Visma Nmbrs koppeling instellen

Het instellen van de Visma Nmbrs-koppeling met Shiftbase

De Visma Nmbrs koppeling opzetten

Om Visma Nmbrs te configureren is een Visma Nmbrs gebruikersnaam en token vereist.
Hoe de token aangemaakt kan worden is beschreven in dit artikel.

De door jou aangemaakte token dient gekoppeld te zijn aan een API Template. Voor meer informatie over API Templates in Visma Nmbrs raadpleeg je dit artikel.

De aan jouw token gekoppelde API Template dient te beschikken over ten minste alle onderstaande rechten om correct te kunnen functioneren.

Employee Service:

• PersonalInfo_GetAll_AllEmployeesByCompany
• Address_GetAll_AllEmployeesByCompany
• Contract_GetAll_AllEmployeesByCompany
• CostCenter_Get
• DaysVar_Set
• DaysVarWorked_Set
• Department_GetAll_AllEmployeesByCompany

• Employment_GetAll_AllEmployeesByCompany

• Function_GetAll_AllEmployeesByCompany
• HourComponentVar_Clear
• HourComponentVar_Insert_Batch
• List_GetByCompany

• Salary_GetAll_AllEmployeesByCompany

• Schedule_GetAll_AllEmployeesByCompany

• WageComponentVar_Get

• WageComponentVar_Clear

• WageComponentVar_Insert_Batch

Company service:

• HourModel_GetHourCodes

• HourModel2_GetHourCodes 

• WageModel_GetWageCodes

• WageModel2_GetWageCodes

• CostCenter_GetList

• List_GetByDebtor

• List_GetAll

• Company_GetCurrentPeriod

Debtor Service:

• Department_GetList

• List_GetAll

Nadat je de token hebt aangemaakt kan de koppeling ingesteld worden.
Hiervoor ga je in de applicatie naar Instellingen > App center > Nmbrs.

Hier staat een knop om een Visma Nmbrs koppeling mee toe te voegen.

Nadat je op knop hebt klikt om een koppeling toe te voegen, komt het volgende scherm naar voren.

Gebruikersnaam: De gebruikersnaam waarmee ingelogd wordt in Visma Nmbrs.
Token: De token zoals aangemaakt in Visma Nmbrs.

Nadat bovenstaande gegevens zijn ingevoerd, kunnen de Visma Nmbrs bedrijven opgehaald worden door op de knop verbind te klikken.
Vervolgens kan geselecteerd worden aan welk bedrijf binnen Visma Nmbrs de gegevens gekoppeld moeten worden.
Na het opslaan van dit formulier kom je op het scherm om alle gegevens te koppelen.

Koppel naam: De naam van de koppeling, deze kan je zelf bepalen.
Fulltime wekelijkse uren: De fulltime wekelijkse uren van de medewerkers.
Loonmodel: Hier kun je aangeven van welk loonmodel gebruik te willen maken. De opties zijn Standaard (Loonmodel 1), Loonmodel 2 of Beide loonmodellen.
Urenmodel: Hier kun je aangeven van welk urenmodel gebruik te willen maken. De opties zijn Standaard (Urenmodel 1), Urenmodel 2 of Beide urenmodellen.
Contractvelden: Selecteer hier welke contractvelden van de medewerkers gesynchroniseerd moeten worden.
Medewerkers velden: Selecteer hier welke medewerkersgegevens gesynchroniseerd dienen te worden.
Verstuur import berichtgeving naar: E-mail adres waar informatie naartoe gestuurd wordt over de koppeling zoals de status van een export of het importeren van een medewerker.
Verstuur export berichtgeving naar: E-mail adres waar informatie omtrent een Visma Nmbrs export naartoe wordt gestuurd.

Import instellingen

Bepaal contract afdeling op basis van: Hiermee regel je of de contract afdeling van medewerkers in ons systeem bepaald wordt door de afdeling of de kostenplaats van de medewerker in Visma Nmbrs.

Kostenplaats/Afdeling

Afhankelijk van de instelling voor het bepalen van de contract afdeling van de medewerkers dien je alle kostenplaatsen/afdelingen uit Visma Nmbrs te koppelen aan een afdeling in ShiftBase. Het is ook mogelijk om aan te geven dat medewerkers werkzaam op bepaalde kostenplaatsen/afdelingen niet moeten worden geïmporteerd.

