Loket.nl import instellingen

Inhoud

Koppeling instellen

Als de configuratie is ingesteld én opgeslagen, ga je naar de mapping van de koppeling. Hier vind je alle instellingen voor de koppeling tussen Loket.nl en Shiftbase. Dit kun je later altijd nog aanpassen via het icoon voor Wijzig koppeling:

Op de mapping pagina vind je de onderstaande tabbladen om in te stellen:

Voor het importeren van gegevens:

Contractafdelingen (lichtgroen): Bepaling van de contractafdeling van de medewerkers. Hier kun je de verdeling van de medewerkers in Loket.nl, gelijk leggen aan de organisatiestructuur in Shiftbase.
Contracttypes (donkergroen): Hier stel je in welk contracttype de medewerkers krijgen in Shiftbase als ze vanuit Loket.nl geïmporteerd worden. Daarnaast kun je hier instellen of de contracttypes die in Shiftbase staan, vallen onder Vaste krachten of Uurloners in Loket.nl. Dus je linkt de gegevens van de contracttypes van Loket.nl en Shiftbase aan elkaar.
Medewerkers (geel): Op dit tabblad stel je in wat er moet gebeuren met de medewerkers die in de Loket.nl administratie staan. Hierbij zijn verschillende opties die verder uitgewerkt worden op de pagina Medewerkers.

Voor het exporteren van gegevens:

Kostenplaatsen (paars): Op deze pagina kun je instellen welke afdelingen in Shiftbase, geëxporteerd moeten worden en naar welke kostenplaats (verdelingseenheid) in Loket.nl de gegevens moeten.

Loon/uren componenten (blauw): Op deze pagina kun je instellen welke loon/uren componenten geëxporteerd moeten worden en naar welke loon/uren componenten in Loket.nl deze gegevens moeten.

Onderstaand wordt de mapping per tabblad verder uitgelegd.

Contractafdeling

Het eerste tabblad is Contractafdeling. Hier bepaal je of je wilt werken op basis van Kostenplaats (verdelingseenheid) of Afdeling uit Loket.nl. Deze instelling is nodig voor het importeren van medewerkers en bepaalt de contractafdeling in het Medewerkerscontract in Shiftbase.

Je kunt hier de keuze maken of je wilt importeren op basis van de Kostenplaats (verdelingseenheid) of Afdeling uit Loket.nl.

Na deze keuze te hebben gemaakt, zie je daaronder de beschikbare Kostenplaatsen/Afdelingen vanuit Loket.nl. Dit is in Loket.nl te vinden onder Bedrijf > Beheer > Tabellen. In het Groen zijn de afdelingen weergegeven die je ziet als je Afdeling kiest en in het Oranje vlak zie je de keuzes die je ziet als je Kostenplaats kiest.

Vervolgens kun je per kostenplaats/afdeling kiezen naar welk Team in Shiftbase de medewerkers worden geïmporteerd.

In het bijgevoegde voorbeeld is gekozen om te sorteren op basis van Afdeling vanuit Loket.nl. Daarbij is aangegeven om de medewerkers dan in eerste instantie onderdeel te maken van het gekozen Team 2 zoals bekend in het Shiftbase account.

Het resultaat is de contractafdeling van een medewerker in Shiftbase die Groen aangegeven is. Je vindt het terug in het medewerkerscontract via Medewerker > Contracten.

De Contractafdeling in Shiftbase wordt automatisch overschreven als je het handmatig aanpast in het contract van de medewerker. Om een contractafdeling te wijzigen, kan je in Loket.nl de afdeling/verdelingseenheid aan te passen of kun je Contractveld > Afdelingen algeheel uit zetten.

Het geselecteerde team kun je later wél aanpassen bij de medewerker onder het tabblad Teams & toegangsrechten. Teams worden niet overschreven door de import instellingen.

Contracttypes

Voor het koppelen van contracttypes (Groen), dient geselecteerd te worden welk contracttype in Shiftbase gekozen moet worden voor de Uurloners of Vaste krachten zoals bekend in Loket.nl. Hierbij kan gekozen worden voor “Niet importeren”, of een van de beschikbare Contracttypes in Shiftbase.

