er als volgt uit
-
In bovenstaand voorbeeld zullen, indien de medewerker geen verlof aanvraagt, het restant aan rechten wettelijk verlof uit 2024 vervallen.
