Aan de slag met HR+ BETA

 

HR+ is een nieuwe manier om alle administratie op het gebied van het aannemen van nieuw personeel in goede banen te leiden. Zo elimineer je lange e-mailgesprekken, geschreven handtekeningen en documenten ping-pong. Verzamel met HR+ alle essentiële informatie, genereer contracten en een helder overzicht. 

 

Inhoud

Wat kan je met HR+

Aan de slag met je eerste kandidaat

Hoe gebruik je HR+

Wat komt er nog voor HR+

Vragen en feedback

 

Wat kan je met HR+

HR+ maakt het beheren van kandidaten sneller, makkelijker en minder stressvol met de volgende functionaliteiten:

• Maak contracten aan
  Upload je templates, vul automatisch contractdetails in en verstuur deze op een nette manier direct naar je kandidaten. 
• Verzamel documenten
  Geen zorgen meer bij het verzamelen van paspoortkopieën, persoonlijke informatie of bankgegevens. Kandidaten kunnen nu alle belangrijke gegevens op een veilige en eenvoudige manier indienen.
• Verleng contracten
  Maak contract verlengingen voor huidige medewerkers en laat ze digitaal ondertekenen. 
• Zicht op progressie
  Houd bij hoe ver een kandidaat in het sollicitatieproces zit met een helder dashboard. 
• Eerder aan de slag
  Zodra alle benodigdheden rond zijn, kan je direct beginnen met diensten inplannen.

 

Aan de slag met je eerste kandidaat

Voordat we beginnen, zorg dat je het volgende klaar hebt staan.

• Toegang tot het "kandidaat" en "templates" menu bij Medewerkers.
• Ten minste één contracttemplate (geen zorgen, we hebben een voorbeeld voor je)
• Basisgegevens van de kandidaat: naam, e-mailadres en functietitel
• De volgende benodigde toegangsrechten:
  
  • Kandidaten beheren
  • Contracttemplates beheren

---

 

 

Hoe gebruik je HR+

1. Upload je contract
2. Voeg een kandidaat toe
3. Contracten verlengen
4. Progressie bijhouden
5. Genereer een nieuw contract
6. Digitaal ondertekenen

 

1. Upload je contract

Om te beginnen, navigeer je naar Medewerkers > Templates en selecteer + Nieuwe template toevoegen.

Voordat je een template toevoegt, selecteer je eerst of je een template maakt voor nieuwe medewerkers of een template voor een contractverlenging voor bestaande medewerkers.

Deze pagina bevat een volledige lijst met ondersteunde velden die je kunt gebruiken als dynamische velden in je contract - velden zoals {voornaam}, {adres} en {begindatum}.

Hoe bereid je het template voor:

1. Zet je contractbestand klaar in .docx-formaat
2. Vervang alle statische velden (bijv. namen, datums) door dynamische velden uit de lijst.
3. Mis je velden uit de lijst? Dan kan je je eigen velden aanmaken. Klik daarvoor op Nieuw veld maken.
4. Voeg de E-sign velden toe voor digitale ondertekening.
5. Upload je bijgewerkte bestand direct op de pagina

Eenmaal geüpload, zal Shiftbase je document scannen en markeren:

• ✅ Geïdentificeerde velden die automatisch worden ingevuld voor elke kandidaat.
• ⚠️ Niet-geïdentificeerde velden die je later mogelijk moet corrigeren of handmatig moet invullen

Als er niet-geïdentificeerde velden zijn, kan je:

• Je document bewerken en opnieuw uploaden, of
• Deze zo laten en ze handmatig invullen na het genereren van het contract

 

2. Een kandidaat toevoegen

Ga naar Medewerkers > Kandidaat en selecteer + Kandidaat toevoegen.

Je kan het volgende invullen:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Functie
• Startdatum
• Taal (wordt gebruikt voor alle communicatie met de kandidaat)

Zodra je op Uitnodiging verzenden klikt, ontvangt je kandidaat een beveiligde e-mail waarin wordt gevraagd persoonlijke gegevens in te vullen. Je krijgt een bericht als ze het formulier hebben ingevuld. 

 

2a. Wat de kandidaat ziet

De kandidaat ontvangt een welkomstmail met een link naar een beveiligd online formulier. Hier dienen ze alles in wat nodig is om hun contract op te stellen.

📝 Het formulier bevat:

• Persoonlijke gegevens: volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Adres: straat, plaats, postcode, land
• Contactgegevens: telefoonnummer en e-mail
• Werkgegevens: burgerservicenummer, IBAN, Heffingskorting (met een link om het Belastingdienstformulier te downloaden om terug te sturen)
• Document: paspoort en/of nationaal identiteitsbewijs.

Ze zullen ook worden geïnformeerd over:

• Hun voortgang niet wordt opgeslagen (het formulier moet in één keer worden ingevuld)
• Hun informatie uitsluitend wordt gebruikt voor het genereren van contracten en veilig wordt opgeslagen.

Zodra het formulier is verzonden, ontvang je een bevestiging en wordt de status van de opdracht bijgewerkt in je dashboard.

 

3. Verleng medewerkerscontracten

Met HR+ kan je contracten van bestaande medewerkers verlengen. Als een contract binnen twee maanden verloopt, kan je opnieuw een contract voor digitale ondertekening sturen. 

Op basis van jouw notificatie instellingen over het verlopen van contracten, krijg je een reminder. Bij de medewerker zijn of haar contracten, zie je de optie om te verlengen.

