-1.png?width=180&height=60&name=shiftbase-text-logo-transparent-dark%20(3)-1.png){kind=logo}
De Insights-pagina is jouw centrale dashboard voor het inzichtelijk maken van de prestaties van je bedrijf. Insights is specifiek bedoeld om grip te krijgen op je loonkosten, zodat je efficiëntere roosters kunt maken.
Of je nu een restaurant, winkel of servicebedrijf runt, Insights geeft je snel inzicht in wat je teams en afdelingen kosten. Insights is ook beschikbaar in de mobiele app, zodat je altijd en overal je data kunt bekijken.
📝 Note: Insights wordt uiteindelijk een betaalde add-on. Gedurende de BETA-periode heb je vrijblijvend toegang zonder extra kosten. Profiteer er dus nu van!
Inhoud
Overzicht
Het hoofddoel van het Insights-dashboard is om loonkosten te vergelijken met de gerealiseerde omzet. Hieronder schetsen we een overzicht zodat je stapsgewijs je Insights-pagina kunt instellen.
-
Allereerst stel je je Targets in. Met deze targets bepaal je of je prestaties op, boven of onder je doelstellingen liggen.
-
Wanneer de targets zijn ingesteld, bepaal je hoe je de omzet in Shiftbase wilt registreren. Je kunt kiezen voor handmatige invoer, een bulk upload via CSV of een automatische koppeling met een kassasysteem (POS) via het App Center.
- Maak een prognose van je omzet met de Verwachte omzet.
-
Zodra de omzet is geregistreerd in Shiftbase, kun je sturen op KPI’s zoals productiviteit, gemiddeld uurloon en loonkostenpercentage. Deze worden berekend op basis van het uurloon in het contract van medewerkers en de goedgekeurde urenregistraties. Voor sommige KPI’s gebruiken we de verwachte omzet om je rooster optimaal af te stemmen.
-
Tot slot leer je van je Insights om kostenbewust te plannen. Vergelijk prestaties in het dashboard met je targets of met voorgaande periodes.
💡 Tip: Kijk je liever een video om een goed overzicht te krijgen? Klik dan op onderstaande link naar onze gratis acadamie!
🎥 Shiftbase Academie: Plannen met inzicht voor winstgevende roosters
POS koppeling
Werk je met een POS (kassasysteem)? Dan kun je deze koppelen aan Shiftbase om automatisch de geregistreerde omzet te importeren in Insights. Wil je zien of jouw kassasysteem wordt ondersteund? Bekijk dan de betreffende pagina.
💡 Tip: een POS integratie is niet noodzakelijk om te werken met Insights! Je kan de omzet ook handmatig of in bulk in Shiftbase invoeren.
Targets en KPI's
In dit hoofdstuk geven we een toelichting op de verschillende KPI’s.
Omzet
Voeg een Verwachte omzet voor de komende periode. Door een prognose te maken zorg je ervoor dat de KPIs vooruit worden berekend en je de roosters hierop kan afstemmen.
De daadwerkelijke omzet kan op verschillende manieren in Shiftbase worden ingevoerd. Standaard vul je de omzet in op teamniveau. Sommige teams genereren echter geen directe omzet, maar hun gewerkte uren dragen wel bij aan de totale omzet.
Registreert je bedrijf de omzet op afdelings- of locatieniveau? Dan kun je gebruikmaken van de Omzetverdeling. Hiermee hoef je de omzet niet per team in te vullen, maar kun je deze automatisch verdelen op basis van ingestelde percentages.
Om omzet in te voeren, klik je op de Insights-pagina op het + icoon aan de rechterzijde. Het zijmenu wordt geopend.
- Handmatige invoer: Voer de omzet in voor de dag die je hebt geselecteerd op het dashboard. Vul eventueel de Extra inkomsten in die geen deel uitmaken van de hoofdzakelijke onderneming zoals fooien.
- Importeren via CSV: Download eerst het template en vul deze in. Zodra je klaar bent, kan je in hetzelfde menu het template weer uploaden.
- De kolommen zijn gebasseerd op de datum die je hebt geselecteerd op het dashboard.
- De rijen zijn gebasseerd op de omzetsverdeling die je hebt ingesteld in de Instellingen.
💡 Tip: Zie je de optie om de omzet handmatig in te voeren niet? Selecteer dan eerst de dagweergave linksbovenin Insights.
Je hebt vervolgens de volgende drie KPI's
-
- Productiviteit (€ per geroosterd uur):
- Formule: Verwachte omzet ÷ Geroosterde uren
- Indicatoren:
- ⚠️ 0-3% onder target (geel)
- ❌ >3% onder target (rood)
- ✅ Boven target (groen)
- Indicatoren:
- Formule: Verwachte omzet ÷ Geroosterde uren
- Productiviteit (€ per geroosterd uur):
-
- Gemiddeld uurloon (€ per uur): De gemiddelde kosten van een uur arbeid op basis van de huidige mix van medewerkers.
