Het aanmaken en instellen van je SD Worx koppeling
SD Worx koppeling aanmaken
De SD Worx koppeling kan worden aangemaakt door te gaan naar Instellingen > App Center > SD Worx.
Vervolgens klik je op de groene knop +Voeg een SD Worx koppeling toe.
Nu krijg je het onderstaande venster te zien.
Hier vul je de volgende gegevens in.
- Koppel naam: Vul hier de naam die je wilt geven aan de koppeling.
- Werkgeversnummer: Vul hier je werkgeversnummer in.
- E-mailadres voor export-berichtgeving: Vul hier het e-mailadres in waar je het csv-bestand, voor het importeren in SD Worx, wilt ontvangen.
SD Worx koppeling instellen
Na het aanmaken en opslaan van de koppeling kom je automatisch terecht bij de instellingen van deze koppeling. Allereerst kom je terecht bij het tabblad Kostenplaatsen.
In het tabblad Kostenplaatsen geef je aan welke afdelingen in Shiftbase gekoppeld moeten worden aan SD Worx. Je hebt de keuze tussen Niet exporteren en Exporteren. Wanneer je de gegevens van een afdeling wilt exporteren klik je achter deze afdeling op Niet exporteren en kies je in het menu voor Exporteren. Voordat je naar het volgende tabblad gaat, klik eerst op de groene knop Opslaan onderaan.
Het tweede tabblad is Exporteer medewerkers. Hier koppel je de medewerkers waarvan je de uren wilt exporteren.
De medewerkers koppelen wordt gedaan door het werknemersnummer in te voeren zoals bekend in SD Worx. Dit is een 7-cijferig nummer. Wederom voordat je naar het volgende tabblad gaat, klik eerst op de groene knop Opslaan onderaan.
👀 Voorbeeld: Jan heeft als werknemersnummer in SD Worx 0000412.
Dit kan als volgt worden ingevoerd.
Optie A Jan Janssen: 0000412
Optie B Jan Janssen: 412
Als laatste tabblad hebben we de Loon/uren componenten. Hier geef je aan per component vanuit Shiftbase welke gekoppeld dient te worden. Wanneer bepaalde componenten niet van toepassing zijn kunnen deze op Niet exporteren blijven staan.
Vergeet na het koppelen van de componenten niet onderaan op Opslaan te klikken.
⚠️Let op: De beschikbare opties in het drop-down menu zijn de standaard opties zoals bekend in SD Worx. Eventuele extra aangemaakte velden binnen SD Worx zijn niet beschikbaar om te selecteren.
SD Worx rapportage
Wanneer de koppeling succesvol is aangemaakt en ingesteld is er een nieuwe rapportage beschikbaar. Deze is te vinden onder het tabblad Rapportages. Linksboven kun je de rapportage selecteren.
De volgende filters kun je instellen bij de rapportage.
- Contract uren: (startdatum - einddatum): Hier selecteer je de periode voor de medewerkers met vaste contract uren waar je de gegevens van wilt exporteren.
- Gewerkte uren: (startdatum - einddatum): Hier selecteer je de periode voor de medewerkers zonder vaste contract uren waar je de gegevens van wilt exporteren.
- Contract type: Hier heb je 3 opties, Contract uren, Gewerkte uren en Beiden. Dit houdt in of je per contract type apart een export wilt maken.
Wanneer je bovenstaande filters hebt ingesteld kun je rechtsboven op de groene knop Rapportage aanvragen klikken. Vervolgens wordt er een voorbeeld getoond.
Door vervolgens op de groene knop Verstuur naar SD Worx te klikken wordt deze rapportage verzonden.
Deze zal verzonden worden naar het opgegeven e-mailadres bij E-mailadres voor exportberichtgeving. Het csv bestand kan vervolgens worden geïmporteerd bij SD Worx.
⚠️ Let op: Met deze koppeling kunnen uit te betalen vakantie-uren worden verwerkt. De koppeling verwerkt geen verlofsaldi van en naar SD Worx. Het is wenselijk om verlofsaldi binnen Shiftbase te verwerken.
