Exact Online koppeling

Het instellen van de Exact Online koppeling met Shiftbase



Indien je gebruik maakt van het verloningspakket Exact kun je ervoor kiezen om een koppeling met je Exact account op te zetten vanuit je account bij ons.

Deze koppeling doet twee dingen voor je:

  • Het importeren en bijwerken van de gegevens van al je medewerkers*

  • Het genereren van import bestanden waarmee je in één handeling de urenregistratie vanuit je account kunt importeren bij Exact

Exact koppeling aanmaken

  1. Ga in je account naar instellingen en kies vervolgens voor App center boven in het submenu.

  2. Door op het vak Exact te klikken kun je een koppeling opzetten via + voeg een Exact koppeling toe.

  3. Het onderstaande formulier wordt nu geopend:



Wanneer je op koppel klikt opent dit je Exact omgeving om de koppeling te maken:

  1. Gebruikersnaam: je Exact Online gebruikersnaam**

  2. Wachtwoord: je Exact Online wachtwoord**



De Exact koppeling configureren

Nadat je via de zojuist beschreven stappen een koppeling hebt aangemaakt dien je deze te configureren. Het configureren van een koppeling met Exact beslaat een aantal stappen die elk afzonderlijk zullen worden toegelicht.


Synchronisatie

Zo kun je aangeven welke informatie iedere nacht vanuit je Exact administratie wordt gesynchroniseerd.




  • Nieuwe medewerkers automatisch toevoegen (medewerkers worden automatisch gekoppeld op basis van e-mailadres of BSN)

  • Afdelingen worden beheerd door Exact

  • Einddata contracten worden beheerd door Exact

  • Contracturen worden beheerd door Exact (contracturen worden evenredig verdeeld over de dagen)

  • Contract types worden beheerd door Exact

  • Functies worden beheerd door Exact

  • Uurlonen worden beheerd door Exact

Vervolgens dien je de afdelingen binnen je account te koppelen aan de ingestelde kostenplaatsen binnen je Exact account. Dit doe je simpelweg door voor elke afdeling links de overeenkomende kostenplaats rechts te selecteren.


Urencomponenten

Na het instellen van de kostenplaatsen dien je ook alle gebruikte urencomponenten binnen je account te koppelen aan de bijbehorende component in Exact, hiervoor vul je achter elk urencomponent de bijbehorende component in Exact. Een lijst van alle beschikbare urencomponenten binnen Exact vind je binnen je omgeving. Let op: je dient bij het koppelen de code van de componenten in te vullen, niet de naam. Urencomponenten die je niet gebruikt / niet wilt koppelen kun je leeg laten.

Urencomponenten uurloners
Voor een aantal urencomponenten voor de uurloners kun je aanvinken: optellen bij gewerkte uren. Indien dit voor een bepaald component aangevinkt is zal het aantal uur geboekt op deze component worden opgeteld bij het aantal gewerkte uren van de medewerker. De uren op het geboekte component worden dan in feite behandeld op dezelfde manier als toeslagen voor een vaste kracht.



Knowledge Base - Exact Online componenten per medewerker

Exact Online
Ga naar, Medewerkers > Medewerkers > Medewerkers > Overzicht en selecteer de hyperlink in de kolom Naam van de medewerker van wie je de componenten wilt bewerken. Selecteer in de sectie Overzicht het tabblad, Componenten en selecteer de hyperlink, Alles tonen. Selecteer de balk van de component die je inzichtelijk wilt maken.

Medewerkers koppelen

Als laatste dien je de medewerkers te koppelen, dit zorgt ervoor dat wij de gegevens van je medewerkers kunnen synchroniseren. Indien je in je Exact account iets wijzigt wordt dit automatisch in ons systeem ook gewijzigd*** mits de medewerkers gekoppeld zijn. De eind contract datum wordt altijd overgenomen vanuit Exact.

Je heeft bij het koppelen van medewerkers een aantal opties:

  1. Toevoegen

  2. Niet importeren

  3. Exact medewerker koppelen aan een bestaande medewerker binnen uw account*



Na het koppelen van alle reeds genoemde zaken is je koppeling klaar voor gebruik.