Als je op Contract verlengen klikt, heb je de volgende mogelijkheden.

• Een verlengingsbrief opstellen en ondertekenen
• Verlengen zonder ondertekende brief

Met verlengingsbrief

Als je ervoor kiest een verlengingsbrief te versturen, selecteer je je sjabloon voor verlengingen en controleer of bewerk je de informatie die in de brief moet worden opgenomen.

Zodra je klaar bent, verstuur je het contract voor digitale ondertekening en kun je de status van het ondertekeningsproces direct vanaf deze pagina bekijken. Het nieuwe Shiftbase contract wordt automatisch aangemaakt met de door jou opgegeven gegevens en het ondertekende contract wordt opgeslagen in het medewerkersprofiel.

Zonder verlengingsbrief

Als je ervoor kiest om zonder verlengingsbrief te werken, kom je direct in het bewerkscherm om een nieuwe contractregel aan temaken. De start datum wordt dan afgesteld op de einddatum van het verlopende contract.

 

4. Progressie bijhouden

Als je kandidaat de gegevens invoert, zie je dat live op je dashboard. Zo weet je:

• Op wiens reactie je nog wacht
• Wie klaar is voor zijn contract
• Wie zijn handtekening nog moet zetten
• Wie getekend heeft en aangenomen is

 

5. Genereer een contract

Zodra de kandidaat de gegevens heeft ingediend, ga je naar het tabblad Contract opstellen in zijn profiel.

Van daaruit kun je:

• Een contracttemplate selecteren
• Eventuele laatste details toevoegen op basis van de template die je hebt geselecteerd. Dit kunnen dingen zijn als:
  • Brutosalaris
  • Begin- en einddatum
  • Contractduur
  • Wekelijkse uren
  • Team of lokatie

Nadat je alle velden hebt bekeken, klik je op Contract opstellen om een volledige, ingevulde versie te maken.

 

6. Digitaal ondertekenen

Wil je het printen overslaan? HR+ bevat nu E-sign – een volledig digitale manier om contracten direct in Shiftbase te laten ondertekenen, mogelijk gemaakt door YouSign.

Met E-sign kun je:

• Contracten digitaal laten ondertekenen, direct vanuit Shiftbase

• De juiste volgorde aanhouden – eerst de nieuwe medewerker, dan iemand vanuit het bedrijf

• De ondertekende PDF automatisch opslaan in het profiel van de nieuwe medewerker

Wettelijk geldig en veilig

HR+ gebruikt Simple Electronic Signatures (SES) geleverd door YouSign – een veilige en juridisch geldige manier om arbeidsovereenkomsten te ondertekenen, volledig volgens de EU-regels. Een SES is:

• Een rechtsgeldige handtekening volgens eIDAS richtlijnen.  

• Bevat een historie met belangrijke ondertekeningsgegevens (zoals tijdstippen informatie over de ondertekenaar).

• Beveiligd tegen wijzigingen – je ziet het als er na het tekenen iets wordt aangepast

Wat moet er in je template staan?

Om E-sign te gebruiken, moet je contract template de volgende velden bevatten:

• {signature_employee}

• {signature_employer}

• {signing_date_employee}

• {signing_date_employer}

Hoe het werkt:

1. Na het invullen van het contract klik je op Verzenden voor ondertekening
2. Selecteer wie namens jouw bedrijf tekent
3. De werkgever ontvangt het contract als eerste
4. Nadat zij hebben getekend, wordt de medewerker geïnformeerd om de tweede handtekening te plaatsen
5. Zodra beide handtekeningen zijn geplaatst:
   • Een ondertekende PDF wordt naar beide partijen gemaild
   • Het document wordt opgeslagen in het profiel van de nieuwe medewerker
   • De persoon wordt automatisch als medewerker aangemaakt in Shiftbase

Benieuwd waar het contract zich bevindt in het eSign-proces? Je kunt de audittrail altijd direct vanaf de contractpagina bekijken, zodat je de status van elke handtekening kunt zien. YouSign verstuurt automatisch herinneringen naar elke ondertekenaar.

 

Moet je het ondertekeningsproces annuleren?

Je kunt het ondertekeningsproces stopzetten in stap 3 van de contractinstellingen (waar het contract wordt gedownload of verstuurd). Klik op Proces annuleren om een bevestigingsvenster te openen. Vanaf daar kun je:

• Het proces volledig annuleren en de nieuwe medewerker verwijderen
• Of de eSign-flow annuleren, het contract bewerken en opnieuw versturen voor ondertekening

 

Wat komt er nog na HR+

We zijn nog maar net begonnen. Dit is wat er binnenkort komt:

• Integratie met payroll software
• Additionele documenten ondertekenen zoals loonheffingsformulieren.
• Medewerkers en team communicatie tools
• Onboardingsmiddelen en takenlijsten

 

Vragen of feedback?

We helpen je graag met het instellen van de software. Neem contact op met ons Supportteam via chat of stuur een e-mail naar support@shiftbase.com.

Heb je feedback? We horen graag van je!
Ons productteam werkt actief aan HR+ en zou graag een praatje met je maken. Maak hier een afspraak.

Wilt je HR+ eens proberen?

Als dit klinkt als iets wat jouw team zou kunnen gebruiken, dan horen we graag van je. We accepteren op dit moment een beperkt aantal gebruikers, dus je komt op de wachtlijst te staan en we nemen contact met je op als je wordt geselecteerd.