-1.png?width=180&height=60&name=shiftbase-text-logo-transparent-dark%20(3)-1.png){kind=logo}
Om de wervingsmodule van HR Pro te gebruiken, dien je digitale contracten te gebruiken met Word (.docx). Een contracttemplate kan je voor meerdere aanwervingen gebruiken. Het template wordt tijdens het wervingsproces volledig ingevuld met de gegevens van de kandidaat en wat je verder invult bij stap 2 van het proces.
Inhoud
Een contracttemplate toevoegen
Een contracttemplate voorbereiden
Over E-sign
HR Pro gebruikt Simple Electronic Signatures (SES) geleverd door YouSign – een veilige en juridisch geldige manier om arbeidsovereenkomsten te ondertekenen, volledig volgens de EU-regels. Een SES is:
-
Een rechtsgeldige handtekening volgens eIDAS richtlijnen.
- Bevat een historie met belangrijke ondertekeningsgegevens (zoals tijdstippen informatie over de ondertekenaar).
-
Beveiligd tegen wijzigingen – je ziet het als er na het tekenen iets wordt aangepast
Met E-sign kun je:
-
Contracten digitaal laten ondertekenen, direct vanuit Shiftbase
-
De juiste volgorde aanhouden – eerst iemand vanuit het bedrijf, dan je kandidaat
-
De ondertekende PDF automatisch opslaan in het profiel van de nieuwe medewerker
💡 Tip: Als deze velden ontbreken, zie je de E-sign-optie niet. Je kunt het contract dan nog steeds handmatig laten tekenen en de ondertekende versie uploaden.
Een contracttemplate toevoegen
Om te beginnen, navigeer je naar Werven > Templates en selecteer + Nieuwe template toevoegen.
Voordat je een template toevoegt, selecteer je eerst of je een template maakt voor kandidaten of een template voor een contractverlenging voor bestaande medewerkers.
Een contracttemplate voorbereiden
Zodra je een type template hebt gekozen, kan je het contracttemplate volledig inrichten naar wens.
Deze pagina bevat een volledige lijst met ondersteunde velden die je kunt gebruiken als dynamische velden in je contract - velden zoals {voornaam}, {adres} en {begindatum}. Deze dynamische velden worden automatisch aangevuld met de gegevens van de kandidaat of bestaande medewerker.
- Zet je contractbestand klaar in .docx-formaat naast Shiftbase.
- Kopieer en plaats de dynamische velden zoals {voornaam} in de linkerkant, naast de statische velden (bijv. namen, datums) in het .docx bestand. Zie een voorbeeld onderin.
- Maak eventueel extra velden door op Nieuw veld maken te klikken.
- Voeg de E-sign velden toe voor digitale ondertekening. Om E-sign te gebruiken, moet je contract template de volgende velden bevatten:
-
{signature_employee} -
{signature_employer} -
{signing_date_employee} -
{signing_date_employer}
-
- Upload je bijgewerkte bestand direct op de pagina.
💡 Tip: Zie deze afbeelding als voorbeeld waar je de velden kunt plaatsen. Als je niet zeker weet hoe de dynamische velden werken, download dan onze template rechtstreeks vanuit het uploadscherm.
Eenmaal geüpload, zal Shiftbase je document scannen en markeren:
- ✅ Geïdentificeerde velden die automatisch worden ingevuld voor elke kandidaat.
- ⚠️ Niet-geïdentificeerde velden die je later mogelijk moet corrigeren of handmatig moet invullen
Als er niet-geïdentificeerde velden zijn, kan je:
- Je document bewerken en opnieuw uploaden, of
- Deze zo laten en ze handmatig invullen na het genereren van het contract