Exact export

Door gebruik te maken van onze koppeling met Exact wordt het importeren van de variabele gegevens voor de verloning een fluitje van een cent. Na het instellen van een Exact koppeling krijg je toegang tot een nieuwe rapportage genaamd Exact deze vind je in het menu Rapportages. Via deze rapportage is het mogelijk om per e-mail een automatisch gegenereerd export bestand te ontvangen. Dit bestand kun je direct importeren in je Exact Online omgeving waarna alle uren geïmporteerd zijn in Exact.

Het per e-mail ontvangen bestand importeer je als volgt bij Exact:

  1. Log in bij Exact Online

  2. Selecteer de juiste administratie

  3. Kies in het menu bovenin voor Import/Export



4. De methode is, CSV/Excel
5. Kies vervolgens voor, Salaris import.
6. Selecteer het bestand dat je wilt importeren en klikt op volgende
7. Klik op Valideren



8. Nadat je op upload heeft geklikt zullen alle gegevens uit het door ons gegenereerde bestand worden geïmporteerd.

* Indien je reeds bestaande medewerkers binnen ons systeem koppelt aan een nieuw te importeren medewerker vanuit Exact, kan door technische beperkingen de contractafdeling en het e-mail adres van de medewerker niet automatisch worden overgenomen vanuit Exact. Je dient in deze specifieke gevallen zelf te controleren of de contractafdeling en het e-mail adres juist staan ingesteld. Indien je kiest voor de optie "toevoegen" bij medewerkers die vanuit Exact worden gesynchroniseerd is dit niet van toepassing.

** Uw gebruikersnaam & wachtwoord worden niet door ons opgeslagen/gebruikt en zijn enkel nodig voor het aanmaken van een nieuwe koppeling. 

***Voor het gebruik van de Exact koppeling moeten er de juiste rechten zijn toegekend aan de gebruiker. Je hebt bepaalde rechten in Exact Online nodig om taken uit te voeren en wijzigingen aan te brengen. Die rechten zijn gegroepeerd in rollen die aan gebruikers kunnen worden toegewezen. Op deze pagina staan alle rollen die je in een administratie kunt hebben. Je kunt jezelf rollen toekennen voor de administratie waarin je momenteel werkt en toegangsrechten voor andere administraties in Exact Online toekennen. Als je de rollen niet kunt aanpassen, heb je hier geen rechten voor. Neem contact op met de hoofdgebruiker van je administratie als je extra rollen wilt. Hier kun je alleen bepaalde rollen en administratierechten aan jezelf toekennen. Wil je rollen aan anderen toekennen? Zie dan Rollen aan andere gebruikers toekennen.

**** Niet alle gegevens kunnen vanuit Exact automatisch worden gesynchroniseerd. De eind contract datum wordt altijd overgenomen vanuit Exact. Alle wijzigingen aan N.A.W. gegevens zullen dagelijks door ons worden gesynchroniseerd (dit gebeurd altijd 's nachts). Bij het toevoegen van nieuwe medewerkers worden tevens de contractgegevens van de medewerker eenmalig geïmporteerd.

***** Per koppeling dient een unieke Exact gebruiker te worden gebruikt. Per account kan enkel één Exact koppeling worden gecreëerd. Wanneer je meerdere Shiftbase accounts hebt en meerdere Exact koppelingen dien je dus meerdere Exact gebruikers hiervoor aan te maken.

****** Afhankelijk van het type medewerker binnen Exact wordt er door de koppeling bepaald welk contract type hierbij hoort. Medewerkers binnen Exact met een ander medewerker type dan, 'Medewerker' ontvangen standaard een Nul uren contract. Denk hier bijvoorbeeld aan een Student.

******* Wanneer een medewerker uit dienst gaat is het verstandig om in de koppeling de medewerker niet meer te synchroniseren. Dit kan gedaan worden door in de koppeling de medewerker op Niet importeren te plaatsen. In de koppeling kan je dit doen door te gaan naar Medewerkers en op de medewerkers naam te klikken en te kiezen voor Niet importeren.

******** Indien er bij je Exact account gebruik wordt gemaakt van een authenticator geldt deze ook voor de koppeling. Dit houdt in dat de sessie 30 dagen geldig is. Mocht na 30 dagen de koppeling niet meer geopend kunnen worden dien je opnieuw te authentiseren via het configuratie van de koppeling. Dit kan gedaan worden via het tandwiel-icoon bij de koppeling.