HR PRO: Papierloses Onboarding (Early Access)

 

HR PRO nimmt dir den ganzen Papierkram rund ums Einstellen neuer Mitarbeiter ab. Ganz ohen E-Mail-Ketten, manuellen Unterschriften oder Dokumenten-Hin-und-Her. Stattdessen: Infos sammeln, Vertrag erstellen, alles im Griff und das direkt im HR-Bereich von Shiftbase.

Inhalt

Was kann ich mit papierlosem Onboarding machen?

Mit deinem ersten Kandidaten beginnen

HR PRO Schritt für Schritt nutzen

Was kommt als nächstes für HR PRO?

Fragen oder Feedback?

 

Was kann ich mit papierlosem Onboarding machen?

HR PRO macht das Einstellen neuer Mitarbeiter einfacher, schneller und entspannter:

• Verträge erstellen
  Eigene Vorlagen hochladen, Details automatisch ausfüllen lassen und fertige Verträge in wenigen Minuten verschicken.

• Dokumente einsammeln
  Keine verlorenen Ausweise oder fehlenden Kontodaten mehr. Neue Teammitglieder füllen alles über ein sicheres Online-Formular aus.

• Verträge verlängern
  Erstelle Vertragsverlängerungen für bestehende Mitarbeiter in Sekunden und lass diese digital unterschreiben.

• Den Überblick behalten
  Sehe direkt auf einen Blick in welcher Phase sich der neue Mitarbeiter befindet, von der Einsendung bis zur finalen Unterschrift. 

• Neue Mitarbeiter direkt starten lassen
  Sobald der Vertrag unterschrieben ist, kann die Person eingeplant werden, ohne Verzögerung.

---

 

Mit dem ersten Kandidaten beginnen

Bevor du startest, stelle sicher, dass Folgendes bereit ist:

• Zugang zu den Tabs "Einstellen" und "Vorlagen"
• Mindestens eine Vertragsvorlage (ein Beispiel ist bereits hinterlegt)
• Grundlegende Angaben zur neuen Person: Name, E-Mail-Adresse, Jobtitel
• Die folgenden Zugriffsrechte:
  • Verwaltung von Kandidaten
  • Verwalten von Vertragsvorlagen

HR PRO Schritt für Schritt nutzen

1. Lade einen Vertrag hoch
2. Kandidaten hinzufügen oder Wiedereinstellen
   1. Was eine Kandidat sieht
3. Verträge verlängern
4. Den Fortschritt verfolgen
5. Erstelle einen Vertrag
6. Verträge digital unterschreiben

 

1. Lade einen Vertrag hoch

Gehe zu Einstellen > Vorlagen und wähle Neue Vorlage hinzufügen.

Vevor du eine Vorlage erstellen kannst, musst du angeben, ob es für eine Neueinstellung oder Vertragsverlängerung ist.

Danach kannst du deine Vorlage individualisieren. Es gibt eine Liste aller Platzhalter, die du im Dokument nutzen kannst – z. B. {Vorname}, {Adresse}, {Eintrittsdatum}.

So bereitest du deine Vorlage vor:

1. Erstelle die Datei im .docx-Format

2. Ersetze statische Werte (z. B. Namen, Daten) durch die dynamischen Platzhalter von der Liste oder erstelle neue Felder

3. Erstelle neue Felder, wenn du diese im Vertrag brauchst. Klicke dazu auf Neues Feld erstellen. 
4. Füge das Unterschriftenfeld für E-Sign hinzu. 

5. Lade die Datei direkt im System hoch

Wenn dein Dokument hochgeladen wurde scannt Shiftbase dieses und hebt dir die folgenden Punkte hervor:

• ✅ Felder, die automatisch ausgefüllt werden

• ⚠️ Felder, die nicht erkannt wurden und eventuell angepasst werden müssen

Wenn es unerkannte Felder gibt, kannst du dein Dokument bearbeiten und neu hochladen, oder benutzer deffinierte Felder hinzufügen, die den Daten entsprechen, die du für deine Vorlage brauchst. 

