Loket.nl export instellingen

Inhoud

Kostenplaatsen

Nadat de medewerkers zijn gekoppeld, kun je de koppeling instellen voor het exporteren van de gegevens.

Dit begint bij het tabblad: Kostenplaatsen.

Hier kun je Per afdeling in Shiftbase aangeven óf je de gegevens wilt exporteren en als je wilt exporteren, of dat naar de algemene kostenplaats (verdelingseensheid) in Loket.nl is, of naar een specifieke kostenplaats in Loket.nl.

In bovenstaande situatie worden voor de medewerkers die onder deze administratie vallen, alleen de uren van afdeling: Exporteren & Export Loket meegenomen en de gegevens van afdeling Loket import, worden niet in de rapportage meegenomen.

Loon/uren componenten

Op het tabblad van Loon/uren componenten kun je per component in Shiftbase kiezen wat je wilt exporteren en op welk component in Loket.nl dit binnen moet komen voor de verloning.

In onderstaand voorbeeld worden de Gewerkte dagen voor Uurloners meegenomen en de Gewerkt 100% vanuit Shiftbase.

Voor de medewerkers met een vast uren contract, worden alleen de correcties meegenomen uit de Plus min met als actie: Uitbetalen

Toeslag

De rood aangegeven checkbox onder Toeslag bij Uurloners, is een instelling voor hoe de toeslaguren gestuurd worden.

Als het vinkje uit staat, worden de uren volledig gesplitst. Dus als er 10 uur onder 100% is gewerkt en 10 uur onder 200%, dan wordt het in de export als volgt verstuurd:
Gewerkt 100%: 10 uur
Gewerkt 200%: 10 uur

Als het vinkje aan staat, geef je aan dat de uren die onder de toeslag zijn gewerkt, ook opgeteld worden bij de gewerkte uren. Dit is vooral relevant als het toeslagpercentage vanuit Shiftbase, gekoppeld is aan een uurcomponent in Loket die alléén de toeslag betaald (dus in onderstaand voorbeeld: Toeslag 100%)

Dus als er 10 uur onder 100% gewerkt is en 10 uur onder 200%, dan wordt het als volgt verstuurd:
Gewerkt 100%: 20 uur
Gewerkt 200%: 10 uur.

Rapportage

Als alles goed ingesteld is, kun je de rapportage maken in Shiftbase, om alle gegevens te verzamelen en deze te versturen.

Dit kan in Rapportage -> Loket.nl -> “naam van de koppeling”.
Dan kun je linksboven de filters aanzetten voor de gegevens die je wilt verzamelen.

Contracturen: De periode waarvan je de gegevens wilt verzamelen uit Shiftbase van de medewerkers die vallen onder een contracttype waarbij de “Salaris” gaat op basis van Contract uren.
Gewerkte uren: De periode waarvan je de gegevens wilt verzamelen van de uurloners uit Shiftbase.
Jaar: Het jaar van de betreffende payroll periode. (Dit staat automatisch op het huidige jaar).
Verloningsperiode: Hier geef je aan naar welke verloningsperiode de gegevens moeten in Loket. Dit moet altijd ingevuld worden, anders kun je geen rapportage aanvragen.

Vervolgens klik je op Rapportage aanvragen. Dan zie je het onderstaande scherm en kun je de gegevens controleren en Verstuur naar Loket.nl klikken als alles in orde is.

Of de medewerkers vallen onder Contracturen of Gewerkte uren, kun je vinden bij Instellingen->Medewerkers->Contracttypes. Daar staat onder Salaris of het salaris is op basis van de Gewerkte uren of op basis van Contracturen.

Als de export gemaakt is, ontvang je een mail naar het e-mailadres wat in de configuratie staat bij E-mailadres voor export->berichtgeving. Hierin staat de periode die geëxporteerd is en of dit succesvol gelukt is.

Als dit gelukt is, kun je in Loket.nl naar de Werkgever en vervolgens naar Salarisverwerking, dan kun je klikken op Browser variabele gegevens, dan selecteer je de juiste administratie en de juiste Verloningsperiode die je hebt aangegeven bij de rapportage.
Dan vind je de gegevens ingevuld vanuit Shiftbase voor de medewerkers, in de kolommen die gekozen waren bij de Loon/urencomponenten in de mapping van de koppeling.

Op onze Troubleshooting pagina vind je veel voorkomende situaties, die kunnen helpen bij het gebruik van deze koppeling.