Buddee integration V2 

Buddee-Shiftbase integratie

Met de Shiftbase-integratie synchroniseert Buddee automatisch gegevens naar Shiftbase. Je voert alle gegevens in Buddee in – de gegevens in Shiftbase wordt vervolgens automatisch bijgewerkt. 

Buddee is leidend in deze koppeling. Maak daarom wijzigingen zoals contracturen, verlof of verzuim altijd in Buddee. Aanpassingen die je in Shiftbase doet, worden niet teruggestuurd naar Buddee. Daarom zijn de onderstaande instellingen ook voornamelijk om te zorgen dat het verlofsaldo alléén in Buddee getoond wordt, om verwarring te voorkomen.

 

Inhoud

Installatie

Koppeling Instellen

Verloftypes en Verzuimtypes

Medewerkers & Contracten

Exporteren naar Payroll integraties

 

Installatie

1. Ga in Shiftbase naar:
   Instellingen → App center →Buddee → Installeer --> Voeg een Buddee koppeling toe.
   
2. Kopieer de gegenereerde Sleutel.
   
   
3. Ga in Buddee, via Instellingen naar de installatiepagina van Shiftbase en klik op Bekijk details. 
   
   
   
   Plak de sleutel in het veld API Token en klik op Opslaan.
   

 

Instellingen na de installatie van de koppeling

Teams

• Zorg dat elke medewerker in Buddee gekoppeld is aan een Team.
• Alleen medewerkers met een team worden gesynchroniseerd naar Shiftbase.

Na synchronisatie zal je de toewijzing terugvinden in Shiftbase bij de medewerker zijn of haar Teams en toegangsrechten. De medewerker kan nu ingepland worden onder dit team.

 

Afdelingen & Contracttypes

• Koppel de afdelingen en contracttypes uit Buddee aan de juiste onderdelen in Shiftbase via de instellingenpagina.
  
  
• Deze afdeling wordt gebruikt in Shiftbase voor de Contractafdeling van de medewerker.
  Dit mag afwijken van het gekozen team in Shiftbase.
  De Contractafdeling in Shiftbase kan gebruikt worden bij een van de filters in de Rapportages, dus op basis van de contractafdeling kun je medewerkers groeperen.
  Daarnaast wordt in Shiftbase ook de afwezigheid geregistreerd op de afdeling van de contractafdeling.

Contracttypes

Vervolgens link je de Contracttypes uit Buddee met de Contracttypes die in Shiftbase staan. Hiermee geef je aan onder welke categorie contracten het contracttype van Buddee valt.
Dus dat wordt gekoppeld aan een contract voor Nul uren of Vaste uren.

 

 

Verloftypes en Verzuimtypes

1. Maak in Shiftbase via Instellingen – Afwezigheid, afwezigheidstypes aan die overeenkomen met de afwezigheidstypes in Buddee. Onderstaande afwezigheidstypes zijn in Shiftbase beschikbaar:
   
   
   
2. Bewerk vervolgens het Afwezigheidsbeleid via het Potlood icoon.
   Selecteer onder Verlofopbouw – Geen. Met deze actie voorkom je verschillen in het verlofsaldo tussen Buddee en Shiftbase.
   
   
   
   
3. Bewerk onderaan de pagina in de Beleidsconfiguratie het afwezigheidstype Vakantie en ontkoppel het verlofsaldo. Er hoeft namelijk in Shiftbase niks van het verlofsaldo afgeschreven te worden, aangezien er ook niks opgebouwd wordt.
   
    
   Klik op Activeer om op te slaan.
4. Vervolgens kun je alle afwezigheden uitschakelen in de Beleidsconfiguratie als je deze niet gebruikt. Andere afwezigheidstypes die aan staan, zullen niet in Buddee verwerkt worden.
   
   
5. Zorg dat alle gekoppelde afwezigheidstypes geactiveerd zijn in het Afwezigheidsbeleid in Shiftbase. Er is per contracttype een afwezigheidsbeleid geselecteerd. 
   
   Als je meer afwezigheidstypes in Shiftbase gebruikt dan in Buddee, activeer dan ook die afwezigheidstypes in het afwezigheidsbeleid, zodat je ze in Shiftbase kunt gebruiken.
   
   
6. Selecteer in Buddee deze verlof- en verzuimtypes in de bijbehorende velden.
   
   

Druk op Opslaan als je klaar bent. Afwezigheidstypes welke niet gekoppeld zijn worden niet doorgegeven.

 

Medewerkers & Contracten

Nieuwe medewerkers

• Worden automatisch aangemaakt in Shiftbase wanneer ze in Buddee worden toegevoegd.

Bestaande medewerkers

• Worden gekoppeld op basis van werk-e-mailadres. Als dat niet beschikbaar is, wordt het persoonlijke e-mailadres gebruikt. Het werkadres heeft altijd voorrang.
• Na koppeling worden persoonsgegevens (NAW-gegevens) bijgewerkt in Shiftbase zodra er iets verandert in Buddee.

 

Shiftbase-contracten

Contracten die bij het dienstverband van een medewerker horen, worden automatisch gesynchroniseerd vanuit Buddee zodra ze worden aangemaakt of gewijzigd.