 

 

 

 2. Kandidaten hinzufügen, Wiedereinstellungen verwalten und automatisches Erfassen der Informationen

Gehe zu Einstellen > Neuzugänge und klicke auf Neuzugänge hinzufügen

Jetzt kannst du alle Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Jobtitel und Startdatum eintragen.

Für Wiedereinstellungen kannst du direkt aus der Liste der deaktivierten Mitarbeiter auswählen und falls nötig Informationen anpassen.

Nach dem Klick auf Einladung senden erhält die Person eine E-Mail mit einem Link zu einem sicheren Online-Formular. Sobald das Formular ausgefüllt ist, bekommst du eine Benachrichtigung.

 

 

2a. Was ein Kandiat sieht

Die Willkommensmail für sowohl Kandidaten als auch Wiedereinstellungen enthält einen Link zu einem Formular, in dem alle wichtigen Informationen gesammelt werden.

📝 Im Formular werden abgefragt:

• Persönliche Angaben: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit

• Adresse: Straße, Ort, PLZ, Land

• Kontakt: Telefonnummer und E-Mail

• Beschäftigungsdetails: Ausweis-Nummer, IBAN, Lohnsteuer-Optionen (inkl. Link zum Formular)

• Dokumente: Reisepass oder Ausweis

Außerdem wird darauf hingewiesen:

• Das Formular muss in einem Durchgang ausgefüllt werden (Zwischenspeichern ist nicht möglich)

• Die Angaben werden ausschließlich für den Vertrag verwendet und sicher gespeichert

Nach dem Absenden wird der Status im Dashboard automatisch aktualisiert.

 

 

3. Verträge verlängern

Mit HR PRO kannst du Vertragsverlängerungen für alle deine Mitarbeiter in Shiftbase erstellen.

Basieren auf deinen Benachrichtigungseinstellungen, erhältst du eine Nachricht, wenn der Vertrag eines Mitarbeiters ausläuft. Du siehst auch eine Meldung im Mitarbeiter-Profil. 

Es gibt zwei Möglichkeiten den Vertrag zu verlängern:

1. Mit einem E-Mail über die Verlängerung, die digital vom Mitarbeiter unterschrieben wird.

2. Ohne Verlängerungs-E-Mail

Mit einer E-Mail über die Verlängerung:

Wenn du dich für die Mail entscheidest, kannst du eine Vorlage für die Vertragsverlängerung auswählen. Prüfe die enthaltenen Angaben und ändere sie gegebenenfalls ab. 

Anschließend kannst du den Vertrag zum unterschreiben verschicken. Von dieser Seite aus kannst du den Status verfolgen.

Der neue Vertrag mit den von dir eingetragenen Details wird automatisch erstellt und im Mitarbeiter Profil gespeichert. 

Ohne Verlängerungs-E-Mail:

Ohne die E-Mail kannst du den neuen Vertrag einfach wie gewohnt hinzufügen. Der Mitarbeiter wird nicht über den neuen Vertrag informiert. 

 

4. Den Fortschritt verfolgen

Im Dashboard siehst du live, wie weit einzelne Personen im Onboarding sind:

• Wer noch nicht geantwortet hat

• Wer bereit für den Vertrag ist

• Wessen Unterschrift noch fehlt

• Wer bereits unterschreiben hat und eingestellt wurde

 

5. Erstelle einen Vertrag

Sobald alle Daten eingegangen sind, öffne das Profil des Kandidaten und gehe zum Tab Vertrag erstellen.

Dort kannst du:

• Eine Vorlage auswählen

• Letzte Details eintragen, basieren auf der ausgewählten Vorlage wie z. B.:

  • Gehalt

  • Start- und Enddatum

  • Vertragslaufzeit

  • Wochenstunden

  • Team oder Standort

Klicke anschließend auf Vertrag erstellen, um die finale Version zu erstellen.

