Loket.nl koppeling

Instellen van uw Loket.nl koppeling met Shiftbase

downloads.intercomcdn.comio2953655564922357157f540fbec8423e9Premium


Indien je gebruik maakt van het verloningspakket Loket.nl kun je ervoor kiezen om een koppeling met jouw Loket.nl account op te zetten vanuit je account bij ons.

Inhoud:

Loket.nl koppeling aanmaken
De Loket.nl koppeling configureren
Contractafdeling
Contracttypes
Medewerkers
Kostenplaatsen
Loon/uren componenten
Exporteren
Importeren

Loket.nl koppeling aanmaken

Deze koppeling doet twee dingen voor je:

  • Het importeren en bijwerken van de gegevens van al je medewerkers*

  • Het exporteren van urenregistraties vanuit Shiftbase worden direct geïmporteerd binnen de Loket.nl administratie.

⚠️Let op! Voeg de nieuwe koppeling toe door in te loggen met een Loket.nl gebruiker (let op: geen webservice gebruiker maar een normale gebruiker)

Zorg ervoor dat deze gebruiker minimaal de volgende rechten heeft:

  • Beheren en raadplegen BSN

  • Raadplegen dienstverbanden

  • Raadplegen applicatiebeheer werkgever

  • Raadplegen diverse vaste gegevens salarisverwerking

  • Raadplegen beloningen

  • Beheer dienstverbanden

  • Beheer variabele gegevens

  • Beheer concept medewerkers

  1. Ga in je account naar instellingen en kies vervolgens voor App center boven in het submenu.

  2. Door op het vak Loket.nl te klikken kun je een koppeling opzetten via + Voeg een Loket.nl (REST) koppeling toe.

  3. Het onderstaande formulier wordt nu geopend:


Wanneer je op koppel klikt opent dit je Loket.nl omgeving om de koppeling te maken:

  1. Gebruikersnaam: je Loket.nl gebruikersnaam**

  2. Wachtwoord: je Loket.nl wachtwoord**

De Loket.nl koppeling configureren

Nadat je via de zojuist beschreven stappen een koppeling hebt aangemaakt dien je deze te configureren. Het configureren van een koppeling met Loket.nl beslaat een aantal stappen die elk afzonderlijk zullen worden toegelicht.

Synchronisatie

Vervolgens kan geselecteerd worden aan welk bedrijf binnen Loket.nl de gegevens gekoppeld moeten worden. Hier selecteer je de desbetreffende administratie.

Zo kun je aangeven welke informatie iedere nacht vanuit je Loket.nl administratie wordt gesynchroniseerd.


  • Nieuwe medewerkers automatisch toevoegen: medewerkers worden automatisch gekoppeld op basis van e-mailadres of BSN

  • Afdelingen worden beheerd door Loket

  • Einddata contracten worden beheerd door Loket

  • Contracturen worden beheerd door Loket: contracturen worden evenredig verdeeld over de dagen

  • Contract types worden beheerd door Loket

  • Functies worden beheerd door Loket

  • Uurlonen worden beheerd door Loket

  • Afwezigheidsdagen worden geteld als SV-dagen

E-mailadres voor import berichtgeving: E-mailadres waar informatie naartoe gestuurd wordt over de koppeling zoals de status van het importeren van een medewerker.
E-mailadres voor export berichtgeving: E-mailadres waar informatie omtrent een export naartoe wordt gestuurd.

Na het opslaan van dit formulier via de knop Instellen kom je op het scherm om alle koppel instellingen mee te geven.

Contractafdeling

Afhankelijk van de instelling voor het bepalen van de contract afdeling van de medewerkers dien je alle kostenplaatsen/afdelingen uit Loket.nl koppelen aan een afdeling in Shiftbase. Het is ook mogelijk om aan te geven dat medewerkers werkzaam op bepaalde kostenplaatsen/afdelingen niet moeten worden geïmporteerd.

