Methoden für die Zeiterfassung

In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen Möglichkeiten der Zeiterfassung.

Viele Unternehmen führen ihre Zeiterfassung in Excel. Um den Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden, ist die Online-Zeiterfassungssoftware von Shiftbase eine tolle Lösung. In dieser Software können Stunden auf verschiedene Arten erfasst werden.

Automatisch aus dem Dienstplan:

Die Stunden aus dem Dienstplan werden automatisch in das Arbeitszeitprotokoll übernommen. Diese Stunden können manuell geändert werden.

• Vorteil:
  - Automatische Zeiterfassung.

• Nachteil:
  - Kann von den tatsächlich geleisteten Stunden abweichen.

Eintragung durch den Manager:

Eine Führungskraft kann die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter manuell erfassen.

• Vorteil:
  - Volle Kontrolle über die Arbeitsstunden durch den Manager.

• Nachteile:
  - Zeitintensiv für Manager.
  - Weniger oder kein Einblick in die Startzeit der Mitarbeiter.

Manuell durch Mitarbeiter:

Ein Mitarbeiter kann seine eigenen Arbeitsstunden registrieren. Diese können von einem Manager überprüft werden.

• Vorteil:
  - Als Führungskraft, keine Eingabearbeit.

• Nachteile:
  - Empfindlich gegen Betrug.
  - Chance, dass der Mitarbeiter vergisst, die geleisteten Stunden zu erfassen.

Stempeln durch den Manager:

Eine Führungskraft kann Mitarbeiter Ein- und Ausstempeln.

• Vorteile
  - Einsicht in die tatsächlichen Lohnkosten.
  - Klare Übersicht, wer am arbeiten ist.

• Nachteile:
  - Zeitintensiv für Manager.
  - Anfällig für Fehler, wenn ein Supervisor vergisst zu stempeln.

Stempeln über den Desktop:

Mitarbeiter können von ihrer persönlichen Desktop-Umgebung ausstempeln.

• Vorteile:
  - Das Ein- und Ausstempeln ist von jedem Ort aus möglich.
  - Einsicht in die tatsächlichen Lohnkosten.
  - Klare Übersicht, wer am arbeiten ist.

• Nachteile:
  - Mitarbeiter müssen einen Desktop haben.
  - Empfindlich für Fehler, wenn ein Mitarbeiter vergisst zu stempeln.

Stempeln mit Mobiler App:

Mitarbeiter können sich über die Mobile App für iPhone und Android stempeln.

• Vorteile:
  - Das Ein- und Ausstempeln ist von jedem Ort aus möglich.
  - Einsicht in die tatsächlichen Lohnkosten.
  - Klare Übersicht, wer am arbeiten ist.

• Nachteil:
  - Empfindlich für Fehler, wenn ein Mitarbeiter vergisst zu stempeln.

Stempeln mit einem Stempelterminal:

Mitarbeiter können sich über ein physisches Terminal vor Ort einstempeln. Dies kann mit eigenem Pin-Code, Schlüsselanhänger, Bankkarte oder Fingerscan geschehen.

• Vorteile:
  - Einstempeln mit Pin-Code, Schlüsselanhänger, Debitkarte oder Fingerscan.
  - Durch die physische Präsenz des Terminals wird das Stempeln nicht vergessen.
  - Einsicht in die tatsächlichen Lohnkosten.
  - Klare Übersicht, wer am arbeiten ist.

• Nachteil:
  - Einmalige Anschaffungskosten für das/die Terminal(s).

Stempeln mit Kiosk-App:

Mitarbeiter können sich über die Kiosk-App, die für Tablet, Computer und Smartphone verfügbar ist, selber stempeln. Das Stempeln kann mit einem einzigartigen Pincode pro Mitarbeiter erfolgen.

• Vorteile:
  - Keine einmaligen Anschaffungskosten.
  - Durch die physische Präsenz des Kiosks wird das Stempeln nicht vergessen.
  - Einsicht in die tatsächlichen Lohnkosten.
  - Klare Übersicht, wer am arbeiten ist.

• Nachteil:
  - Tablet, Desktop oder Smartphone als Uhrenterminal verfügbar.

Stempeln mit Kasse:

Mitarbeiter können sich mit einem Kassensystem, das mit Shiftbase verbunden ist, selber stempeln.

• Vorteile:
  - Keine Anschaffungskosten der Uhrenanlage.
  - Einsicht in die tatsächlichen Lohnkosten.
  - Klare Übersicht, wer am arbeiten ist.

• Nachteil:
  - Registrierkasse wird als Uhrenanlage genutzt, die der Kassenfunktion in die Quere kommen kann.