Loket export instellingen

Inhoud

Kostenplaatsen

Nadat de medewerkers zijn gekoppeld, kun je de exportinstellingen configureren onder het tabblad Kostenplaatsen. Hier bepaal je per afdeling of de gegevens naar Loket worden verzonden en welke labels (kostenplaats/kosteneenheid) daaraan worden meegegeven.

Verdelingseenheid (Loket)

In de kolom Distributie eenheid (Loket) geef je per afdeling aan óf je de gegevens wilt exporteren en naar welke eenheid dit moet gebeuren. Dit is de basis van je koppeling:

Niet exporteren / Leeg laten: Er worden voor deze afdeling geen gegevens naar Loket verzonden.
Selectie verdelingseenheid: Kies een verdelingseenheid uit Loket om de export voor deze afdeling te activeren.

Kostenplaats en Kosteneenheid

Zodra er een verdelingseenheid is gekozen, kun je optioneel ook een Kostenplaats en/of Kosteneenheid (kostendrager) meesturen. Hoewel deze velden onafhankelijk van elkaar functioneren, worden ze alleen meegestuurd als er een verdelingseenheid is ingevuld.

Je hebt de volgende keuzes:

Leeg laten: Er worden geen extra gegevens voor kostenplaats of kosteneenheid meegestuurd.
Standaard voor medewerker: Shiftbase haalt de gegevens op die in Loket al bij de medewerker staan in de journaalverdeling. Als dit in Loket niet is ingevuld, wordt er niets meegestuurd.
Vaste keuze uit lijst: Hiermee kun bij de export vanuit Shiftbase per afdeling een specifieke kostenplaats/kostendrager in laten vullen bij de payroll gegevens.

⚠️ Let op: Kies je voor een specifieke kostenplaats of kosteneenheid? Controleer dan of de Verdeling journaal van de medewerker in Loket correct is ingesteld. Als dit niet het geval is, volgt er een foutmelding en wordt er voor die medewerker geen data verzonden.

Vergeet na het wijzigen van de instellingen niet op de blauwe knop Opslaan te klikken.

Als dit ingesteld is en de gegevens geëxporteerd zijn naar Loket, kun je dat terug zien bij de Variabele gegevens bij de medewerker.

Van verschillende afdelingen zijn de gegevens geëxporteerd naar Loket, maar per afdeling in Shiftbase, zijn er andere combinaties van de Kostenplaats/Kostendrager meegestuurd.

Loon/uren componenten

Op het tabblad van Loon/uren componenten kun je per component in Shiftbase kiezen wat je wilt exporteren en op welk component in Loket dit binnen moet komen voor de verloning.

In onderstaand voorbeeld worden de Gewerkte dagen voor Uurloners meegenomen en de Gewerkt 100% vanuit Shiftbase.

Voor de medewerkers met een vast uren contract, worden alleen de correcties meegenomen uit de Plus min met als actie: Uitbetalen

Toeslag

De rood aangegeven checkbox onder Toeslag bij Uurloners, is een instelling voor hoe de toeslaguren gestuurd worden.

Als het vinkje uit staat, worden de uren volledig gesplitst. Dus als er 10 uur onder 100% is gewerkt en 10 uur onder 200%, dan wordt het in de export als volgt verstuurd:
Gewerkt 100%: 10 uur
Gewerkt 200%: 10 uur

Als het vinkje aan staat, geef je aan dat de uren die onder de toeslag zijn gewerkt, ook opgeteld worden bij de gewerkte uren. Dit is vooral relevant als het toeslagpercentage vanuit Shiftbase, gekoppeld is aan een uurcomponent in Loket die alléén de toeslag betaald (dus in onderstaand voorbeeld: Toeslag 100%)

Dus als er 10 uur onder 100% gewerkt is en 10 uur onder 200%, dan wordt het als volgt verstuurd:
Gewerkt 100%: 20 uur
Gewerkt 200%: 10 uur.

Rapportage

Als alles goed ingesteld is, kun je de rapportage maken in Shiftbase, om alle gegevens te verzamelen en deze te versturen.

Dit kan in Rapportage -> Loket -> “naam van de koppeling”.
Dan kun je linksboven de filters aanzetten voor de gegevens die je wilt verzamelen.

Contracturen: De periode waarvan je de gegevens wilt verzamelen uit Shiftbase van de medewerkers die vallen onder een contracttype waarbij de “Salaris” gaat op basis van Contract uren.
Gewerkte uren: De periode waarvan je de gegevens wilt verzamelen van de uurloners uit Shiftbase.
Jaar: Het jaar van de betreffende payroll periode. (Dit staat automatisch op het huidige jaar).
Verloningsperiode: Hier geef je aan naar welke verloningsperiode de gegevens moeten in Loket. Dit moet altijd ingevuld worden, anders kun je geen rapportage aanvragen.

Vervolgens klik je op Rapportage aanvragen. Dan zie je het onderstaande scherm en kun je de gegevens controleren en Verstuur naar Loket klikken als alles in orde is.

Of de medewerkers vallen onder Contracturen of Gewerkte uren, kun je vinden bij Instellingen->Medewerkers->Contracttypes. Daar staat onder Salaris of het salaris is op basis van de Gewerkte uren of op basis van Contracturen.

Als de export gemaakt is, ontvang je een mail naar het e-mailadres wat in de configuratie staat bij E-mailadres voor export->berichtgeving. Hierin staat de periode die geëxporteerd is en of dit succesvol gelukt is.

Als dit gelukt is, kun je in Loket naar de Werkgever en vervolgens naar Salarisverwerking, dan kun je klikken op Browser variabele gegevens, dan selecteer je de juiste administratie en de juiste Verloningsperiode die je hebt aangegeven bij de rapportage.
Dan vind je de gegevens ingevuld vanuit Shiftbase voor de medewerkers, in de kolommen die gekozen waren bij de Loon/urencomponenten in de mapping van de koppeling.

Op onze Troubleshooting pagina vind je veel voorkomende situaties, die kunnen helpen bij het gebruik van deze koppeling.