Contract types

Voor ieder contract type dat beschikbaar is binnen Visma Nmbrs kun je het bijbehorend contract type koppelen in Shiftbase. Elk contract type uit Shiftbase kan gekoppeld worden aan Uurloner of Vaste kracht in Visma Nmbrs.

Medewerkers

Vervolgens is het zaak dat alle medewerkers worden gekoppeld die vanuit Visma Nmbrs moeten worden gekoppeld aan jouw account. Wij proberen automatisch om voor iedere (actieve) medewerker een bijbehorende medewerker te vinden binnen jouw account*.  Indien er geen match kan worden gevonden wordt de medewerker automatisch op toevoegen gezet. Je vindt je Visma Nmbrs medewerkers in 4 categorieën terug:

• Niet gekoppelde medewerkers: de medewerkers die nog niet gekoppeld zijn en toegevoegd kunnen worden.

• Gekoppelde medewerkers: de medewerkers die reeds gekoppeld zijn aan een medewerker binnen je account.

• Uitgesloten medewerkers: medewerkers waarvoor aangegeven/gedetecteerd is dat deze niet moeten worden geïmporteerd, dit kan handmatig aangegeven worden voor een specifieke medewerker maar gebeurd ook automatisch aan de hand van instellingen voor contract afdelingen / contract types.

• Oud medewerkers: alle medewerkers die reeds uit dienst zijn, standaard wordt deze groep verborgen. Je kunt deze medewerkers tonen met de knop toon oud medewerkers.

Koppelniveaus medewerker

Voor alle gekoppelde medewerkers binnen jouw Visma Nmbrs koppeling kan worden gedefinieerd welke acties er voor desbetreffende medewerker moeten worden uitgevoerd**:

• Enkel gegevens importeren: voor de medewerker zullen geen gewerkte uren worden doorgestuurd naar Visma Nmbrs.

• Gegevens importeren & uren exporteren: de standaard optie, medewerker gegevens worden vanuit Visma Nmbrs geïmporteerd in jouw account, gewerkte uren zullen worden geëxporteerd.

• Enkel gewerkte uren exporteren: voor de medewerker worden geen N.A.W. gegevens / contracten bijgewerkt, enkel de gewerkte uren kunnen worden doorgestuurd naar Visma Nmbrs.

Wanneer de contract synchronisatie door de Visma Nmbrs koppeling gedaan word is het veld Omschrijving niet bruikbaar voor notities. Eventuele wijzigingen aan de Visma Nmbrs omgeving kunnen gemaakte omschrijvingen verwijderen.

Export instellingen

Kostenplaatsen

Voor het correct verwerken van de gewerkte uren van je personeel dien je voor iedere afdeling binnen je account aan te geven wat de bijbehorende kostenplaats is in Visma Nmbrs voor het verwerken van uren op deze afdeling. Hierin heb je de optie om aan te geven dat uren voor een specifieke afdeling altijd geboekt moeten worden op de standaard kostenplaats voor de medewerker of dat uren niet moeten worden geëxporteerd.

Looncomponenten

Het is mogelijk om de looncomponenten kilometers & maaltijden voor een medewerker door te geven aan Visma Nmbrs als looncomponenten. Hiertoe selecteer je simpelweg achter het looncomponent in ons systeem het juiste externe looncomponent uit Visma Nmbrs.

Urencomponenten

Het wel of niet koppelen van een urencomponent uit je account aan een extern component uit Visma Nmbrs zorgt ervoor dat uren geboekt op deze componenten kunnen worden doorgestuurd naar Visma Nmbrs. Je dient ervoor te zorgen dat alle componenten die in de urenregistratie gebruikt worden zijn gekoppeld aan een extern component om zeker te zijn van een correcte en volledige verloning van je personeel.

Urencomponenten uurloners

Voor een aantal urencomponenten voor de uurloners kun je aanvinken: optellen bij gewerkte uren. Indien dit voor een bepaald component aangevinkt is zal het aantal uur geboekt op deze component worden opgeteld bij het aantal gewerkte uren van de medewerker. De uren op het geboekte component worden dan in feite behandeld op dezelfde manier als toeslagen voor een vaste kracht.