Contract types

Voor ieder contract type dat beschikbaar is binnen Loket.nl kun je het bijbehorend contract type koppelen in Shiftbase. Ook voor specifieke contract types kan worden aangegeven dat deze niet moet worden geïmporteerd vanuit Loket.nl.

⚠️ Let op: Bij Interne contracttypes is de optie Niet importeren niet beschikbaar. Selecteer hier dan ook altijd de meest passende optie. Wanneer je ervoor kiest om Selecteer een optie te laten staan zorgt dit voor dagelijkse meldingen waarin vermeld wordt dat één of meer koppelinstellingen missen.


Medewerkers

Vervolgens is het zaak dat alle medewerkers worden gekoppeld die vanuit Loket.nl moeten worden gekoppeld aan jouw account. Wij proberen automatisch om voor iedere (actieve) medewerker een bijbehorende medewerker te vinden binnen jouw account. Indien er geen match kan worden gevonden wordt de medewerker automatisch op toevoegen gezet.

Je vindt je Loket.nl medewerkers in 4 categorieën terug:

  • Niet gekoppelde medewerkers: de medewerkers die nog niet gekoppeld zijn en toegevoegd kunnen worden.

  • Gekoppelde medewerkers: de medewerkers die reeds gekoppeld zijn aan een medewerker binnen je account.

  • Uitgesloten medewerkers: medewerkers waarvoor aangegeven/gedetecteerd is dat deze niet moeten worden geïmporteerd, dit kan handmatig aangegeven worden voor een specifieke medewerker maar gebeurd ook automatisch aan de hand van instellingen voor contract afdelingen / contract types.

  • Inactieve medewerkers: alle medewerkers die reeds uit dienst zijn, standaard wordt deze groep verborgen. Je kunt deze medewerkers tonen met de zwarte knop rechts.

Koppelniveaus medewerker

Voor alle gekoppelde medewerkers binnen jouw Loket.nl koppeling kan worden gedefinieerd welke acties er voor desbetreffende medewerker moeten worden uitgevoerd:

  • Enkel gegevens importeren: voor de medewerker zullen geen gewerkte uren worden doorgestuurd naar Loket.nl.***

  • Gegevens importeren & uren exporteren: de standaard optie, medewerker gegevens worden vanuit Loket.nl geïmporteerd in jouw account, gewerkte uren zullen worden geëxporteerd.

  • Enkel gewerkte uren exporteren: voor de medewerker worden geen N.A.W. gegevens / contracten bijgewerkt, enkel de gewerkte uren kunnen worden doorgestuurd naar Loket.nl.

Medewerkers ontkoppelen

Medewerkers ontkoppelen kan wanneer een medewerker wisselt van inkomstenverhouding of opnieuw in dienst komt. Zo dient de oud-Loket.nl medewerker eerst ontkoppeld te worden, om vervolgens de 'nieuwe' Loket medewerker te koppelen.

Je kan een medewerker ontkoppelen binnen de Loket koppeling in het tabblad Medewerkers. De medewerkers kunnen met de zoekfunctie aan de rechterkant onder de verschillende groepen gevonden worden.

  • Niet gekoppelde medewerkers

  • Gekoppelde medewerkers

  • Uitgesloten medewerkers

  • Inactieve medewerkers

Wanneer je de oud-Loket.nl medewerker gevonden hebt kan je vervolgens door het dropdown menu rechts kiezen voor, Niet importeren.

Op die manier zorg je er voor dat de medewerker in Shiftbase maar één keer wordt bijgewerkt door de juiste gebruiker vanuit de Loket.nl omgeving.

Kostenplaatsen

Voor alle afdelingen binnen Shiftbase kan je aangeven welke geëxporteerd dienen te worden. Zo kan je achter de afdeling een bijbehorende Distributie-eenheden binnen Loket.nl selecteren. Deze kunnen ook verder verdeeld worden in Kostenplaatsen en Kosten eenheden. Deze mogelijkheid is optioneel, het is niet verplicht om toe te wijzen.