- Formule: Totaal uurloon ÷ Geroosterde uren
- Indicatoren:
- ❌ Boven target (rood)
- ⚠️ tot 10% boven target (geel)
- ✅ >10% boven target (groen)
- Indicatoren:
- Formule: Totaal uurloon ÷ Geroosterde uren
- Loonkostenpercentage
- Formule: (Totaal uurloon ÷ Verwachte omzet) × 100
- Indicatoren:
- ❌ Boven target (rood)
- ⚠️ 0-3% onder target (geel)
- ✅ >2% onder target (groen)
- Indicatoren:
- Formule: (Totaal uurloon ÷ Verwachte omzet) × 100
- Gemiddeld uurloon (€ per uur): De gemiddelde kosten van een uur arbeid op basis van de huidige mix van medewerkers.
💡 Tip: Houd er rekening mee dat de verwachte omzet in de formule wordt vervangen door de werkelijke omzet van de afgelopen dagen waar de omzet wordt ingevoerd.
Data vergelijken
Je kan de prestaties van het dashboard vergelijken met je targets. Ook heb je de optie om de prestaties te vergelijken met de vorige periode of dezelfde periode vorig jaar.
Selecteer de dag, week of maand om te bepalen welke periodes je wilt vergelijken.
📝 Note: Alle KPI-data is inclusief toeslagen en Kosten voor Bedrijf.
Dagboek
In het zijmenu kun je notities toevoegen. Planners en managers kunnen hier aantekeningen maken over de gang van zaken of andere relevante gebeurtenissen.
Je kunt ervoor kiezen om notificaties te versturen bij nieuwe dagboekupdates. Vink hiervoor Verstuur notificatie aan en klik op Opslaan.
Details
In het zijmenu kun je widgets activeren voor extra context bij je prestaties.
-
Weersverwachting: Bekijk het weer en analyseer de impact op je prestaties. Navigeer in Shiftbase naar Instellingen > Organisatie en voeg een adres toe op afdelingsniveau. Lees hier hoe dat moet.
-
Ingeroosterd vs. Gewerkt: Vergelijk het totaal aantal geplande uren met het totaal aantal goedgekeurde gewerkte uren.
-
-
100% betekent dat deze gelijk zijn.
-
Is er meer gewerkt dan ingepland, dan stijgt het percentage.
-
-
Totale loonkosten: Toont de totale salariskosten inclusief Kosten voor Bedrijf.
-
Agendapunten: Hier worden agendapunten weergegeven die in het rooster zijn ingevoerd.
-
Sentiment: Wanneer je de sentimentanalyse gebruikt, wordt hier het medewerkerssentiment weergegeven.
Insights in het Rooster
Zoals eerder benoemd, is Insights bedoelt om loonkosten te beheersen bij het plannen van diensten. Voor het inzien van de KPI's om daarop te sturen, zet je de filter: Toon targets aan.
Bovenin het rooster krijg je nu de KPI's en het aantal inzetbare uren. Dit geeft aan hoeveel uren je kan inplannen om de productiviteitstarget te halen (verwachte omzet ÷ Productiviteitstarget).
💡 Tip: Zet de weersverwachting aan voor meer context.
Rapportage
We bieden twee rapportages aan voor Insights
- Wekelijkse prestatie-update: Een rapportage welke wekelijks automatisch wordt verzonden over de Insights resultaten van de vorige week. Dit rapport wordt elke maandag ochtend verzonden. Dit rapport kan je instellen via Instellingen > Insights > Berichtgevingen.
- On-demand Prestaties-rapport: In Shiftbase navigeer je naar Rapportages > Insights > Prestaties. Hier selecteer je bovenin eerst de periode welke je wilt inzien. Filter eventueel op afdeling en status van de urenregistraties.
💡 Tip: Om een overzicht te krijgen van het Dagboek of Sentiment Analyse, gebruik je hun eigen rappportages. Deze staan onder het Prestaties rapport.
Toegangsrechten
Om te bepalen wie wat mag zien, kan je de toegangsrechten instellen. Navigeer in Shiftbase naar Instellingen > Veiligheid > Toegangsrechten.
Hier kan je bepalen welke rechtengroep gemachtigd is om bepaalde informatie te zien en bewerken. Standaard hebben planners alle rechten binnen Insights.
Toegangsrechten betreft loon en loonkosten zij als volgt.
- Productiviteit, loonkostenpercentage en inzetbare uren vallen onder Insights bekijken, Roosters bewerken en Roosters toevoegen
- Gemiddeld uurloon valt onder Isights bekijken, Roosters bewerken, Roosters toevoegen en Loonkosten bekijken.
Beta feedback
Momenteel is Insighs in BETA versie. Dat houd in dat sommige functionaliteit nog moet komen.
Het houd ook in dat we actief opzoek zijn naar feedback! We zouden dolgraag van je willen horen. Ons team is actief bezig met het ontwikkelen en verbetern van Insights en houden daarom graag even een praatje met je.
Plan hier een tijdslot in. Tot dan!
