Employes koppeling

Een koppeling maken met Employes salarisadministratie

Koppeling toevoegen

Om een Employes koppeling toe te voegen ga je binnen Shiftbase naar Instellingen en App center en klik Employes.

Hier kan de koppeling via de groene knop + Voeg een koppeling toe gecreëerd worden.
Een Token dient toegevoegd te worden die verkregen kan worden binnen Employes.

Log in op je Employes omgeving

Links onderin kan door te klikken op je eigen naam de Persoonlijke gegevens gevonden worden. In dit overzicht kan je een token genereren om toegang te krijgen tot je administraties.

Het token kan vervolgens binnen Shiftbase gebruikt worden (zie hierboven). De volgende velden kunnen hier worden opgegeven:

• Koppelnaam
• Contractvelden
• Medewerkersvelden
• Administratie
• E-mailadres voor berichtgevingen

Klik vervolgens op Instellen om te koppelen.

Koppeling Instellen

In het volgende overzicht kunnen verschillende koppel tabbladen gevonden worden. Contractafdelingen, Contracttypes, Medewerkers, Kostenplaatsen en Loon/uren componenten.

Contractafdelingen

Als eerste komen we terecht bij de Contractafdelingen. Afhankelijk van de instelling voor het bepalen van de contractafdeling van de medewerkers dien je alle kostenplaatsen/afdelingen uit Employes te koppelen aan een afdeling in Shiftbase.

Contracttypes

Voor ieder contracttype dat beschikbaar is binnen Employes kun je het bijbehorend contracttype koppelen in Shiftbase. Elk contract type uit Shiftbase kan gekoppeld worden aan Uurloner of Vaste kracht in Employes.

Medewerkers

Vervolgens is het zaak dat alle medewerkers worden gekoppeld die vanuit Employes moeten worden gekoppeld aan jouw account. Wij proberen automatisch om voor iedere (actieve) medewerker een bijbehorende medewerker te vinden binnen jouw account. Indien er geen match kan worden gevonden wordt de medewerker automatisch op toevoegen gezet. De match wordt gemaakt op basis van e-mail adres en/of BSN. Je vindt je Employes medewerkers in 4 categorieën terug:

• Niet gekoppelde medewerkers: de medewerkers die nog niet gekoppeld zijn en toegevoegd kunnen worden.

• Gekoppelde medewerkers: de medewerkers die reeds gekoppeld zijn aan een medewerker binnen je account.

• Uitgesloten medewerkers: medewerkers waarvoor aangegeven/gedetecteerd is dat deze niet moeten worden geïmporteerd, dit kan handmatig aangegeven worden voor een specifieke medewerker maar gebeurd ook automatisch aan de hand van instellingen voor contract afdelingen / contract types.

• Oud medewerkers: alle medewerkers die reeds uit dienst zijn, standaard wordt deze groep verborgen. Je kunt deze medewerkers tonen met de knop toon oud medewerkers.

Kostenplaatsen

Voor het correct verwerken van de gewerkte uren van je personeel dien je voor iedere afdeling binnen je account aan te geven wat de bijbehorende kostenplaats is in Employes voor het verwerken van uren op deze afdeling. Hier kun je aangeven of de uren van een specifieke kostenplaats wel of niet moet worden geëxporteerd.

Looncomponenten

Het is mogelijk om de looncomponenten kilometers & maaltijden vanuit Shiftbase voor een medewerker door te geven aan Employes als looncomponenten. Hiervoor selecteer je simpelweg achter het looncomponent in ons systeem het juiste externe looncomponent uit Employes.

Urencomponenten

Het wel of niet koppelen van een urencomponent uit je account aan een extern component uit Employes zorgt ervoor dat uren geboekt op deze componenten kunnen worden doorgestuurd naar Employes. Je dient ervoor te zorgen dat alle componenten die in de urenregistratie gebruikt worden zijn gekoppeld aan een extern component om zeker te zijn van een correcte en volledige verloning van je personeel.

Aan de linkerzijde vind je de urencomponenten van de medewerkers met een vaste uren contract. Aan de rechterzijde vind je de urencomponenten van de medewerkers met een nul uren contract.

Employes Rapportage

Er is nu een nieuwe rapportage toegevoegd genaamd Employes. Via rapportages kan onderaan een nieuwe Employes rapportage gevonden worden. Selecteer de gewenste periode en de juiste configuratie en druk vervolgens op de groene knop tonen. Wanneer je het eens bent met de uren kunnen de uren geëxporteerd worden door Verstuur naar te klikken. De uren worden nu naar de openstaande verloningsperiode binnen Employes verzonden. 

Employes Uren Verwerken

De verzonden uren kunnen binnen Employes gevonden worden in het Dashboard. Kies voor de Volgende verloning.

Door op de knop verloning bijwerken te klikken worden de verzonden uren vanuit Shiftbase verwerkt. De uren staan nu in Employes!