Loon/uren componenten

Looncomponenten

Het is mogelijk om de looncomponenten kilometers, maaltijden en worked days voor een medewerker door te geven aan Loket.nl als looncomponenten. Hiertoe selecteer je simpelweg achter het looncomponent in ons systeem het juiste externe looncomponent uit Loket.nl.

Urencomponenten

Na het instellen van de kostenplaatsen dien je ook alle gebruikte urencomponenten binnen je account te koppelen aan de bijbehorende component in Loket.nl, hiervoor vul je achter elk urencomponent de bijbehorende component in Loket.nl.

Het koppelen van Looncomponenten gaat op dezelfde wijze als het koppelen van de urencomponenten. Ook hier koppel je de door jouw gebruikte looncomponenten aan de bijbehorende component in Loket.nl. Ook hiervoor geldt indien je een looncomponent niet gebruikt hoef je deze niet te koppelen.

Urencomponenten uurloners
Voor een aantal urencomponenten voor de uurloners kun je aanvinken: optellen bij gewerkte uren. Indien dit voor een bepaald component aangevinkt is zal het aantal uur geboekt op deze component worden opgeteld bij het aantal gewerkte uren van de medewerker. De uren op het geboekte component worden dan in feite behandeld op dezelfde manier als toeslagen voor een vaste kracht.

Na het koppelen van alle reeds genoemde zaken is je koppeling klaar voor gebruik.

Exporteren

Loket.nl rapportage

Er is een nieuwe Loket.nl rapportage beschikbaar gekomen. De rapportage kan via Rapportages en Koppelingen opgeroepen worden. Zo kan er voor worden gekozen om voor Contracten uren en Gewerkte uren apart te verzenden.

  • Contract-uren periode, voor alle medewerkers met vaste contract uren.

  • Gewerkte uren periode, voor alle medewerkers met nul uur contract.

Gegevens exporteren

Alle gegevens kunnen via de optie Tonen inzichtelijk gemaakt worden en via de groen knop Verstuur naar Loket.nl geëxporteerd worden.

Het E-mailadres voor export berichtgeving wat is opgegeven binnen de koppeling ontvangt per e-mail een notificatie van de import.

Importeren

Wanneer de rapportage eenmaal geëxporteerd is zijn de uren voor de gekoppelde medewerkers en desbetreffende loon- en urencomponenten binnen de Loket.nl administratie ingeschoten.


* Indien je reeds bestaande medewerkers binnen ons systeem koppelt aan een nieuw te importeren medewerker vanuit Loket.nl, kan door technische beperkingen de contractafdeling en het e-mailadres van de medewerker niet automatisch worden overgenomen vanuit Loket.nl. Je dient in deze specifieke gevallen zelf te controleren of de contractafdeling en het e-mailadres juist staan ingesteld. Indien je kiest voor de optie "toevoegen" bij medewerkers die vanuit Loket.nl worden gesynchroniseerd is dit niet van toepassing.

** Je gebruikersnaam & wachtwoord worden niet door ons opgeslagen/gebruikt en zijn enkel nodig voor het aanmaken van een nieuwe koppeling. 

*** Niet alle gegevens kunnen vanuit Loket.nl automatisch worden gesynchroniseerd. De eind contract datum wordt altijd overgenomen vanuit Loket. Alle wijzigingen aan N.A.W. gegevens zullen dagelijks door ons worden gesynchroniseerd (dit gebeurd altijd 's nachts). Bij het toevoegen van nieuwe medewerkers worden tevens de contractgegevens van de medewerker eenmalig geïmporteerd. Wanneer meerdere Loket.nl koppelingen actief zijn binnen je account.

**** Wanneer een medewerker uit dienst gaat is het verstandig om in de koppeling de medewerker niet meer te synchroniseren. Dit kan gedaan worden door in de koppeling de medewerker op Niet importeren te plaatsen. In de koppeling kan je dit doen door te gaan naar Medewerkers en op de medewerkers naam te klikken en te kiezen voor Niet importeren.

downloads.intercomcdn.comio3102564373de631bf49d894813c69755dHC+-+YouTube+Footer+NL