HR & Salaris Gemak koppeling instellen

Het instellen van de HR & Salaris Gemak koppeling met Shiftbase

Indien je gebruik maakt van het verloningspakket HR & Salaris Gemak kun je ervoor kiezen om een koppeling met jouw HR & Salaris Gemak account op te zetten vanuit Shiftbase.

Deze koppeling doet twee dingen voor je:

• Het importeren en bijwerken van de gegevens van al je medewerkers

• Het exporteren van urenregistraties vanuit je Shiftbase worden direct geïmporteerd binnen de HR & Salaris Gemak administratie.

Het opzetten van de koppeling gebeurd in vier stappen.

• HR & Salaris Gemak configureren

• Koppeling instellen

• Exporteren

• Importeren

HR & Salaris Gemak configureren

Allereerst moet er in HR & Salaris Gemak een ClientID en Client secret worden aangemaakt.

Hiervan hebben wij documentatie beschikbaar vanuit HR & Salaris Gemak.

In deze documentatie is in een stappenplan aangegeven wat er nodig is om de koppeling mogelijk te kunnen maken.

Hieronder plaats ik een link waar je de PDF kunt downloaden en bekijken.

HR & Salaris Gemak configureren: Klik hier

Koppeling instellen

Nadat je de ClientID en Client secret hebt aangemaakt kan de koppeling ingesteld worden.

Hiervoor ga je binnen je Shiftbase omgeving naar de Instellingen kies je links bovenin voor App center en selecteer HR & Salaris Gemak.

Nadat je op knop + Voeg HR & Salaris Gemak koppeling toe hebt klikt om een koppeling toe te voegen, komt het volgende scherm naar voren.

Het zojuist verkregen Client ID en Client Secret dienen in zijn geheel gekopieerd te worden.

Nadat bovenstaande gegevens zijn ingevoerd, kunnen de HR & Salaris Gemak bedrijven opgehaald worden door op de knop Koppel te klikken.

Vervolgens kan geselecteerd worden aan welk bedrijf binnen HR & Salaris Gemak de gegevens gekoppeld moeten worden. Hier selecteer je de desbetreffende administratie.

E-mailadres voor import berichtgeving: E-mail adres waar informatie naartoe gestuurd wordt over de koppeling zoals de status van het importeren van een medewerker.
E-mailadres voor export berichtgeving: E-mail adres waar informatie omtrent een export naartoe wordt gestuurd.

Na het opslaan van dit formulier via de knop Instellen kom je op het scherm om alle koppel instellingen mee te geven.

Contract afdelingen

Bepaal contract afdeling op basis van: Hiermee regel je of de contract afdeling van medewerkers in ons systeem bepaald wordt door de afdeling of de kostenplaats van de medewerker in HR & Salaris Gemak.

Kostenplaats/Afdeling

Afhankelijk van de instelling voor het bepalen van de contract afdeling van de medewerkers dien je alle kostenplaatsen/afdelingen uit HR & Salaris Gemak te koppelen aan een afdeling in Shiftbase. Het is ook mogelijk om aan te geven dat medewerkers werkzaam op bepaalde kostenplaatsen/afdelingen niet moeten worden geïmporteerd.

Contract types

Voor ieder contract type dat beschikbaar is binnen HR & Salaris Gemak kun je het bijbehorend contract type koppelen in Shiftbase. Ook voor specifieke contract types kan worden aangegeven dat deze niet moet worden geïmporteerd vanuit HR & Salaris Gemak.

Medewerkers

Vervolgens is het zaak dat alle medewerkers worden gekoppeld die vanuit HR & Salaris Gemak moeten worden gekoppeld aan jouw account. Wij proberen automatisch om voor iedere (actieve) medewerker een bijbehorende medewerker te vinden binnen jouw account*. Indien er geen match kan worden gevonden wordt de medewerker automatisch op toevoegen gezet.

Je vindt je HR & Salaris Gemak medewerkers in 4 categorieën terug:

• Niet gekoppelde medewerkers: de medewerkers die nog niet gekoppeld zijn en toegevoegd kunnen worden.