Het uitsluiten van contracttypes kan relevant zijn als bijvoorbeeld alleen de oproepkrachten in Shiftbase geïmporteerd dienen te worden en vaste medewerkers niet.

Voor het koppelen van de contracttypes voor de export (Oranje), dienen alle contracttypes die in Shiftbase staan een keuze te hebben staan, zodat de koppeling kan herkennen hoe de gegevens voor de export verwerkt moeten worden.

⚠️ Let op: Uiteindelijk is het leidend wat er per contracttype in Shiftbase staat ingesteld onder “Salaris”.
Salaris op basis van: Contract = Vaste kracht.
Salaris op basis van: Gewerkte uren = Uurloner.

Contracttype betaling

Type contract in Loket

Bij het Opvoeren van een nieuwe medewerker kun je direct al kiezen wat voor soort dienstverband de medewerker krijgt.

Of de medewerker een Uurloner of een Vaste kracht is, wordt bepaald door de keuze bij Oproep-/invalkracht onder Hoedanigheden op de pagina “Dienstverband” bij de medewerker.

Ja - Uurloner
Nee - Vaste kracht

Als er voor ja gekozen wordt, moet ook altijd een keuze gemaakt worden onder Opkomstverplichting.

Contract uren

Onder Gegevens verloning kun je aangeven of er een vast aantal uren is of niet. Als je

De functie Berekenen uren, is doorslaggevend in of de uren uit de Arbeidstijd in Loket.nl, overgenomen moeten worden naar Shiftbase.

Nee - Standaard 0 uren, ongeacht hoeveel er bij arbeidstijd staat. Uren gewerkt in de verloningsperiode in Loket.nl worden ingevuld op basis van het aantal daadwerkelijk gewerkte uren.
Ja - Uren gewerkt wordt ingevuld aan de hand van het aantal uren bij “Arbeidstijd”. Dus er is sprake van een medewerker met vaste uren.

Hiermee kun je zorgen voor verschillende scenario’s.

Uurloner zonder uren:
Oproep-/Invalkracht= Ja
Berekenen uren = Nee

In Shiftbase komt dit als volgt:
Uurloner met uren:
Oproep-/Invalkracht= Ja
Berekenen uren = Ja

In Shiftbase komt dat als volgt (voorbeeld met 38 uur):
Vaste kracht met uren:
Oproep-/Invalkracht= Nee
Berekenen uren = Ja

In Shiftbase komt dat als volgt (voorbeeld met 38 uur):

Medewerkers

In het tabblad Medewerkers je kunt instellen welke medewerker van Loket en gelijk staat aan de medewerker in Shiftbase.

In onderstaande afbeelding is aangegeven wat het unieke Loket.nl ID van de medewerker is. Dit ID is uniek voor een dienstverband. Daarnaast zie je een dropdownmenu waar je alle medewerkers in Shiftbase kunt vinden.

Daar kies je de medewerker met het juiste [ID:...]. Dit kun je vinden bij het account waar de medewerker inlogt/waar urenregistratie of een rooster staat.

Als je die medewerker opent, zie je in de URL een nummer staan. Dat is het nummer van de medewerker in Shiftbase.

Na opslaan zijn de medewerker in Loket en de medewerker in Shiftbase gekoppeld aan elkaar.

Daarna kun je kiezen wat je wilt met de koppeling tussen deze 2 accounts. Je hebt daar 3 opties:

Importeer gegevens en exporteer uren
Alleen gegevens importeren
Alleen uren exporteren

💡 Tip: Elk nieuw dienstverband genereert een nieuw loket.nl ID. Dat betekent dat als een medewerker een nieuw dienstverband krijgt in loket.nl, de medewerker opnieuw gekoppeld moet worden. Zet eerst de Shiftbase medewerker gekoppeld aan oude ID op ''niet importeren'' en koppel deze vervolgens aan het nieuwe dienstverband.

Als dit ingesteld is, kun je verder met de Export instellingen.