Hulp bij het instellen van de Buddee-koppeling
Shiftbase biedt verschillende koppelingen waarmee je kunt koppelen voor diverse doeleinden, zoals het importeren van medewerkers of het exporteren van gewerkte uren. Met Buddee kun je niet alleen medewerkers importeren, maar ook afwezigheidsgegevens synchroniseren met Shiftbase.
💡Let op: voor het installeren van de koppeling is ook een Buddee-account nodig.
Inhoud
Installatie
Synchronisatie
Installatie
Ga naar Instellingen > App Center om Buddee te installeren.
Hier zal je een overzicht zien van alle koppelingen.
Klik op de knop Installeren bij de Buddee-tegel.
Voer vervolgens de Koppel naam in. Kkies een duidelijke naam die aangeeft om welke administratie het gaat, en klik vervolgens op Opslaan.
Hierna zie je een overzicht van de Buddee-koppelingen.
Alle geïnstalleerde koppelingen worden weergegeven op deze pagina.
Elke koppeling heeft een unieke API-sleutel of kortweg sleutel.
Gebruik deze sleutels om de koppeling te voltooien via je Buddee-account.
De knoppen aan de rechterkant geven je de mogelijkheid om de koppeling te verwijderen of de naam te bewerken.
💡Note: De volgende stappen dienen uitgevoerd te worden via de Buddee website/app.
Ga naar Buddee en klik op Instellingen via de zijbalk aan de linkerkant.
Onderaan de pagina vind je het App Center in de instellingen.
Kies de Shiftbase-app door op Bekijk details te klikken.
Klik op Installeren voor de Shiftbase-app.
Voer de unieke sleutel in die je hebt ontvangen van de Shiftbase - Buddee-integratie.
Na het invoeren van de API-sleutel (Token), ga je naar Teams.
Hier kun je de medewerkers koppelen aan hun team in Shiftbase.
Sla de wijzigingen op en de medewerkers met teams worden geïmporteerd naar Shiftbase.
Als de optie Gebruikers automatisch uitnodigen is geselecteerd, ontvangen ze ook een uitnodiging voor Shiftbase via de e-mail.
Synchronisatie
Locaties
● Locaties worden gesynchroniseerd bij het aanmaken of bewerken van een bestaande locatie.
● Locaties worden gesynchroniseerd bij het importeren van een medewerker met een nieuwe locatie in Shiftbase.
💡Let op: De naam van de locaties moet exact hetzelfde zijn tussen Shiftbase en Buddee. Als dat niet het geval is, wordt er een nieuwe locatie aangemaakt met de naam die in Buddee is ingegeven.
Afdelingen
● Afdelingen worden gesynchroniseerd bij het maken of bewerken van een bestaande afdeling.
● Afdelingen worden gesynchroniseerd bij het importeren van een medewerker met een nieuwe locatie in Shiftbase.
💡Let op: Afdelingen moeten exact dezelfde naam hebben in Shiftbase en Buddee. Als dat niet het geval is, wordt er een nieuwe afdeling gemaakt met de naam die in Buddee is ingegeven en gekoppeld aan de locatie van de medewerker.
Teams
Teams kunnen worden toegewezen of gewijzigd in de instellingen van de Shiftbase-app die te vinden zijn in Buddee. Alle wijzigingen worden geëxporteerd naar Shiftbase.
Medewerkers (Contracten)
- Als een bestaande medewerker wordt gevonden in Shiftbase, wordt de medewerker bijgewerkt in Shiftbase.
- Als het exacte e-mailadres niet gevonden kan worden, wordt er een nieuwe medewerker aangemaakt in Shiftbase.
💡Note: De synchronisatie vindt plaats door de e-mailadressen te vergelijken tussen Shiftbase en Buddee.
Een medewerker wordt gesynchroniseerd na een wijziging in het huidige contract of een nieuw contract.
Afwezigheid
Om een afwezigheid te exporteren naar Shiftbase is een 'Verloftype' vereist.
- Verloftypes worden gesynchroniseerd wanneer er een nieuw type wordt aangemaakt of wanneer een bestaand type wordt gewijzigd in Buddee.
- Verloftypes worden gesynchroniseerd wanneer deze niet beschikbaar zijn in Shiftbase en er een afwezigheid wordt gesynchroniseerd.
- Ziekteverlof wordt gesynchroniseerd wanneer het wordt geregistreerd of bijgewerkt.
In Shiftbase is ziekteverlof ook opgenomen in de afwezigheidsregistratie, dit is vanaf het begin niet beschikbaar in Buddee.
Als er een ziekteverlof wordt geregistreerd, wordt er gezocht naar 'Afwezigheidstype': 'Verzuim'.
Als deze optie niet wordt gevonden, wordt er een nieuw Afwezigheidstype aangemaakt met de naam 'Verzuim'.
⚠️Let op: Het is noodzakelijk om een einddatum in te voeren voor een ziekteverlof. Een ziekteverlof zonder einddatum wordt niet geëxporteerd naar Shiftbase.
*Visma Nmbrs koppeling
Indien er ook een Nmbrs-koppeling is, is het noodzakelijk om deze alleen voor exportdoeleinden te gebruiken.
Importeren zal invloed hebben op de import van de Buddee-koppeling.
💡Tip: Het is aan te raden om Buddee Support toegang te verlenen tot je Shiftbase-account voor ondersteuning met betrekking tot Visma Nmbrs.
💡Note: Je kunt ook contact opnemen met Buddee Support over het importeren en exporteren van de integratie.