 

 

 

6. Verträge digital unterschreiben

Willst du dir das Ausdrucken sparen? HR PRO unterstützt E-sign, eine komplett digitale Möglichkeit, Verträge direkt in Shiftbase unterschreiben zu lassen, zur Verfügung gestellt von YouSign.

Mit E-sign kannst du:

• Verträge direkt aus Shiftbase zur digitalen Unterschrift verschicken

• Die Unterschrift in der richtigen Reihenfolge einholen, zuerst der Arbeitgeber, dann dein Kandidat

• Speichere das unterschriebene PDF wird automatisch im Profil des Mitarbeiters

Rechtssicher und DSGVO-konform

HR PRO nutzt Simple Electronic Signatures (SES) von YouSign– eine sichere und rechtsgültige Methode, um Arbeitsverträge zu unterschreiben, die den EU-Vorgaben entspricht. Eine SES ist:

• Legal bindend nach eIDAS Regulierungen
• Enthält eine Nachverfolgungs-Option um zu sehen wer wann unterschrieben hat

• Schützt das Dokument gegen Änderungen nach der Signatur

• Damit die digitale Unterschrift funktioniert, muss deine Vertragsvorlage folgende erforderlichen Felder enthalten:
  • {signature_employee}
  • {signature_employer}
  • {signing_date_employee}
  • {signing_date_employer}

 

So funktioniert's:

1. Nach dem Ausfüllen des Vertrages auf Zur Unterschrift senden klicken

2. Festlegen, wer auf Unternehmensseite unterschreibt

3. Der Arbeitgeber bekommt den Vertrag zuerst
4. Danach erhält der Kandidat eine Benachrichtigung zum unterzeichnen

5. Sobald beide unterschrieben haben:

   • wird die unterschriebene PDF an beide Partien geschickt
   • das Dokument im Profil des Kandidates oder des Mitarbeiters gespeichert
   • die Person in Shiftbase automatisch als Mitarbeiter erstellt

Neugierig in welchem Stadium des eSign ein Vertrag sich befindet? Du kannst jeden Unterschriftenprozess immer über die Vertragsseite verfolgen. YouSign schickt automatische Erinnerungen an jeden Unterschreiber. 

Möchtest du den Vorgang abbrechen?

Du kannst den Signaturprozess bis Schritt 3 abbrechen, also bevor der Vertrag verschickt oder heruntergeladen wurde.

Klicke dazu auf Prozess abbrechen, um das Bestätigungsfenster zu öffnen. Hier kannst du wählen:

• Den gesamten Vorgang stoppen und den Kandidaten entfernen

• Oder nur den eSign-Ablauf beenden, den Vertrag bearbeiten und erneut senden

---

 

Was kommt als nächstes für HR PRO?

Wir sind noch lange nicht fertig, bald kommen:

• Integrationen mit Lohnbuchhaltungssystemen
• Unterschreiben von weiteren Dokumenten, wie z.B. Steuerdokumenten

• Mitarbeiter und Team Kommunikations Funktionen

• Material und Checklisten zum Einarbeiten

---

 

Fragen oder Feedback?

Du brauchst Unterstützung beim Einrichten? Unser Support-Team hilft Dir gern weiter, im Chat oder per Mail an info.dach@shiftbase.com.

Du hast Feedback für uns? Unser Produkt-Team arbeitet an Verbesserungen von HR PRO und freut sich, mit dir darüber zu reden. Buche dir hier einen Termin.

Du möchtest HR PRO ausprobieren?

Wenn das spannend für dein Team klingt, kannst du dich hier für den Early Access anmelden. Wir nehmen aktuell nur eine begrenzte Anzahl an. Du kommst auf die Warteliste und wir melden uns, sobald du dabei bist.