Stap 2: AFAS koppeling instellen

Stap 2 Instellen van de AFAS koppeling binnen Shiftbase

Voor het succesvol opzetten van de koppeling heb ik dit artikel in vier onderdelen opgesplitst. In Stap 2 behandel ik het instellen van de koppeling met de zojuist verkregen Environment ID en Token.

• AFAS configureren

• Koppeling instellen

• Exporteren

• Importeren

AFAS koppeling aanmaken

1. Ga in je Shiftbase account naar instellingen en kies vervolgens voor App center boven in het submenu.

2. Door op het vak AFAS Online te klikken kun je een koppeling opzetten via + Voeg een AFAS Online koppeling toe.

3. Het onderstaande formulier wordt nu geopend:

4. Het formulier vul je als volgt in: 

Environment ID: je AFAS deelnemersnummer
Token: je AFAS Online Gegenereerde token

De AFAS Online koppeling configureren

Nadat je via de zojuist beschreven stappen een Environment ID en Token hebt opgevraagd dien je deze te configureren. Het configureren van een koppeling met AFAS beslaat een aantal stappen die elk afzonderlijk zullen worden toegelicht.

Nadat je alle gegevens correct hebt ingevuld klik je op Koppel, je wordt nu doorgestuurd naar de pagina met instellingen voor de zojuist aangemaakte koppeling. 

Synchronisatie

Zo kun je aangeven welke informatie iedere nacht vanuit je AFAS administratie wordt gesynchroniseerd.

Koppel naam: van de administratie kan hier opgegeven worden.

• Nieuwe medewerkers automatisch toevoegen: medewerkers worden automatisch gekoppeld op basis van e-mailadres of BSN.

• Afdelingen worden beheerd door AFAS: medewerkers worden automatisch op de juiste afdeling geïmporteerd.

• Einddata contracten worden beheerd door AFAS: medewerkers contract einddatum wordt overgenomen vanuit AFAS.

• Contracturen worden beheerd door AFAS: contracturen worden evenredig verdeeld over de dagen.

• Contract types worden beheerd door AFAS: contract type wordt automatisch bepaald vanuit AFAS. 

• Functies worden beheerd door AFAS: functie omschrijving vanuit AFAS wordt overgenomen in het contract van de medewerker.

• Uurlonen worden beheerd door AFAS: Het loon wordt teruggerekend naar een uurloon en opgenomen in het contract van de medewerker.

• Afwezigheidsdagen worden geteld als SV-dagen: Dit dient gebruikt te worden wanneer afwezigheidsdagen gelden als sociale verzekeringsdagen.

E-mailadres voor import berichtgeving: E-mail adres waar informatie naartoe gestuurd wordt over de koppeling zoals het importeren van een medewerker.
E-mailadres voor export berichtgeving: E-mail adres waar informatie omtrent een AFAS export naartoe wordt gestuurd.

Wijzig koppeling

Door vervolgens op Opslaan te klikken of achter de koppeling op Wijzig koppeling te klikken kan de koppeling worden voltooid. Hier zijn verschillende tabbladen binnen de koppeling beschikbaar.

• Contract afdelingen

• Contract types

• Medewerkers

• Kostenplaatsen

• Loon/uren componenten

Contract afdelingen

Binnen het tabblad Contract afdelingen dien je de Kostenplaatsen te koppelen aan de ingestelde afdelingen binnen Shiftbase. Dit doe je simpelweg door voor elke Kostenplaats (links) de overeenkomende Contract afdeling (rechts) te selecteren.

Contract types

Voor ieder contract type dat beschikbaar is binnen AFAS kun je het bijbehorend contract type koppelen in Shiftbase. Ook voor specifieke contract types kan worden aangegeven dat deze niet moet worden geïmporteerd vanuit AFAS.

Medewerkers

Vervolgens is het zaak dat alle medewerkers worden gekoppeld die vanuit AFAS moeten worden gekoppeld aan jouw account. Wij proberen automatisch om voor iedere (actieve) medewerker een bijbehorende medewerker te vinden binnen jouw account op basis van BSN of e-mailadres. Indien er geen match kan worden gevonden wordt de medewerker automatisch op toevoegen gezet. Je vindt je AFAS medewerkers in 4 categorieën terug:

• Niet gekoppelde medewerkers: de medewerkers die nog niet gekoppeld zijn en toegevoegd kunnen worden.

• Gekoppelde medewerkers: de medewerkers die reeds gekoppeld zijn aan een medewerker binnen je account.

• Uitgesloten medewerkers: medewerkers waarvoor aangegeven/gedetecteerd is dat deze niet moeten worden geïmporteerd, dit kan handmatig aangegeven worden voor een specifieke medewerker maar gebeurd ook automatisch aan de hand van instellingen voor contract afdelingen / contract types.

• Inactieve medewerkers: alle medewerkers die reeds uit dienst zijn, standaard wordt deze groep verborgen.

In dit overzicht kan achter iedere medewerker het koppelniveau ingesteld worden. Voor alle gekoppelde medewerkers binnen jouw AFAS koppeling kan worden gedefinieerd welke acties er voor desbetreffende medewerker moeten worden uitgevoerd:

• Enkel gegevens importeren: voor de medewerker zullen geen gewerkte uren worden doorgestuurd naar AFAS.

• Gegevens importeren & uren exporteren: de standaard optie, medewerker gegevens worden vanuit AFAS geïmporteerd in jouw account, gewerkte uren zullen worden geëxporteerd.

• Enkel gewerkte uren exporteren: voor de medewerker worden geen N.A.W. gegevens / contracten bijgewerkt, enkel de gewerkte uren kunnen worden doorgestuurd naar AFAS.

Wanneer de contract synchronisatie door de AFAS koppeling gedaan word is het veld Omschrijving in het contract van de medewerker binnen Shiftbase niet bruikbaar voor notities. Eventuele wijzigingen aan de AFAS omgeving kunnen gemaakte omschrijvingen overschrijven en verwijderen.

Kostenplaatsen

Voor het correct verwerken van de gewerkte uren van je personeel dien je voor iedere afdeling binnen je account aan te geven wat de bijbehorende kostenplaats is in AFAS voor het verwerken van uren op deze afdeling. Hierin heb je de optie om de uren te Exporteren op de standaard kostenplaats voor de medewerker of Niet exporteren.

Loon/uren componenten

Het wel of niet koppelen van een urencomponent uit je account aan een extern component uit AFAS zorgt ervoor dat uren geboekt op deze componenten kunnen worden doorgestuurd naar AFAS. Je dient ervoor te zorgen dat alle componenten die in de urenregistratie gebruikt worden in Shiftbase zijn gekoppeld aan een extern component in AFAS om zeker te zijn van een correcte en volledige verloning van je personeel. Selecteer achter het urencomponenten vanuit Shiftbase (links) het bijbehorende urencomponent in AFAS (rechts).

Voor een aantal urencomponenten voor de uurloners kun je aanvinken: optellen bij gewerkte uren. (Urencomponenten uurloners  Toeslag, rechter vinkjes) Indien dit voor een bepaald component aangevinkt is zal het aantal uur geboekt op deze component worden opgeteld bij het aantal gewerkte uren van de medewerker. De uren op het geboekte component worden dan in feite behandeld op dezelfde manier als toeslagen voor een vaste kracht.

Door naar stap drie