Voor een werkende synchronisatie zullen alle velden ingevuld en gekoppeld moeten zijn bij Shiftbase contracten:

• Startdatum contract: De startdatum zal gebruikt worden in Shiftbase om te bepalen vanaf welk moment de gegevens in Shiftbase berekend/bijgehouden moeten worden. Als er dus een datum in het verleden gekozen wordt, maar geen urenregistratie beschikbaar is, zal er een grote min ontstaan bij de plus min.
• Einddatum contract: Vul deze in bij tijdelijke dienstverbanden. 
• Positie
• Arbeidsvoorwaarden
  

 

Werkschema

Hierbij wordt het Aantal uren veld ingevuld bij de contracturen in Shiftbase. Het aantal uren per dag, wordt direct overgenomen bij de Contract uren per dag in Shiftbase.

Als een medewerker een wijziging heeft in het aantal uren per dag, maak dan een extra regel in het werkschema. Daarmee zorg je ervoor dat ook in Shiftbase vanaf die datum, het andere aantal contract uren geldt voor de plus- en minuren.

Resulteert in Shiftbase:

 

 

Verlof & Verzuim

Verlof

• Alleen goedgekeurde verlofaanvragen in Buddee worden gesynchroniseerd naar Shiftbase.
• Afgekeurde aanvragen worden automatisch volledig verwijderd uit Shiftbase.
• Verlof wordt per dag overgenomen op basis van het werkschema in Buddee alleen dagen waarop de medewerker normaal gesproken zou werken, worden geregistreerd.

Verzuim

• Alle verzuimmeldingen in Buddee worden gesynchroniseerd naar Shiftbase.
• In Shiftbase worden deze registraties altijd met de status “Approved”
• Zodra een medewerker in Buddee weer beter is gemeld, wordt het verzuim automatisch gesloten in Shiftbase.

 

Logberichten

Logberichten zijn aantekeningen die kunnen helpen om te begrijpen waarom iets niet wordt gesynchroniseerd van Buddee naar Shiftbase. 

Deze vind je terug via Instellingen → Apps –-> Shiftbase

Voorbeelden van logberichten:

 

Melding	Reden / Mogelijke Oplossing
Email is missing, please fill in work or personal email.	De werknemer heeft geen werk- of privé-email ingevuld.  Oplossing: Vul een werk- of privé-email in bij de werknemer in Buddee.
Employee team is not set, please go to the Shiftbase App settings to select a team	De werknemer heeft geen team gekoppeld in de Buddee Shiftbase instellingen.  Oplossing: Ga naar de Shiftbase App-instellingen en selecteer een team voor deze werknemer.
Employee Shiftbase Contract missing.	De werknemer heeft geen actief Shiftbase-contract.  Oplossing: Controleer of de werknemer een geldig contract heeft in het personeelsdossier (Buddee) onder het tabblad Shiftbase-contracten bij het dienstverband.
Department not mapped please go to the Shiftbase App settings to map departments	Het Shiftbase-contract van de werknemer heeft geen afdeling geselecteerd. Oplossing: Map de afdelingen correct in de Shiftbase App-instellingen. Oplossing: Zorg dat het Shiftbase-contract van de medewerker in Buddee een positie heeft
Contract type mismatch.	Het Shiftbase-contract van de werknemer heeft geen contracttype. Oplossing: Map de contracttypes correct in de Shiftbase App-instellingen onder het kopje Contracten.
Employee is missing	De werknemer is niet gevonden in de externe mapping(koppel tabel). Dit betekent dat de medewerker niet is gesynced naar Shiftbase. Oplossing: Controleer of de werknemer een team geselecteerd heeft en of deze gesynced had moeten worden.
Absence option is missing	Absentie optie is niet gekoppeld Oplossing: Koppel de absentie optie voor verlof van de instellingen pagina van de Shiftbase app in Buddee

Vragen of hulp?

Neem gerust contact op met Buddee support via support@buddee.nl voor ondersteuning bij de installatie of gebruik van deze integratie.

Exporteren naar Payroll integraties

Als je de gewerkte uren vanuit Shiftbase wilt exporteren naar een van de Payroll integraties, dan is dit uiteraard mogelijk.

Als er een combinatie is van import via Buddee en export via een payroll integratie, is het belangrijk dat er op de volgende punten gelet wordt:

Configuratie instellen

Bij het instellen van de configuratie van de payroll integraties, is er geen import nodig, aangezien alle informatie vanuit Buddee komt, daarom is het belangrijk om het volgende in te stellen:

• Contractvelden: Alle contractvelden mogen uitgevinkt worden.

• Medewerkersvelden: Alle medewerkersvelden mogen uitgevinkt worden.

• Nieuwe medewerkers automatisch toevoegen: Dit mag uitgezet worden.

 

Mapping aanpassen

In de mapping van de payroll integratie, mogen de instellingen als volgt:

• Contractafdelingen: Alle kostenplaatsen/afdelingen vanuit de externe integratie, mogen op Do not import.

• Contracttypes: Deze kunnen correct ingesteld worden, het zorgt niet voor het importeren van gegevens en je krijgt dan geen foutmelding elke dag vanuit de integratie.

• Medewerkers: Hier kun je de link maken tussen de medewerker vanuit het externe payroll programma en de medewerker die in Shiftbase gecreëerd is. Dan kun je daarnaast selecteren dat deze medewerkers Altijd op “Alleen uren exporteren” staan.

• Kostenplaatsen: Op deze pagina kun je aangeven van welke afdelingen in Shiftbase, de gegevens verzameld moeten worden voor de medewerkers in die betreffende koppeling. Om deze vervolgens te kunnen exporteren.

• Loon/uren componenten: Deze pagina dient ingesteld te worden, zodat ingesteld kan worden welke componenten vanuit Shiftbase verstuurd moeten worden en ook daarbij naar welke componenten dit moet in het externe programma.