In dit artikel geven we je tips hoe je wettelijke en bovenwettelijke verlofsaldi door het jaar heen kan beheren zodat je aan het einde van het jaar een kloppend saldo hebt.
⚠️ Belangrijk: Dit artikel gaat er vanuit dat je eventuele bestaande saldi al hebt gemigreerd naar een balans mét vervaldatum. Als je dat nog niet hebt gedaan, lees je hier hoe dat moet.
Na het migratieproces zullen vakantieverzoeken in eerste instantie worden afgetrokken van het wettelijke saldo. Zodra het wettelijke saldo op is, kan deze in de min raken. Daarom is het slim om te bepalen hoe jullie als bedrijf hiermee om willen gaan. We stellen twee methoden voor.
Beide methoden leiden tot hetzelfde resultaat. Methode 1 vereist doorlopend handmatig ingrijpen, terwijl methode 2 minder werk is gedurende het jaar, maar een correctie aan het einde van het jaar vereist.
Methode 1: Aanpassen van verlofaanvragen
Met deze methode, zodra de wettelijke uren verbruikt zijn, vul je handmatig vakantieverzoeken aan met bovenwettelijke uren. Zodra een medewerker een vakantieverzoek indient en het verzoek heeft meer uren dan het wettelijke balans heeft, vul je de het verzoek aan met de bovenwettelijke uren.
Je bent dus genoodzaakt om goed te controleren of er voldoende wettelijk saldo is bij het inboeken of goedkeuren van een vakantie. Deze methode is transparanter maar kost iets meer tijd dan methode twee.
Bij elk verzoek waarbij er meer uren worden gebruikt dan het wettelijke saldo heeft, kan je een of meerdere dagen bewerken zodat het bovenwettelijke saldo word gebruikt. Zie hieronder hoe dat eruit ziet.
Methode 2: Correctie aan het einde van het jaar
Je keurt alle verlofaanvragen goed zonder het saldo aan te passen, ook al wordt het wettelijke saldo negatief. Aan het einde van het jaar corrigeer je dit door het negatieve saldo over te boeken naar het bovenwettelijke saldo.
Hierdoor staat het wettelijke verlofsaldo aan het einde van het jaar weer op nul. Als de medewerker niet al zijn wettelijke verlof heeft opgenomen, is er geen correctie nodig. Het resterende saldo wordt meegenomen naar het nieuwe jaar, zowel voor wettelijk als bovenwettelijk verlof.
Correctie uitvoeren:
- Gebruik de bulkactie: "Saldo's corrigeren".
- Stel de datum in op 31 december.
- Selecteer "Wettelijk saldo" en kies "Overdragen naar bovenwettelijk saldo".
- Selecteer "Saldo verhogen naar" en stel de waarde in op "0".
- Klik op "Herberekenen".
- Onderaan ziet u een tabel met medewerkers met een negatief wettelijk saldo.
- Klik op "Wijzigen" om de correctie uit te voeren. Het bedrag wordt afgetrokken van het bovenwettelijke saldo.
Na de correctie hebben medewerkers 0 dagen wettelijk verlof over en is hun bovenwettelijke saldo aangepast.
Deze methode is efficiënter gedurende het jaar en leidt tot hetzelfde resultaat als de eerste methode.