Starte mit HR+ (Early Access)

 

HR+ nimmt dir den ganzen Papierkram rund ums Einstellen neuer Mitarbeiter ab – keine E-Mail-Ketten, keine manuellen Unterschriften, kein Dokumenten-Hin-und-Her. Stattdessen: Infos sammeln, Vertrag erstellen, alles im Griff – direkt im HR-Bereich von Shiftbase.

Inhalt

Was mit HR+ möglich ist

Erste Schritte mit einem Neuzugang

HR+ Schritt für Schritt nutzen

Was kommt als nächstes für HR+?

Fragen oder Feedback?

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Was mit HR+ möglich ist

HR+ macht das Einstellen neuer Mitarbeiter einfacher, schneller und entspannter:

• Verträge erstellen
  Eigene Vorlagen hochladen, Details automatisch ausfüllen lassen – und fertige Verträge in wenigen Minuten verschicken.

• Dokumente einsammeln
  Keine verlorenen Ausweise oder fehlenden Kontodaten mehr. Neue Teammitglieder füllen alles über ein sicheres Online-Formular aus.

• Den Überblick behalten
  Sehe direkt auf einen Blick in welcher Phase sich der neue Mitarbeiter befindet – von der Einsendung bis zur finalen Unterschrift. 

• Neue Mitarbeiter direkt starten lassen
  Sobald der Vertrag unterschrieben ist, kann die Person eingeplant werden – ohne Verzögerung.

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Erste Schritte mit einem Neuzugang

Bevor es losgeht, bitte überprüfe:

• Gibt es Zugriff auf die "Neueinstellungen" und "Vorlagen" im Mitarbeiter Tab? 

• Wurde mindestens eine Vertragsvorlage hochgeladen? (Ein Beispiel mit Erklärung ist im ersten Schritt hinterlegt.)

• Sind die wichtigsten Infos zur Neueinstellung vorhanden? Name, E-Mail, Jobdaten

• Stimmen die Berechtigungen? Benötigt werden:

  • Neueinstellungen verwalten

  • Vertragsvorlagen verwalten & Verträge erstellen

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HR+ Schritt für Schritt nutzen

1. Lade einen Vertrag hoch
2. Neuzugänge hinzufügen
   1. Was eine Neuzugang sieht
3. Verfolge ihren Fortschritt
4. Erstelle einen Vertrag
5. Verträge digital unterschreiben
6. Wandle Neuzugänge in Mitarbeiter um

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1. Lade einen Vertrag hoch

Gehe zu Mitarbeiter > Vorlagen und wähle Neue Vorlage erstellen. Dort findest du eine Liste aller Platzhalter, die du im Dokument nutzen kannst – z. B. {Vorname}, {Adresse}, {Eintrittsdatum}.

So bereitest du deine Vorlage vor:

1. Erstelle die Datei im .docx-Format

2. Ersetze statische Werte (z. B. Namen, Daten) durch die dynamischen Platzhalter von der Liste oder erstelle neue Felder

3. Erstelle neue Felder, wenn Du diese im Vertrag brauchst. Klicke dazu auf Neues Feld erstellen. 
4. Füge das Unterschriftenfeld für E-Sign hinzu. 

5. Lade die Datei direkt im System hoch

Wenn Dein Dokument hochgeladen wurde scannt Shiftbase dieses und hebt Dir die folgenden Punkte hervor:

• ✅ Felder, die automatisch ausgefüllt werden

• ⚠️ Felder, die nicht erkannt wurden und eventuell angepasst werden müssen

Wenn es unerkannte Felder gibt, kannst Du:

• Dein Dokument bearbeiten und neu hochladen, oder
• Die Felder unausgefüllt lassen und nach Vertragsabschluss nachtragen

 

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2. Neuzugänge hinzufügen und automatisches erfassen der Informationen

Gehe zu Mitarbeiter > Neuzugänge und klicke auf Neu hinzufügen.

Gib folgende Infos ein:

• Vor- und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Jobtitel

• Startdatum

• Sprache (wird für die Kommunikation mit dem Neuzugang genutzt)

Nach dem Klick auf Einladung senden erhält die Person eine E-Mail mit einem Link zu einem sicheren Online-Formular. Sobald das Formular ausgefüllt ist, bekommst du eine Benachrichtigung.

 

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2a. Was ein Neuzugang sieht

Die Willkommensmail enthält einen Link zu einem Formular, in dem alle wichtigen Infos gesammelt werden.

📝 Im Formular werden abgefragt:

• Persönliche Angaben: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit

• Adresse: Straße, Ort, PLZ, Land

• Kontakt: Telefonnummer und E-Mail

• Beschäftigungsdetails: Ausweis-Nummer, IBAN, Lohnsteuer-Optionen (inkl. Link zum Formular)

• Dokumente: Reisepass oder Ausweis

Außerdem wird darauf hingewiesen:

• Das Formular muss in einem Durchgang ausgefüllt werden (Zwischenspeichern ist nicht möglich)

• Die Angaben werden ausschließlich für den Vertrag verwendet und sicher gespeichert

Nach dem Absenden wird der Status im Dashboard automatisch aktualisiert.