• Gekoppelde medewerkers: de medewerkers die reeds gekoppeld zijn aan een medewerker binnen je account.

• Uitgesloten medewerkers: medewerkers waarvoor aangegeven/gedetecteerd is dat deze niet moeten worden geïmporteerd, dit kan handmatig aangegeven worden voor een specifieke medewerker maar gebeurd ook automatisch aan de hand van instellingen voor contract afdelingen / contract types.

• Oud medewerkers: alle medewerkers die reeds uit dienst zijn, standaard wordt deze groep verborgen. Je kunt deze medewerkers tonen met de knop toon oud medewerkers.

Koppelniveaus medewerker

Voor alle gekoppelde medewerkers binnen jouw HR & Salaris Gemak koppeling kan worden gedefinieerd welke acties er voor desbetreffende medewerker moeten worden uitgevoerd:

• Enkel gegevens importeren: voor de medewerker zullen geen gewerkte uren worden doorgestuurd naar HR & Salaris Gemak .

• Gegevens importeren & uren exporteren: de standaard optie, medewerker gegevens worden vanuit HR & Salaris Gemak geïmporteerd in jouw account, gewerkte uren zullen worden geëxporteerd.

• Enkel gewerkte uren exporteren: voor de medewerker worden geen N.A.W. gegevens / contracten bijgewerkt, enkel de gewerkte uren kunnen worden doorgestuurd naar HR & Salaris Gemak.

Wanneer de contract synchronisatie door de HR & Salaris Gemak koppeling gedaan word is het veld Omschrijving niet bruikbaar voor notities. Eventuele wijzigingen aan de HR & Salaris Gemak omgeving kunnen gemaakte omschrijvingen verwijderen.

Koppel Looncomponenten

Het is mogelijk om de looncomponenten kilometers & maaltijden voor een medewerker door te geven aan HR & Salaris Gemak als looncomponenten. Hiertoe selecteer je simpelweg achter het looncomponent in ons systeem het juiste externe looncomponent uit HR & Salaris Gemak.

Urencomponenten

Het wel of niet koppelen van een urencomponent uit je account aan een extern component uit HR & Salaris Gemak zorgt ervoor dat uren geboekt op deze componenten kunnen worden doorgestuurd naar HR & Salaris Gemak. Je dient ervoor te zorgen dat alle componenten die in de urenregistratie gebruikt worden zijn gekoppeld aan een extern component om zeker te zijn van een correcte en volledige verloning van je personeel.

Urencomponenten uurloners

Voor een aantal urencomponenten voor de uurloners kun je aanvinken: optellen bij gewerkte uren. Indien dit voor een bepaald component aangevinkt is zal het aantal uur geboekt op deze component worden opgeteld bij het aantal gewerkte uren van de medewerker. De uren op het geboekte component worden dan in feite behandeld op dezelfde manier als toeslagen voor een vaste kracht.

HR & Salaris Gemak rapportage

Er is een nieuwe HR & Salaris Gemak rapportage beschikbaar gekomen. De rapportage kan via Rapportages en Koppelingen opgeroepen worden. Zo kan er voor worden gekozen om voor Contracten uren en Gewerkte uren apart te verzenden.

• Contract-uren periode, voor alle medewerkers met vaste contract uren.

• Gewerkte uren periode, voor alle medewerkers met nul uur contract.

Gegevens exporteren

Alle gegevens kunnen via de optie Tonen inzichtelijk gemaakt worden en via de groen knop Verstuur naar HR & Salaris Gemak geëxporteerd worden.

Het E-mailadres voor export berichtgeving wat is opgegeven binnen de koppeling ontvangt per e-mail een notificatie van de import.

Importeren

Wanneer de rapportage eenmaal geëxporteerd is zijn de uren voor de gekoppelde medewerkers en desbetreffende loon- en urencomponenten binnen de HR & Salaris Gemak administratie ingeschoten.