Dieser Artikel erklärt, wie du zwei Abwesenheitsbilanzen verwaltest – eines für den gesetzlichen Urlaub und eines für den nicht gesetzlichen Urlaub.
⚠️ Wichtig: Dieser Artikel setzt voraus, dass du deine bestehenden Abwesenheitsbilanz bereits in Urlaubsguthaben mit Verfallsdatum migriert hast. Falls du dies noch nicht getan hast, solltest du zuerst den Migrationsprozess für bestehende Urlaubsguthaben ohne Verfall hier durchführen.
Mit zwei Abwesenheitsbilanzen für Urlaub – eines für den gesetzlichen Urlaub und eines für den nicht gesetzlichen Urlaub – kannst du eine der beiden unten beschriebenen Methoden verwenden, um Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern zu verwalten.
Verständnis der aktuellen Konfiguration
Nach dem Migrationsprozess werden Urlaubsanträge zunächst vom gesetzlichen Guthaben abgezogen. Sobald dieses aufgebraucht ist, geht es ins Minus und bleibt dort. Daher solltest du für dein Unternehmen eine der unten beschriebenen Methoden wählen.
Unternehmensweit sollte eine Methode festgelegt und konsequent umgesetzt werden.
Verfügbare Methoden
Beide Methoden führen zum gleichen Endergebnis:
Methode 1 erfordert laufende manuelle Anpassungen während des Jahres, während Methode 2 weniger Aufwand während des Jahres bedeutet und eine einmalige Korrektur am Jahresende erfordert. Wähle die Methode, die am besten zu den Arbeitsabläufen in deinem Unternehmen passt.
Methode 1: Anpassung von Abwesenheitsanträgen, sobald das gesetzliche Urlaubsguthaben aufgebraucht ist
Bei dieser Methode wird der Urlaubsantrag manuell während des Genehmigungsprozesses angepasst, sobald das gesetzliche Urlaubsguthaben eines Mitarbeiters erschöpft ist. Bei der Genehmigung des Antrags wird ein Teil des Urlaubs dem nicht gesetzlichen Guthaben zugewiesen.
Diese Methode erfordert, dass du bei jedem Urlaubsantrag das verfügbare Urlaubsguthaben des Mitarbeiters prüfen und entsprechend anpassen. Da laufende manuelle Anpassungen notwendig sind, bietet diese Methode mehr Transparenz als Methode 2, ist jedoch auch zeitaufwendiger.
Wenn ein Urlaubsantrag mehr Tage umfasst, als der aktuelle gesetzliche Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters erlaubt, können einzelne oder mehrere Tage bearbeitet und dem nicht gesetzlichen Guthaben zugewiesen werden, wie im Screenshot dargestellt:
Methode 2: Korrektur des gesetzlichen Guthabens in das nicht gesetzliche Guthaben am Jahresende
Bei dieser Methode werden alle Urlaubsanträge während des Jahres genehmigt, ohne dass Anpassungen am Urlaubsguthaben vorgenommen werden – selbst wenn das gesetzliche Urlaubsguthaben ins Minus geht. Am Ende des Jahres erfolgt eine Korrektur, um das negative gesetzliche Guthaben in das nicht gesetzliche Guthaben zu übertragen.
Diese Korrektur stellt sicher, dass das gesetzliche Urlaubsguthaben des Mitarbeiters zum Jahresende auf null gesetzt wird, während das nicht gesetzliche Guthaben entsprechend angepasst wird. Falls ein Mitarbeiter seinen vollständigen gesetzlichen Anspruch nicht genutzt hat, ist keine Korrektur erforderlich. Der verbleibende gesetzliche Urlaubsanspruch wird automatisch ins neue Jahr übertragen, ebenso wie das verbleibende nicht gesetzliche Guthaben. Beide Restguthaben unterliegen den jeweils festgelegten Verfallsregeln. Schritte zur Korrektur am Jahresende:
- Bulk-Aktion nutzen: Korrigiere das Guthaben aller Mitarbeiter mit zwei Guthaben.
- Datum festlegen: 31.12. des Jahres auswählen.
- Bilanz „Gesetzlich (Neu)“ auswählen und die Aktion „Nicht gesetzlich (Neu)“ wählen.
- Korrekturtyp festlegen: „Saldo korrigieren mit“ und den Zielwert auf „0“ setzen.
- Auf „Neuberechnung“ klicken.
- Übersicht prüfen: Am Ende der Seite wird eine Tabelle mit Mitarbeitern und negativem gesetzlichen Guthaben angezeigt. Die Korrektur bringt deren gesetzliches Guthaben auf null.
- Auf „Ändern“ klicken, um die Korrektur abzuschließen. Die entsprechende Menge wird vom nicht gesetzlichen Guthaben abgezogen.
Ergebnis: Alle Mitarbeiter haben nun 0 Tage gesetzlichen Resturlaub, und das nicht gesetzliche Guthaben wurde entsprechend angepasst. Das verbleibende nicht gesetzliche Guthaben folgt den konfigurierten Verfallsregeln.
Diese Methode erfordert insgesamt weniger Aufwand während des Jahres und führt am Jahresende zum gleichen Ergebnis wie Methode 1.