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3. Verfolge ihren Fortschritt

Im Dashboard siehst du live, wie weit einzelne Personen im Onboarding sind:

• Wer noch nicht geantwortet hat

• Wer bereit für den Vertrag ist

• Wessen Unterschrift noch fehlt

• Wer bereits unterschreiben hat und eingestellt wurde

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4. Erstelle einen Vertrag

Sobald alle Daten eingegangen sind, öffne das Profil der Person und gehe zum Tab Vertrag erstellen.

Dort kannst du:

• Eine Vorlage auswählen

• Letzte Details eintragen, basieren auf der ausgewählten Vorlage wie z. B.:

  • Gehalt

  • Start- und Enddatum

  • Vertragslaufzeit

  • Wochenstunden

  • Team oder Standort

Klicke anschließend auf Vertrag erstellen, um die finale Version zu erstellen.

 

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5. Verträge digital unterschreiben

Willst Du Dir das Ausdrucken sparen? HR+ unterstützt jetzt E-sign – eine komplett digitale Möglichkeit, Verträge direkt in Shiftbase unterschreiben zu lassen, zur Verfügung gestellt von YouSign.

Mit E-sign kannst du:

• Verträge direkt aus Shiftbase zur digitalen Unterschrift verschicken

• Die Unterschrift in der richtigen Reihenfolge einholen – zuerst der Arbeitgeber, dann die neue Person

• Speichere das unterschriebene PDF wird automatisch im Profil des Neuzugangs

 

Rechtssicher und DSGVO-konform

HR+ nutzt Simple Electronic Signatures (SES) von YouSign– eine sichere und rechtsgültige Methode, um Arbeitsverträge zu unterschreiben, die den EU-Vorgaben entspricht. Eine SES ist:

• Legal bindend nach eIDAS Regulierungen
• Enthält eine Nachverfolgungs-Option um zu sehen wer wann unterschrieben hat

• Schützt das Dokument gegen Änderungen nach der Signatur

• Damit die digitale Unterschrift funktioniert, muss Deine Vertragsvorlage folgende erforderlichen Felder enthalten:
  • {signature_employee}
  • {signature_employer}
  • {signing_date_employee}
  • {signing_date_employer}

 

So funktioniert's:

1. Nach dem Ausfüllen des Vertrages auf Zur Unterschrift senden klicken

2. Festlegen, wer auf Unternehmensseite unterschreibt

3. Der Arbeitgeber bekommt den Vertrag zuerst
4. Danach erhält der Neuzugang eine Benachrichtigung zum unterzeichnen

5. Sobald beide unterschrieben haben:

   • wird die unterschriebene PDF an beide Partien geschickt
   • das Dokument im Profil des Neuzugang gespeichert
   • die Person in Shiftbase automatisch in einen Mitarbeiter umgewandelt
     
     

 

Möchtest Du den Vorgang abbrechen?

Du kannst den Signaturprozess bis Schritt 3 abbrechen – also bevor der Vertrag verschickt oder heruntergeladen wurde.
Klicke dazu auf Prozess abbrechen, um das Bestätigungsfenster zu öffnen. Hier kannst du wählen:

• Den gesamten Vorgang stoppen und den Neuzugang entfernen

• Oder nur den eSign-Ablauf beenden, den Vertrag bearbeiten und erneut senden

6. Wandle Neuzugänge in Mitarbeiter um

Sobald der Vertrag unterschrieben ist, kannst du die Person offiziell ins Team übernehmen.

Klicke dazu auf In Mitarbeiter umwandeln, entweder:

• in der Übersicht der Neuzugänge, oder

• im jeweiligen Profil

Die Person wird dann zur regulären Mitarbeiterliste hinzugefügt – bereit zur Dienstplanung. Alle eingereichten Daten werden automatisch übernommen, mit Ausnahme sensibler Informationen wie IBAN, BSN oder Ausweisdokumente (aus Datenschutzgründen). Diese können manuell ergänzt werden.

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Was kommt als nächstes für HR+?

Wir sind noch lange nicht fertig – bald kommen:

• Vertragsverlängerungen

• Integrationen mit Lohnbuchhaltungssystemen
• Unterschreiben von weiteren Dokumenten, wie z.B. Steuerdokumenten

• Mitarbeiter und Team Kommunikations Funktionen

• Material und Checklisten zum Einarbeiten

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Fragen oder Feedback?

Du brauchst Unterstützung beim Einrichten? Unser Support-Team hilft Dir gern weiter – im Chat oder per Mail an support@shiftbase.com.

Du hast Feedback für uns? Unser Produkt-Team arbeitet an Verbesserungen von HR+und freut sich, mit Dir darüber zu reden. Mache hier einen Termin!?

Du möchtest HR+ ausprobieren?

Wenn das spannend für Dein Team klingt, kannst Du Dich hier für den Early Access anmelden. Wir nehmen aktuell nur eine begrenzte Anzahl an – Du kommst auf die Warteliste und wir melden uns, sobald Du dabei bist.