In dit artikel leer je hoe je aan de slag gaat met de nieuwe HR+ functionaliteiten
HR+ is een nieuwe manier om alle administratie op het gebied van het aannemen van nieuw personeel in goede banen te leiden. Zo elimineer je lange e-mailgesprekken, geschreven handtekeningen en documenten ping-pong. Verzamel met HR+ alle essentiële informatie, genereer contracten en een helder overzicht.
📓Let op: HR+ is beschikbaar zonder additionele kosten voor de Basic, Premium en Enterprise-abonnementen in de Beta-fase. Als je deel uit maakt van de Beta fase horen we graag je feedback voor het gericht verder bouwen aan deze nieuwe functionaliteit. Onderin dit artikel vind je een linkje om mee te doen.
Inhoud
Aan de slag met je eerste kandidaat
Wat kan je met HR+
HR+ maakt het beheren van kandidaten sneller, makkelijker en minder stressvol met de volgende functionaliteiten:
- Maak contracten aan
Upload je templates, vul automatisch contractdetails in en verstuur deze op een nette manier direct naar je kandidaten. - Verzamel documenten
Geen zorgen meer bij het verzamelen van paspoortkopieën, persoonlijke informatie of bankgegevens. Kandidaten kunnen nu alle belangrijke gegevens op een veilige en eenvoudige manier indienen. - Zicht op progressie
Houd bij hoe ver een kandidaat in het sollicitatieproces zit met een helder dashboard. - Eerder aan de slag
Zodra alle benodigdheden rond zijn, kan je direct beginnen met inroosteren.
Aan de slag met je eerste kandidaat
Voordat we beginnen, zorg dat je het volgende klaar hebt staan.
- Toegang tot het HR module (voorheen Medewerkers)
- Ten minste één contracttemplate (geen zorgen, we hebben een voorbeeld voor je)
- Basisgegevens van de kandidaat: naam, e-mailadres en functietitel
- De volgende benodigde toegangsrechten:
- Manage new hire information
- Manage contract templates & generation
💡 Tip: Deze toegangsrechten staan standaard aan voor Beheerders en Bedrijfsleiders
Hoe gebruik je HR+
- Upload je contract
- Voeg een kandidaat toe
- Progressie bijhouden
- Genereer een nieuw contract
- Zet de kandidaat om naar een nieuwe medewerker
1. Upload je contract
Om te beginnen, navigeer je naar HR > Templates en selecteer + Nieuwe template toevoegen. Deze pagina bevat een volledige lijst met ondersteunde velden die je kunt gebruiken als dynamische velden in je contract - velden zoals {voornaam}, {adres} en {begindatum}
Hoe bereid je het template voor:
- Zet je contractbestand klaar in .doc- of .docx-formaat
- Vervang alle statische velden (bijv. namen, datums) door dynamische velden uit de lijst
- Upload je bijgewerkte bestand direct op de pagina
💡 Tip: Als je niet zeker weet hoe de dynamische velden werken, download dan onze template rechtstreeks vanuit het uploadscherm.
Eenmaal geüpload, zal Shiftbase je document scannen en markeren:
- ✅ Geïdentificeerde velden die automatisch worden ingevuld voor elke kandidaat.
- ⚠️ Niet-geïdentificeerde velden die je later mogelijk moet corrigeren of handmatig moet invullen
Als er niet-geïdentificeerde velden zijn, kan je:
- Je document bewerken en opnieuw uploaden, of
- Deze zo laten en ze handmatig invullen na het genereren van het contract
2. Een kandidaat toevoegen
Ga naar HR > Kandidaat en selecteer + Kandidaat toevoegen.
Je kan het volgende invullen:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Functie
- Startdatum
- Taal (wordt gebruikt voor alle communicatie met de kandidaat)
Zodra je op Uitnodiging verzenden klikt, ontvangt je kandidaat een beveiligde e-mail waarin wordt gevraagd persoonlijke gegevens in te vullen. Je krijgt een bericht als ze het formulier hebben ingevuld.
