Starte mit HR+ (Early Access)

In diesem Artikel findest du heraus, wie du ganz einfach mit den neuen HR+ Funktionen loslegen kannst.

 

HR+ nimmt dir den ganzen Papierkram rund ums Einstellen neuer Mitarbeiter ab – keine E-Mail-Ketten, keine manuellen Unterschriften, kein Dokumenten-Hin-und-Her. Stattdessen: Infos sammeln, Vertrag erstellen, alles im Griff – direkt im HR-Bereich von Shiftbase.

Inhalt

Was mit HR+ möglich ist

Erste Schritte mit einer Neueinstellung

HR+ Schritt für Schritt nutzen

Was als Nächstes kommt

Fragen oder Feedback?

---

Was mit HR+ möglich ist

HR+ macht das Onboarding einfacher, schneller und entspannter:

• Verträge erstellen
  Eigene Vorlagen hochladen, Details automatisch ausfüllen lassen – und fertige Verträge in wenigen Minuten verschicken.

• Dokumente einsammeln
  Keine verlorenen Ausweise oder fehlenden Kontodaten mehr. Neue Teammitglieder füllen alles über ein sicheres Online-Formular aus.

• Den Überblick behalten
  Keep track of every new hire with a clear dashboard that shows what stage they’re in — from form submission to final signature.

• Neue Mitarbeiter direkt starten lassen
  Sobald der Vertrag unterschrieben ist, kann die Person eingeplant werden – ohne Verzögerung.

---

Erste Schritte mir einer Neueinstellung

Bevor es losgeht, bitte überprüfe:

• Ist der HR-Bereich sichtbar? (Nur im Early Access – ersetzt das Tab „Mitarbeitende“)

• Wurde mindestens eine Vertragsvorlage hochgeladen? (Ein Beispiel steht zur Verfügung)

• Sind die wichtigsten Infos zur neuen Person vorhanden? Name, E-Mail, Jobdaten

• Stimmen die Zugriffsrechte? Benötigt werden:

  • Neueinstellungen verwalten

  • Vertragsvorlagen verwalten & Verträge erstellen

---

HR+ Schritt für Schritt nutzen

1. Lade einen Vertrag hoch
2. Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen
   1. Was ein neuer Mitarbeiter sieht
3. Verfolge ihren Fortschritt
4. Erstelle einen Vertrag
5. Wandle neue Mitarbeiter in einen Angestellten um

---

1. Lade einen Vertrag hoch

Gehe zu HR > Vorlagen und wähle Neue Vorlage erstellen. Dort findest du eine Liste aller Platzhalter, die du im Dokument nutzen kannst – z. B. {Corname}, {Adresse}, {Eintrittsdatum}.

So bereitest du deine Vorlage vor:

• Erstelle die Datei im .doc- oder .docx-Format

• Ersetze feste Werte (z. B. Namen, Daten) durch Platzhalter

• Lade die Datei direkt im System hoch

• ✅ Felder, die automatisch ausgefüllt werden

• ⚠️ Felder, die nicht erkannt wurden und eventuell angepasst werden müssen

Du kannst das Dokument bei Bedarf bearbeiten und erneut hochladen – oder fehlende Felder später manuell ergänzen.

---

2. Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen

Wechsle zu HR > Neueinstellungen und klicke auf Neueinstellung hinzufügen.

Gib folgende Infos ein:

• Vor- und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Jobtitel

• Startdatum

• Sprache (für die Kommunikation)

Nach dem Klick auf Einladung senden erhält die Person eine E-Mail mit einem Link zu einem sicheren Online-Formular. Sobald das Formular ausgefüllt ist, bekommst du eine Benachrichtigung.

 

 

---

Was ein neuer Mitarbeiter sieht

Die Willkommensmail enthält einen Link zu einem Formular, in dem alle wichtigen Infos gesammelt werden.

📝 Im Formular werden abgefragt:

• Persönliche Angaben: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit

• Adresse: Straße, Ort, PLZ, Land

• Kontakt: Telefonnummer und E-Mail

• Beschäftigung: IBAN, Steuerabzugswahl (inkl. Link zum Belastingdienst-Formular)

• Dokumente: Reisepass oder Ausweis

Außerdem wird darauf hingewiesen:

• Das Formular muss in einem Durchgang ausgefüllt werden (Zwischenspeichern ist nicht möglich)

• Die Angaben werden ausschließlich für den Vertrag verwendet und sicher gespeichert

Nach dem Absenden wird der Status im Dashboard automatisch aktualisiert.

---

3. Verfolge ihren Fortschritt

Im Dashboard siehst du live, wie weit einzelne Personen im Onboarding sind:

• Wer die Einladung noch nicht angenommen hat

• Wer bereit für den Vertrag ist

• Wessen Unterschrift noch fehlt

• Wer bereits eingestellt wurde

---

4. Erstelle einen Vertrag

Sobald alle Daten eingegangen sind, öffne das Profil der Person und gehe zum Tab Vertrag erstellen.

Dort kannst du:

• Eine Vorlage auswählen

• Letzte Details eintragen, z. B.:

  • Gehalt

  • Start- und Enddatum

  • Vertragslaufzeit

  • Wochenstunden

  • Team oder Standort

Klicke anschließend auf Vertrag erstellen, um die finale Version zu erstellen.

Den Vertrag kannst du:

• herunterladen und manuell zur Unterschrift versenden, oder

• ausdrucken und vor Ort unterschreiben lassen

---

5. Wandle neue Mitarbeiter in einen Angestellten um

Sobald der Vertrag unterschrieben ist, kannst du die Person offiziell ins Team übernehmen.

Klicke dazu auf In Mitarbeitende umwandeln, entweder:

• in der Übersicht der Neueinstellungen, oder

• im jeweiligen Profil

Die Person wird dann zur regulären Mitarbeitendenliste hinzugefügt – bereit zur Einsatzplanung. Alle eingereichten Daten werden automatisch übernommen, mit Ausnahme sensibler Informationen wie IBAN, BSN oder Ausweisdokumente (aus Datenschutzgründen). Diese können manuell ergänzt werden.

Standardmäßig wird der Person ein Flex-Vertrag zugewiesen. Du kannst die Details nachträglich im Profil unter Vertrag anpassen.

---

Was als Nächstes kommt?

Wir sind noch lange nicht fertig – bald folgen:

• Unterstützung für digitale Unterschriften

• Vertragsverlängerungen

• Mehr Anpassungsmöglichkeiten beim Formular

• Anbindung an Lohnabrechnungssysteme (geplant für später im Jahr)

---

Fragen oder Feedback?

Du brauchst Unterstützung beim Einrichten? Oder hast Feedback für uns? Unser Support-Team hilft dir gern weiter – im Chat oder per Mail an support@shiftbase.com.

Du möchtest HR+ ausprobieren?

Wenn das spannend für dein Team klingt, kannst du dich hier für den Early Access anmelden. Wir nehmen aktuell nur eine begrenzte Anzahl an – du kommst auf die Warteliste und wir melden uns, sobald du dabei bist.