📓 Let op: Je hebt niet direct een template nodig. Je kan deze later alsnog maken.
De kandidaat ontvangt een welkomstmail met een link naar een beveiligd online formulier. Hier dienen ze alles in wat nodig is om hun contract op te stellen.
📝 Het formulier bevat:
- Persoonlijke gegevens: volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
- Adres: straat, plaats, postcode, land
- Contactgegevens: telefoonnummer en e-mail
- Werkgegevens: burgerservicenummer, IBAN, Heffingskorting (met een link om het Belastingdienstformulier te downloaden om terug te sturen)
- Document: paspoort en/of nationaal identiteitsbewijs.
-png.png?width=688&height=1112&name=image%20(19)-png.png)
Ze zullen ook worden geïnformeerd over:
- Hun voortgang niet wordt opgeslagen (het formulier moet in één keer worden ingevuld)
- Hun informatie uitsluitend wordt gebruikt voor het genereren van contracten en veilig wordt opgeslagen.
3. Progressie bijhouden
Als je kandidaat de gegevens invoert, zie je dat live op je dashboard. Zo weet je:
- Op wiens reactie je nog wacht
- Wie klaar is voor zijn contract
- Wie zijn handtekening nog moet zetten
- Wie getekend heeft en aangenomen is
4. Genereer een contract
Zodra de kandidaat de gegevens heeft ingediend, ga je naar het tabblad Contract opstellen in zijn profiel.
Van daaruit kun je:
- Een contracttemplate selecteren
- Eventuele laatste details toevoegen op basis van de template die je hebt geselecteerd. Dit kunnen dingen zijn als:
- Brutosalaris
- Begin- en einddatum
- Contractduur
- Wekelijkse uren
- Team of lokatie
Nadat je alle velden hebt bekeken, klik je op Contract opstellen om een volledige, ingevulde versie te maken.
Nu kan je het contract downloaden en kiezen om het contract:
- Te versturen om te laten ondertekenen, of
- Uit te printen om handmatig te ondertekenen.
✍🏽 Digitale handtekeningen worden binnenkort ondersteund.
5. Eenmaal aangenomen - zet kandidaat om in een medewerker
Zodra het contract is ondertekend, is het tijd om alles officieel te maken.
Klik op Kandidaat omzetten naar medewerker op de:
- Overzichtspagina kandidaten, of
- Profiel individuele kandidaat
Deze actie verplaatst de persoon naar je normale medewerkerslijst, volledig geactiveerd en klaar om ingepland te worden. Alle ingediende gegevens worden automatisch overgenomen. Gevoelige velden zoals IBAN, BSN en geüploade ID-documenten worden niet automatisch overgenomen vanwege privacy- en nalevingsredenen. Indien nodig kun je deze handmatig toevoegen zodra de medewerker is aangemaakt.
Standaard krijgt de werknemer het nul-contract van Shiftbase. Na conversie kan je de contractinstellingen bekijken en eventueel bewerken via Medewerker > Contract.
⚠️ Let op: Het omzetten van kandidaat naar medewerker is het begin van de facturatie van deze medewerker.
Wat komt er nog na HR+
We zijn nog maar net begonnen. Dit is wat er binnenkort komt:
- Ondersteuning voor elektronische handtekeningen
- Contractverlengingen
- Meer aangepaste formulieren
- Integratie met Koppelingen (gepland voor later dit jaar)
Vragen of feedback?
We helpen je graag met het instellen van de software. Neem contact op met ons Supportteam via chat of stuur een e-mail naar support@shiftbase.com.
Heb je feedback? We horen graag van je. Ons productteam werkt actief aan HR+ en zou graag een praatje met je maken. Boek hier een tijdstip.
Wilt je HR+ eens proberen?
Als dit klinkt als iets wat jouw team zou kunnen gebruiken, dan horen we graag van je. Vul dit korte formulier in om Betatoegang aan te vragen. We accepteren op dit moment een beperkt aantal gebruikers, dus je komt op de wachtlijst te staan en we nemen contact met je op als je wordt geselecteerd.
